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Briefverwaltung

Über die Briefverwaltung verwaltest du eingehende Briefe und Schreiben — häufig aus gescannten Dokumenten. Jeder Brief wird mit Status, Priorität, Kategorie, Verantwortlichem und Fristen geführt; eine KI analysiert das Dokument automatisch und hilft beim Verfassen von Antworten.

Brief anlegen​

  • „Brief hinzufügen" öffnet den Dialog mit Name/Betreff, Empfänger, Status, Kategorie und Priorität. Aus dem Titel wird ein enthaltenes Datum automatisch als Frist erkannt.
  • „Aus Dateien importieren" legt Briefe aus vorhandenen Dateien an — die KI-Analyse startet automatisch.
  • Aus dem Dateien-Modul kannst du gescannte Dokumente per „An Briefverwaltung senden" übernehmen.

Nachverfolgung​

  • Status: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt, Archiviert (auch per Ziehen zwischen den Gruppen).
  • Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend.
  • Verantwortlich, Eingang und Fälligkeit je Brief setzen — überfällige Fristen werden rot markiert.
  • Aktion als Nachverfolgungs-Status (z. B. Warten auf Antwort, Bezahlen, Weiterleiten).

Zahlungen & Fristen​

Unter Verwaltung → Zahlungen & Fristen stehen alle offenen Briefe (nicht erledigt, nicht archiviert), die einen Betrag oder eine Frist tragen — etwa Rechnungen, Zahlungsaufforderungen und Mahnungen. Oben siehst du die Summen Offen gesamt, Überfällig und Fällig in 7 Tagen; die Filter Überfällig, 7 Tage, Mahnungen und Ohne Frist grenzen die Tabelle ein. Überfällige Fristen sind rot markiert, Mahnungen und Inkasso-Schreiben farbig hervorgehoben. Mit Kopieren übernimmst du eine Zeile („Absender · Betreff · Betrag · Frist") in die Zwischenablage, mit Liste kopieren alle gerade sichtbaren Zeilen. Ein Klick auf den Betreff öffnet den Brief.

KI-Assistent​

Die KI erstellt zu jedem Brief mit Dokument eine Zusammenfassung, eine Dringlichkeits-Einschätzung und eine empfohlene Aktion und erkennt den Text (OCR). Im Detail hilft der KI-Assistent per Chat und über Schnellaktionen wie „Einspruch formulieren", „Antwortbrief schreiben" oder „Fristen & To-Dos".

Organisieren & finden​

Die Liste ist nach Status gruppiert. Über Suche, Filter (Status, Priorität, Kategorie, Verantwortlich, Fälligkeit) und Smart Views behältst du den Überblick; die Spalten sind konfigurierbar. Standardkategorien (Mahnung/Inkasso, Finanzamt, Krankenkasse, Versicherung u. a.) lassen sich in den Einstellungen erweitern.

Suche im Briefinhalt​

Das Suchfeld über der Liste (Tastenkürzel /) durchsucht Titel, Absender und Empfänger, Kategorie, Notizen, die KI-Zusammenfassung, Vertragsdaten und den ausgelesenen Briefinhalt. Mehrere Wörter müssen alle vorkommen. Ab zwei Zeichen fragt Cosmos zusätzlich den Volltextindex des Brieftexts ab — er findet auch abgewandelte Wortformen (z. B. findet „Mahnungen" auch „Mahnung") und Phrasen in Anführungszeichen.

  • Neben dem Feld steht, wie viele Briefe die Suche trifft, z. B. „4 von 37 Briefen" (gezählt innerhalb der gewählten Filter und Smart View).
  • Briefe, die nur über den Inhalt gefunden wurden, tragen den Hinweis „Treffer im Inhalt"; Treffer in Titel und Absender sind hervorgehoben.
  • Findet die Suche nichts, setzt „Suche zurücksetzen" sie mit einem Klick zurück.

Den Briefverwaltungs-Agenten (KI-Modell, eigene Anweisungen, Kategorien) konfigurierst du als Manager in den Einstellungen.

Rollen & Freischaltung​

Briefverwaltung gehört zum Modul Briefverwaltung und ist für Manager, Teamleiter und Mitarbeiter sichtbar. Du erreichst sie über das Menü Verwaltung → Briefverwaltung.