Cosmos — Buchhaltungs-Funktionen für Multi-Tenant-SaaS
Zielgruppe: Tenant-Owner (Geschäftsführer / Buchhalter / Selbstständige), die Cosmos für ihre Buchhaltung nutzen wollen. Stand: 2026-05-26 (laufend aktualisiert). Charakter: Nicht-technische Übersicht aller vorhandenen, geplanten und in-Arbeit-Funktionen mit Klickpfaden im UI und Bezug zu deutschem Steuerrecht (UStG, AO, HGB) und GoBD.
Schwester-Dokument:
docs/FEATURES_OVERVIEW.md— technische Status-Sicht (Edge Functions, Migrations, Initiative-Verlinkung). Diese Datei hier ist die Nutzer-Sicht.
Über dieses Dokument
Cosmos ist ein Multi-Tenant-SaaS für Buchhaltung. Jeder Tenant = eigene Firma, mit eigenen Einstellungen, eigenen Daten, eigenem Workflow. Diese Übersicht zeigt fundamentale Buchhaltungs-Features, die für jede deutsche KMU relevant sind — unabhängig von Branche. Jeder Tenant entscheidet selbst, welche Features er nutzt und wie er sie konfiguriert.
Hinweis: Diese Doku ist eine geschäftliche Sicht. Die technische Implementierungs-Spec liegt im internen Plan-File.
Sektion 0: Wo finde ich was im UI? (Schnellnavigation)
Die folgende Karte ist dein Einstieg, wenn du nicht weißt, wo ein Feature lebt. Jede URL ist relativ zu deiner Cosmos-Instanz (z. B. https://cosmos-khaki.vercel.app/accounting/invoices).
Sidebar-Bereich „Buchhaltung"
| Menüpunkt | URL | Was du dort tust |
|---|---|---|
| Umsatz | /accounting/revenue | Umsatz-Aufschlüsselung: Netto-Umsatz aus deinen Ausgangsrechnungen, gruppiert nach Tag (frei vergebene Rechnungs-Tags, z. B. Standort/Niederlassung), Leistung (Produkt/Leistung der Rechnungspositionen) oder Franchise (Rechnungssteller). Zeitraum-Umschalter Monat/Quartal/Halbjahr/Jahr/Gesamt mit Vor-/Zurück-Navigation, jede Gruppe bis zu den einzelnen Rechnungen aufklappbar. |
| Ausgangsbelege | /accounting/invoices | Ausgangsrechnungen anlegen, versenden, stornieren, als eRechnung (XRechnung/ZUGFeRD) exportieren. Die Liste lässt sich über „Filter" nach Status (Mehrfachauswahl inkl. storniert), Zeitraum, Betrag und Tags eingrenzen, sortieren und über „Ansichten" als benannte Filter-Ansicht speichern. Das Zahnrad-Icon ⚙️ öffnet keinen Dialog mehr, sondern führt zum Einstellungs-Hub (Tab „Ausgangsbelege", /accounting/settings?tab=invoices). |
| Eingangsbelege | /accounting/supplier-invoices | 3-Zonen-Arbeitsbereich: links Status-Schnellfilter mit Live-Zählern, Mitte durchsuchbare Belegliste, rechts der gewählte Beleg mit eingebetteter Vorschau (kein neuer Tab), editierbaren Belegdaten (inkl. Rechnungssteller/Lieferant auswählen oder neu anlegen), Verbuchung („Verbuchung / Konten", Einzelkonto oder Aufteilung) und Buchen. Hochladen (PDF/Foto/XRechnung in ein Feld), OCR + automatischer Bank-TX-Link; mit ↑/↓ durch die Belege blättern |
| Zahlungen | /accounting/payments | Drei Tabs (Lexware-Stil): Umsätze (Bank-Transaktionen abgleichen — Sub-Ansichten Vorschläge prüfen / Zuordnen / Alle Umsätze / Verlauf, Filter nach Konto, Zeitraum (Monat/Quartal/Jahr), Umsatztyp und Suche, plus Eingänge/Ausgänge/Netto-Kacheln), Überweisungen (ausgehende Zahlungen — in Vorbereitung) und Konten (Bankkonten verbinden, Gesamtsaldo, Online/Offline-Status) |
| Provisionen | /accounting/commissions | Reporting-View: gewonnene Deals × Provisions-Prozent |
| Mitarbeiter | /accounting/commission-employees | (Add-on „Provisionen") Provisionsempfänger (Closer/Setter/Affiliate) mit Konditionsprofil anlegen — Grundlage der Provisionsabrechnung |
| Provisionsübersicht | /accounting/commission-engine | (Add-on „Provisionen") Alle automatisch gebildeten Provisionen je Status (Anwartschaft/Fällig/Ausgezahlt/Storniert) mit Summen-Kacheln + Status-Filter — read-only Ausgabe der Provisions-Engine |
| Auszahlungen | /accounting/commission-payouts | (Add-on „Provisionen") Fällige Provisionen eines Empfängers zu einer Auszahlung (Belegnummer PA-…) bündeln, manuell überweisen, als ausgezahlt markieren/stornieren. Unterscheidet intern Angestellte (Lohn, kein Beleg) vs. Freiberufler (Beleg-Upload) |
