Briefverwaltung

Über die Briefverwaltung verwaltest du eingehende Briefe und Schreiben — häufig aus gescannten Dokumenten. Jeder Brief wird mit Status, Priorität, Kategorie, Verantwortlichem und Fristen geführt; eine KI analysiert das Dokument automatisch und hilft beim Verfassen von Antworten.

Brief anlegen

• „Brief hinzufügen" öffnet den Dialog mit Name/Betreff, Empfänger, Status, Kategorie und Priorität. Aus dem Titel wird ein enthaltenes Datum automatisch als Frist erkannt.
• „Aus Dateien importieren" legt Briefe aus vorhandenen Dateien an — die KI-Analyse startet automatisch.
• Aus dem Dateien-Modul kannst du gescannte Dokumente per „An Briefverwaltung senden" übernehmen.

Nachverfolgung

• Status: Nicht begonnen, In Bearbeitung, Erledigt, Archiviert (auch per Ziehen zwischen den Gruppen).
• Priorität: Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend.
• Verantwortlich, Eingang und Fälligkeit je Brief setzen — überfällige Fristen werden rot markiert.
• Aktion als Nachverfolgungs-Status (z. B. Warten auf Antwort, Bezahlen, Weiterleiten).

KI-Assistent

Die KI erstellt zu jedem Brief mit Dokument eine Zusammenfassung, eine Dringlichkeits-Einschätzung und eine empfohlene Aktion und erkennt den Text (OCR). Im Detail hilft der KI-Assistent per Chat und über Schnellaktionen wie „Einspruch formulieren", „Antwortbrief schreiben" oder „Fristen & To-Dos".

Organisieren & finden

Die Liste ist nach Status gruppiert. Über Suche, Filter (Status, Priorität, Kategorie, Verantwortlich, Fälligkeit) und Smart Views behältst du den Überblick; die Spalten sind konfigurierbar. Standardkategorien (Mahnung/Inkasso, Finanzamt, Krankenkasse, Versicherung u. a.) lassen sich in den Einstellungen erweitern.

Den Briefverwaltungs-Agenten (KI-Modell, eigene Anweisungen, Kategorien) konfigurierst du als Manager in den Einstellungen.

Rollen & Freischaltung

Briefverwaltung gehört zum Modul Briefverwaltung und ist für Manager, Teamleiter und Mitarbeiter sichtbar. Du erreichst sie über das Menü Verwaltung → Briefverwaltung.