| Rückforderungen | /accounting/commission-clawbacks | (Add-on „Provisionen", Schalter „Clawback") Bereits ausgezahlte Provisionen zurückfordern — automatisch bei Rechnungs-Storno oder manuell erfassen; je Fall „Ausgeglichen" (Geld zurück) oder „Erlassen" (Verzicht) |
| Meine Provisionen | /accounting/commission-meine | (Add-on „Provisionen") Eigene Self-View für Vertriebsmitarbeiter: read-only Liste der eigenen Provisionen (Anwartschaft/Fällig/Ausgezahlt) — sichtbar, sobald der eigene Login mit einem Provisions-Mitarbeiter verknüpft ist (eigener Top-Level-Menüpunkt) |
| Verträge | /accounting/contracts | Wiederkehrende Verträge mit automatisierten Folgerechnungen |
| Mahnwesen | /accounting/dunning | Tagesgeschäft: überfällige Rechnungen, KPIs, 4-stufige Mahn-Eskalation. Manueller Betrieb (Banner oben): Solange kein Bankabgleich Zahlungseingänge erkennt, ist die Automatik aus — Zahlungseingänge erfasst man über „Zahlung erfassen", Erinnerungen/Mahnungen löst man gezielt pro Rechnung/Rate über „Senden" aus (mit Vorschau von Gebühr/Zins vor dem Versand). Der automatische Cron läuft nur, wenn ein Tenant „Automatische Mahnungen" bewusst einschaltet. Fristen/Gebühren/Vorlagen liegen hinter dem Button „Mahneinstellungen" → Einstellungs-Hub (Tab „Mahnwesen", /accounting/settings?tab=dunning). |
| USt-Voranmeldung | /accounting/vat-return | USt-VA-Kennzahlen (BMF-Vordruckmuster USt 1 A) aus Aus- + Eingangsrechnungen berechnen, als Entwurf festschreiben; ELSTER-Export-Dialog (XML herunterladen → bei Mein ELSTER einreichen → Übertragungsticket + Quittung erfassen) aus der Detail-Ansicht (siehe 4b) |
| Auswertungen | /accounting/reports | Summen-/Saldenliste aus dem zentralen Hauptbuch (Doppik): je Konto Anfangssaldo, Soll-/Haben-Bewegung und Endsaldo für einen frei wählbaren Monatsbereich, nach Kontenklasse gruppiert, mit Prüfsumme (Soll = Haben) und CSV-Export (siehe 1b) · Kontoauszug pro Konto (Einzelbuchungen mit laufendem Saldo, Gegenkonto, Buchungssatz-Detail) über den Ansichts-Umschalter (siehe 1c) |
Buchhaltungs-Einstellungen — zwei Orte (nach Änderungs-Häufigkeit)
Seit der Struktur-Bereinigung liegen Buchhaltungs-Einstellungen nicht mehr im Vertrieb, sondern an zwei klar getrennten Orten:
| URL | Inhalt |
|---|---|
| /settings?section=invoice | Fundament (selten geändert, geschützt): Rechnungssteller (IBAN, USt-IdNr., Logo, eRechnungs-Toggle), Steuer-Einstellungen, Rechnungsnummern-Formate, automatischer Rechnungsversand + Ratenplan-Vorlauf. Erreichbar über Einstellungen → Buchhaltung. Der Hub verlinkt hierher als „Grundlegende Einstellungen". |
| /accounting/settings | Tagesgeschäft (häufig gepflegt) — zentraler Hub mit drei Tabs, gesteuert per URL ?tab=invoices|dunning|templates: Ausgangsbelege (Absender-Postfach + Standard-Antwortadresse, E-Mail-Vorlagen für Einzel-/Teil-/Notfall-Bankwechsel, Standard-Hinweise), Mahnwesen (Fristen, Mahngebühren je Stufe, Verzugszins + Zinsbasis, PDF-ab-Stufe, Auto-Mahnungen-Schalter, Mahn-Absender-Postfach + die 4 Mahn-E-Mail-Vorlagen Erinnerung/1./2./Letzte), Bausteine (Einheiten, Zahlungsbedingungen, Steuerhinweise). Erreichbar über Buchhaltung → Einstellungen. Diese Texte/Regeln liegen seit Phase B nur noch hier — auf den Arbeits-Seiten Mahnwesen und Ausgangsbelege führt nur noch ein Link bzw. das Zahnrad-Icon hierher (siehe unten). |
Sidebar-Bereich „Einstellungen"
| URL | Inhalt |
|---|---|
| /settings | Profil, Passwort, E-Mail-Konten, Benachrichtigungen, Workflows, Integrationen, Buchhaltung (Rechnungssteller, Steuer, Rechnungsnummern, automatischer Rechnungsversand) |
| /settings/compliance/verfahrensdoku | GoBD-Verfahrensdokumentation mit PDF-Export (Pflicht-Doku für Betriebsprüfung) |
Wo finde ich…?
| Aufgabe | Klickpfad |
|---|---|
| Neue Rechnung schreiben | Buchhaltung → Ausgangsbelege → „+ Neue Rechnung" |
| Datum auswählen (Rechnungs-, Fälligkeits-, Leistungsdatum, Raten-Fälligkeiten) | Aufs Datumsfeld klicken → Kalender öffnet sich → Tag wählen. Beim Rechnungsdatum und beim Raten-Start sind vergangene Tage gesperrt; der Leistungszeitraum darf in der Vergangenheit liegen |
| Hinweise & Notizen zu einer Rechnung erfassen | Beim Rechnung-Anlegen unten Sektion „Rechnungstexte": „+ Hinweis" (Text erscheint für den Kunden auf der Rechnung), darunter der automatische Steuerhinweis (nur lesbar, Pflege in Einstellungen → Buchhaltung) und „+ Interne Notiz" (nur intern, nicht auf der Rechnung) — alles an einem Ort |
| Rechnungssteller (Firma) bestimmen | Wird automatisch auf die Standard-Firma des Mandanten gesetzt (kein Feld mehr im Dialog). Die Standard-Firma legst du in Einstellungen → Buchhaltung fest |
| Einen Beleg anlegen (Belegart vorne wählen) | Buchhaltung → Ausgangsbelege → „Beleg erstellen ▾" → Einzelrechnung · Ratenkauf · Serienrechnung (Projekt/Proforma erscheinen als „Bald"). Korrektur/Gutschrift/Storno sowie Duplizieren und Weiterführen zur Serienrechnung macht man aus der jeweiligen Rechnung heraus (⋯-Menü), nicht hier |
| Ratenkauf anlegen (eine Rechnung + Zahlungsplan, Modell B) | „Beleg erstellen ▾" → „Ratenkauf" → Kunde + Positionen, dann Anzahl Raten/Intervall im Zahlungsplan-Abschnitt. Ein Ratenkauf wird direkt erstellt (Rechnung + Zahlungsplan entstehen zusammen) — hier gibt es bewusst kein „Entwurf speichern" |
| Serienrechnung (Abo) anlegen + verstehen, welche Nummer sie bekommt | „Beleg erstellen ▾" → „Serienrechnung" → Kunde + Positionen, dann im Serienrechnung-Abschnitt „Erste Rechnung am", Abrechnungsintervall und Laufzeit — drei Optionen: „Unbegrenzt" (bis Kündigung), „Enddatum" (bis zu einem Datum) oder „Anzahl" (feste Anzahl Rechnungen, z. B. 12). Eine Zusammenfassung (Betrag je Periode, Intervall, Laufzeit inkl. Termin der letzten Rechnung + geschätzter Gesamtwert) und eine ausklappbare Vorschau der nächsten Rechnungen (erste Termine, die letzte Rechnung eigens markiert, „Alle N anzeigen") zeigen sofort, was entsteht. Jede erzeugte Rechnung der Serie erhält automatisch die nächste fortlaufende Rechnungsnummer (RE…) aus dem normalen Nummernkreis — es gibt für neue Abos kein separates „RR…-NN"-Format mehr. Die interne Serien-/Vertragskennung (RR…) dient nur der Zuordnung und wird nicht als Rechnungsnummer angezeigt |
| Einen Beleg anlegen (Belegart vorne wählen) | Buchhaltung → Ausgangsbelege → „Beleg erstellen ▾" → Einzelrechnung · Ratenkauf · Abo (Projekt/Proforma erscheinen als „Bald"). Korrektur/Gutschrift/Storno macht man aus der jeweiligen Rechnung heraus (⋯-Menü), nicht hier |
| Ratenkauf anlegen (eine Rechnung + Zahlungsplan, Modell B) | „Beleg erstellen ▾" → „Ratenkauf" → Kunde + Positionen, dann Anzahl Raten/Intervall im Zahlungsplan-Abschnitt. Zwei Wege: „Rechnung mit Zahlungsplan erstellen" legt sie sofort mit echter Rechnungsnummer an, „Entwurf speichern" legt sie als Entwurf ab (interne ENTWURF-Nummer, noch keine echte Rechnungsnummer) — wie bei Einzelrechnung/Abo, zum Besprechen vor der Ausstellung |
| Ratenkauf-Entwurf festschreiben (echte Nummer vergeben) | Entwurf öffnen (Ausgangsbelege → Entwürfe) → „Rechnung erstellen". Erst dann wird die fortlaufende GoBD-Rechnungsnummer vergeben und der Beleg ausgestellt; der Zahlungsplan bleibt erhalten und überfällige Raten werden korrekt markiert. Vorher lassen sich Positionen/Texte und (im Abschnitt „Zahlungsplan") die Raten noch ändern |
| Erste Rate abweichend (höher) machen | Im Ratenkauf-Zahlungsplan „+ Erste Rate anpassen" → Brutto-Betrag der ersten Rate eintragen; der Restbetrag verteilt sich automatisch gleichmäßig auf die übrigen Raten. Das ist keine steuerliche Anzahlung, sondern nur eine höhere erste Rate (USt entsteht voll aus der einen Rechnung). Einzelne Raten lassen sich zusätzlich in der einklappbaren „Ratenübersicht" manuell überschreiben |
| Ratenkauf stornieren (inkl. Zahlungsplan) | Rechnung öffnen → ⋯-Menü → „Stornieren". Bei einem Ratenkauf werden automatisch alle Raten des Zahlungsplans mit-storniert (keine weiteren Mahnungen/Erinnerungen); der Storno-Dialog weist darauf hin. Bereits gezahlte Raten werden buchhalterisch mit-storniert — eine etwaige Rückerstattung wird separat vorgemerkt |
| Serienrechnung anlegen (wiederkehrende Rechnung) | „Beleg erstellen ▾" → „Serienrechnung" → Kunde + Positionen + Abrechnungsintervall + Laufzeit — „Unbegrenzt (bis Kündigung)", Enddatum oder feste Anzahl Rechnungen; Cosmos erzeugt je Periode automatisch eine eigenständige Rechnung mit eigener fortlaufender Rechnungsnummer (wie eine normale Einzelrechnung — so verlangt es das Steuerrecht für wiederkehrende Leistungen, jede Periode ist eine eigene Leistung). (Früher „Abo" genannt. Bereits vor dieser Umstellung laufende Serien behalten aus GoBD-Gründen ihr bisheriges Nummernformat …-01/-02.) |
| Bestehende Rechnung als Serienrechnung weiterführen | Rechnung öffnen → ⋯-Menü → „Weiterführen zur Serienrechnung" (auch im ⋯-Menü der Listenzeile). Kunde, Positionen und Beträge werden aus der Rechnung übernommen; du legst nur noch Intervall, Start und Laufzeit fest. Es entsteht eine neue Serienrechnung — die Ausgangsrechnung bleibt unverändert. Verfügbar nur bei normalen, finalisierten Rechnungen (nicht bei Entwurf, Storno, Gutschrift, Korrektur oder bereits zu einem Plan gehörenden Rechnungen) |
| Rechnung duplizieren | Rechnung öffnen → ⋯-Menü → „Duplizieren" (auch im ⋯-Menü der Listenzeile). Legt eine Kopie als Entwurf an (gleicher Kunde + Positionen; die Rechnungsnummer wird erst beim Finalisieren vergeben) — praktisch als Vorlage oder als GoBD-sauberer Weg nach einem Storno |
| Projekt-Anzahlung / Abschlag anlegen (§14 Abs. 5) | „Beleg erstellen ▾" → „Projekt" → Belegart Anzahlung oder Abschlag wählen → Kunde + Positionen. Erscheint nur, wenn der Mandant dafür freigeschaltet ist (in Vorbereitung). Jede Anzahlung ist ein eigener Beleg mit eigener RE-Nummer (nicht zu verwechseln mit dem Ratenkauf = eine Rechnung über die Gesamtsumme) |
| Schlussrechnung aus einer Anzahlung erzeugen (Anzahlungen verrechnen) | Anzahlung/Abschlag öffnen → ⋯-Menü → „Weiterführen zur Schlussrechnung". Die Schlussrechnung läuft über die volle Gesamtleistung; im Anzahlungs-Picker wählst du die zu verrechnenden Anzahlungen, die Restzahlung = Gesamt − Σ Anzahlungen rechnet Cosmos automatisch (§14 Abs. 5). Nur bei freigeschaltetem Mandant. |
| Alle Belege eines Projekts sehen (Projekt-Zeitleiste) | Projekt-Rechnung öffnen → Abschnitt „Projekt-Zeitleiste" zeigt Anzahlung → Abschlag → Schlussrechnung der Projekt-Klammer. Nur bei freigeschaltetem Mandant. |
| Anzahlungen auf der Schlussrechnungs-PDF sehen | Die PDF einer Schlussrechnung weist unter dem Gesamtbetrag die verrechneten Anzahlungen (mit Vorrechnungsnummer) und den Restbetrag (§14 Abs. 5) aus — dieselbe Rechnung wie im Anzahlungs-Picker. Nur bei freigeschaltetem Mandant. |
| Online-Zahlseite zeigt die Restzahlung | Öffnet der Kunde den Zahllink einer Schlussrechnung, sieht er denselben Abzugsblock (Brutto → abzüglich Anzahlungen → Restbetrag §14 Abs. 5); „Zu zahlen" und der SEPA-QR-Code stehen auf der Restzahlung, nicht auf dem vollen Betrag. So zahlt der Kunde die bereits fakturierte Anzahlung nicht doppelt. Nur bei freigeschaltetem Mandant. |
| Nur gleiche Steuersätze verrechenbar (Schutz) | In der Schlussrechnung lassen sich nur Anzahlungen/Abschläge mit demselben Steuersatz wie die Schlussrechnung verrechnen — abweichende sind im Anzahlungs-Picker ausgegraut („anderer Steuersatz"). Grund: die bereits ausgewiesene Anzahlungs-USt wird 1:1 abgesetzt; ein abweichender Satz ergäbe eine falsche Umsatzsteuer (§14 Abs. 5 / Schutz vor unrichtigem Steuerausweis §14c). Nur bei freigeschaltetem Mandant. |
| Verrechnete Anzahlung lässt sich nicht einzeln stornieren (Schutz) | Ist eine Anzahlung bereits in eine aktive Schlussrechnung verrechnet, blockiert Cosmos deren Storno mit einem Hinweis, der die betroffene Schlussrechnungsnummer nennt. Sonst würde die Schlussrechnung eine nicht mehr existierende Anzahlung absetzen und zu wenig Umsatzsteuer ausweisen (§14c-Risiko). Richtige Reihenfolge einer §17-Korrektur: zuerst die Schlussrechnung stornieren/korrigieren, dann die Anzahlung. Nur bei freigeschaltetem Mandant. |
| Start und Intervall der Raten festlegen | Im Zahlungsplan-Abschnitt: Feld „Erste Rate fällig am" (Default = 1. des Folgemonats, darf nicht in der Vergangenheit liegen) + Auswahl „Intervall" (monatlich, 2-monatlich, quartalsweise, halbjährlich, jährlich oder „individuell alle N Monate"). Unabhängig vom Leistungszeitraum, der weiter in der Vergangenheit liegen darf |
| Closer einer Rechnung zuordnen (optional) | Beim Rechnung-Anlegen ganz unten „+ Closer hinzufügen" (nur bei aktivem Add-on „Provisionen") → Closer wählen |
| Zahlungsplan einer Rechnung einsehen (Raten-Stand, Mahnstufe je Rate) | Rechnung öffnen → Abschnitt „Zahlungsplan" |
| Ratenkäufe und Serienrechnungen getrennt sehen | Buchhaltung → Ausgangsbelege → Tab „Ratenpläne" → Schalter „Ratenkauf / Serienrechnungen" |
| Ratenpläne filtern, sortieren & Ansichten speichern | Buchhaltung → Ausgangsbelege → Tab „Ratenpläne" → „Filter" (Status mehrfach inkl. „Storniert" & „In Rechnung überführt", Zeitraum auf Start/Ende/nächste Fälligkeit, Vertragswert min–max) · Sortierung per Klick auf Spaltenkopf (Titel/Kunde/Status/Nächste/Vertragswert) · aktive Filter als entfernbare Chips · „Ansichten" speichert benannte Filter-Kombinationen (nur für dich); Filter stehen in der URL für teilbare Links |
| Zahlungsplan eines Deals festlegen (Raten oder Meilensteine) | Beim Deal anlegen (z. B. Kundenprojekte → „Neues Projekt" → Kunde wählen → „+ Neuer Deal") Zahlungsmethode wählen: Raten = optionale Anzahlung + Raten entweder „Monatlich (automatisch)" generieren oder „Nach Daten (manuell)" festlegen (jede Rate mit Datum & Betrag einzeln editierbar, Summe muss dem Wert entsprechen); Meilensteine = phasenbasiert ohne festes Datum (z. B. „nach Go-Live"), je Meilenstein ein Betrag. Der Plan wird sofort mit angelegt — nicht erst, wenn der Deal auf „Gewonnen" steht. Im Deal-Detail lassen sich Meilensteine auf „Erreicht"/„Bezahlt" setzen |
| Vertrag mit einem Deal verknüpfen (oder Deal neu anlegen) | Buchhaltung → Verträge → Vertrag anlegen oder bearbeiten → Feld „Verknüpfter Deal": bestehenden Deal wählen oder „+ Neuer Deal" direkt im Dialog anlegen (Kunde muss gewählt sein). Umgekehrt kannst du beim Deal anlegen einen noch nicht zugeordneten Vertrag des Kunden verknüpfen |
| Ratenplan-Details ansehen (Stand, Raten, Fortschritt) | Tab „Ratenpläne" → Zeile anklicken. Oben Status + eine Haupt-Aktion (z. B. „Erstellen & Aktivieren" / „Nächste Rechnung jetzt"), Neben-Aktionen als kleine Symbol-Knöpfe (mit Tooltip), Selteneres im ⋯-Menü. Der Fortschritt zeigt bei Ratenkäufen einen Balken „x / N Raten bezahlt"; ist der Plan bereits in eine Rechnung überführt, steht dort „In Rechnung überführt" |
| Entwurfs-Ratenplan in eine Rechnung + Zahlungsplan überführen | Tab „Ratenpläne" → ⋯-Menü des Entwurfs → „In Rechnung + Zahlungsplan umwandeln" → Vorschau prüfen → bestätigen |
| Raten eines Zahlungsplans nachträglich ändern (Stundung, Umverteilung, Raten ergänzen/entfernen) | Rechnung öffnen → Abschnitt „Zahlungsplan" → Stift-Symbol → Beträge/Fälligkeiten anpassen, Rate hinzufügen („+ Rate hinzufügen"), einzelne offene Rate löschen bzw. bezahlte/teilbezahlte Rate stornieren (🗑) + Begründung → Speichern. Die Summe bleibt der Rechnungsbetrag (Editor erzwingt 0,00 € Differenz). Pro Rate sind Bezahlt-Datum und Transaktions-ID sichtbar; das ⓘ-Symbol zeigt alle zugeordneten Zahlungen. Das Fälligkeitsdatum lässt sich tippen (TT.MM.JJJJ) oder im Kalender wählen (Header anklicken → Monats-/Jahres-Schnellauswahl) |
| Zahlungsplan auf dem Kunden-PDF prüfen | Rechnung öffnen → ⋯-Menü → „PDF-Vorschau anzeigen". Bei Ratenkäufen ist die PDF zweiseitig: Seite 1 = reine Rechnung (Beleg) ohne Raten-Status, Seite 2 = „Zahlungsübersicht" mit allen Raten, Fälligkeiten, „Bezahlt am"/Status, Bezahlt-/Offen-Summe und QR auf die nächste offene Rate (mit „Stand"-Datum). So bleibt der Steuerbeleg unveränderlich (GoBD), während der Zahlungsstand mitläuft |
| Online-Rechnung aus der App öffnen (Kunden-Ansicht) | Rechnung öffnen → Button „Ansehen" (Online-Link kopieren liegt im ⋯-Menü) |
| Zahlungsplan auf der Online-Rechnung (Kunden-Link) prüfen | Kunden-Link …/rechnung/<Token> öffnen → zweispaltige Ansicht (wie bei Stripe): links die Rechnung als Dokument, rechts eine ruhige Zahlungs-Spalte mit „Zu zahlen" (= nächste Rate) + Bankdaten/QR und darunter dem eingeklappten „Zahlungsplan" (Fortschrittsbalken, aufklappbar = alle Raten). Am Handy steht das Dokument oben und unten eine feste Leiste „Jetzt zahlen". Der Live-Zahlungsstand ist klar von der unveränderlichen Rechnung getrennt |
| Fälligkeit & Zahlungsbedingungen beim Ratenkauf (Online-Rechnung) | Beim Ratenkauf zeigt der Rechnungskopf „Zahlweise: Ratenzahlung" statt eines einzelnen Fälligkeitsdatums (früher stand dort das Datum der letzten Rate — das wirkte missverständlich, als sei alles erst dann fällig). Die einzelnen Ratentermine stehen im Zahlungsplan darunter. Am Fuß der Rechnung stehen die Zahlungsbedingungen: jede Rate ist zum genannten Termin fällig, Verzug ohne Mahnung (§ 286 BGB), plus eine Verfallklausel (bei 2 Raten Verzug wird die Restschuld fällig; bei Privatkunden mit zweiwöchiger Nachfrist, § 498 BGB). Gleicher Text auch im PDF (Seite 1, „Hinweise"). Der gespeicherte Fälligkeitswert bleibt unverändert die End-Fälligkeit |
| Online-Rechnung als PDF herunterladen (Kunden-Link) | Kunden-Link …/rechnung/<Token> öffnen → Button „Rechnung herunterladen" (oben rechts) |
| Aktivitäts-Verlauf einer Rechnung ansehen | Rechnung öffnen (Detail-Sheet) → Tab „Verlauf" — Timeline aller Ereignisse (erstellt, versendet, geöffnet, heruntergeladen, bezahlt, gemahnt, storniert …) |
| Sehen, an wen / von wem eine Rechnung oder Mahnung versendet wurde | Rechnung öffnen → Tab „Verlauf" → mit der Maus über einen Eintrag „Rechnung versendet" bzw. „Mahnung versendet" fahren → Karte zeigt Empfänger-Adresse, Absender (Teammitglied oder „Automatisch" = System), Zeitpunkt und Öffnungs-Status. Jeder echte Versand erscheint einzeln (auch erneutes Senden). Der frühere separate „Versandverlauf" unter „Details" entfällt — alles steht jetzt gebündelt im Verlauf |
| Sehen, ob (und aus welcher E-Mail) der Kunde die Rechnung geöffnet hat | Hover über einen Versand-/Mahn-Eintrag im Verlauf zeigt „Geöffnet am …" bzw. „Link noch nicht geklickt". „Geöffnet" = echter Klick auf den Rechnungslink dieser E-Mail (der unzuverlässige E-Mail-Pixel wird nicht mehr verwendet). Klicks werden pro E-Mail getrennt erfasst: Öffnung über die Original-Rechnungsmail vs. über eine bestimmte Mahnstufe (jeder Link trägt dafür eine unsichtbare Quelle-Kennung) |
| Nachvollziehen, was bei „Bearbeitet" geändert wurde | Hover über einen „Bearbeitet"-Eintrag zeigt jedes geänderte Feld mit Wert vorher → nachher (z. B. „Fälligkeit 22.06. → 30.06.") und von wem (Teammitglied oder „Automatischer Vorgang", wenn kein Nutzer-Login dahinterstand). Rein technische Änderungen (PDF-Datei, Online-Link, Tracking) erzeugen keinen Verlauf-Eintrag mehr |
| Erkennen, ob der Kunde die Rechnung geöffnet hat | Rechnungsliste bzw. Detail-Sheet → Versand-Status springt nach dem ersten Online-Aufruf von „Versendet" auf „Geöffnet" |
| Rechnung bearbeiten (auch nach Versand) | Rechnung öffnen → „Bearbeiten". Entwürfe und noch nicht versendete Rechnungen lassen sich ohne Weiteres ändern. Bei einer bereits versendeten Rechnung erscheint zuerst ein Warnhinweis (steuerrechtliche Nachteile möglich) mit drei Wegen: „Stornieren & duplizieren" (empfohlen, GoBD-sauber), „Trotzdem bearbeiten" oder „Abbrechen". Beim Bearbeiten bleibt die Rechnungsnummer unverändert, und jede Änderung wird im Tab „Verlauf" protokolliert. Stornierte Rechnungen und Stornorechnungen sind nicht bearbeitbar |
| Einzelne Rechnung stornieren | Buchhaltung → Ausgangsbelege → Rechnung öffnen → „Stornieren" (bei bezahlten Rechnungen: Wahl „nur Storno" / „Storno + Rückerstattung vormerken") |
| Ratenplan stornieren | Buchhaltung → Verträge bzw. Ratenplan-Liste → ⋯-Menü → „Stornieren" → pro Rechnungsgruppe (Entwürfe/offen/bezahlt) Option wählen → „STORNIEREN" eintippen |
| Storno- und Original-Rechnung gegenseitig öffnen | Rechnungs-Detail → Verknüpfungs-Hinweis „Storno zu …" bzw. „Storniert durch …" anklicken |
| Stornierte Belege ein-/ausblenden | Buchhaltung → Ausgangsbelege → Filter → Status „Storniert". Standardmäßig sind storniertes Original + Stornorechnung ausgeblendet; mit „Storniert" werden beide gemeinsam eingeblendet. Eine gezielte Suche nach der Rechnungsnummer findet sie auch ohne Filter |
| Ratenkäufe / Serienrechnungen in der Rechnungsliste finden | Buchhaltung → Ausgangsbelege → Tab „Rechnungen" → Filter → Sektion „Zahlungsmodell" → „Ratenzahlung" (bzw. „Einmalig"/„Serienrechnung"). Die Spalte „Zahlungsmodell" zeigt je Rechnung den korrekten Typ: Raten aus einem Ratenkauf erscheinen als „Ratenzahlung", „Serienrechnung" steht nur bei echten (wiederkehrenden) Serienrechnungen — ein Ratenkauf wird nie als „Serienrechnung" angezeigt. Teilbarer Direktlink: …/accounting/invoices?pm=installment |
| Rechnungsliste nach Versanddatum sortieren | Buchhaltung → Ausgangsbelege → Tab „Rechnungen" → auf den Spaltenkopf „Versand" klicken (erneut = Richtung umkehren). Sortiert nach dem tatsächlichen Versanddatum; noch nicht versendete Belege stehen am Ende. Auch nach „Rechnungsnr.", „Kunde", „Betrag", „Status" und „Fälligkeitsdatum" sortierbar |
| Rückerstattung als ausgezahlt markieren | Rechnungs-Detail → Abschnitt „Rückerstattungen" → „Als ausgezahlt markieren" (nachdem du die Rücküberweisung selbst veranlasst hast) |
| eRechnung als XRechnung-XML herunterladen | Rechnung öffnen → Button „XRechnung" (neben „PDF herunterladen") |
| eRechnung als ZUGFeRD-PDF herunterladen | Rechnung öffnen → Button „ZUGFeRD-PDF" |
| eRechnungs-Versand pro Rechnungssteller aktivieren | Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller bearbeiten → Sektion „E-Rechnungs-Versand" |
| Pflichtangaben für gültige eRechnungen hinterlegen | Für eine XRechnung/ZUGFeRD, die die amtliche Prüfung (KoSIT) besteht, muss der Rechnungssteller eine E-Mail UND eine Telefonnummer haben (Pflicht-Ansprechpartner nach XRechnung, BG-6). Fehlt eines, bricht der eRechnungs-Export mit einem klaren Hinweis ab, statt eine ungültige Datei zu erzeugen. Ergänzen unter Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller bearbeiten. |
| Leistungsdatum landet automatisch in der eRechnung | Das in der Rechnung gesetzte Leistungsdatum bzw. der Leistungszeitraum wird jetzt automatisch in die XRechnung/ZUGFeRD übernommen (Einzeltag oder Von–Bis). Das erfüllt eine amtliche XRechnung-Regel — nichts extra zu tun. Eine Anzahlungsrechnung wird in der eRechnung als reguläre Rechnung („380") geführt; ihre Voraus-Natur steckt in der Belegart und im Anzahlungsabzug der Schlussrechnung. |
| Logo-Position & -Größe auf der Rechnung einstellen | Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller bearbeiten → Bereich „Logo" → Position (Links/Mitte/Rechts) + Größe (Klein/Mittel/Groß), Live-Vorschau rechts |
| Logo in Versand-Mails anzeigen | Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller bearbeiten → Bereich „Logo" → Logo hochladen. Es erscheint dann über der weißen Karte in den Versand-Mails (Rechnung, Ratenkauf, Mahnung, Arbeitsschein) — wie bei bekannten Anbietern. Ist kein Logo hinterlegt, zeigt die Mail den Firmennamen als Schriftzug (es wird nie ein leeres oder kaputtes Bild angezeigt). |
| Auf eine Versand-Mail antworten | Die Mails tragen unten den Hinweis „Sie können direkt auf diese E-Mail antworten". Antworten gehen an die Antwort-Adresse des Rechnungsstellers (Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller → „Antwort-an"-E-Mail), sonst ans Versand-Postfach. |
| Automatischen Rechnungsversand an/aus schalten + Vorlauf-Puffer setzen | Einstellungen → Buchhaltung → „Rechnungsversand & Ratenplan-Timing" |
| Lieferantenrechnung hochladen | Eingangsbelege → „+ Hochladen" |
| Lieferantenrechnung hochladen | Eingangsrechnungen → „+ Hochladen" |
| Eingangsrechnungen filtern / Ansicht speichern | Eingangsbelege → Status-Leiste oben (Pills, Mehrfachauswahl) + Toolbar „Suchen · Filter · Sortieren" / „Ansichten" |
| Beleg prüfen & buchen (Dokument + Felder nebeneinander) | Eingangsbelege → Beleg in Liste wählen → rechts Split-View (Dokument links, Felder rechts). Reihenfolge rechts: Kontierung zuerst (die Konto-Zuordnung ist die wiederkehrende Hauptentscheidung), darunter die Belegdaten. Tastatur: ↑/↓ blättern, Enter springt zum nächsten Belegdaten-Feld (zügiges Durchhüpfen wie in Lexware/DATEV), Strg/⌘+S speichern, Strg/⌘+Enter buchen. Beim Durcharbeiten werden die umliegenden Belege (5 davor/5 danach) im Hintergrund vorgeladen → der nächste Beleg erscheint beim Blättern sofort, ohne Warten auf die PDF |
| Beleg prüfen & buchen (Dokument + Felder nebeneinander) | Eingangsbelege → Beleg in Liste wählen → rechts Split-View (Dokument links, Felder rechts); Tastatur: ↑/↓ blättern, Strg/⌘+S speichern, Strg/⌘+Enter buchen. Beim Durcharbeiten werden die umliegenden Belege (5 davor/5 danach) im Hintergrund vollständig vorbereitet — die Beleg-PDF wird sogar schon fertig gezeichnet (nicht nur heruntergeladen) und die Belegdaten mitgeladen → der nächste Beleg erscheint beim Blättern komplett sofort, ohne Spinner und ohne Warten auf den Bildaufbau. Vergrößern zeigt die PDF gestochen scharf |
| Beleg(e) löschen (einzeln oder mehrere auf einmal) | Eingangsbelege → Beleg öffnen → „⋯"-Menü → „Beleg löschen" (mit Bestätigung); ODER in der Liste mehrere ankreuzen (oder „Alle auswählen") → oben „N ausgewählt · Löschen". Nur nicht gebuchte Belege — gebuchte nur per Storno |
| Gebuchten Beleg stornieren (Gegenbuchung) | Eingangsbelege → gebuchten Beleg öffnen → „⋯"-Menü → „Stornieren" → Grund wählen (falsch/doppelt gebucht = Ursprungsperiode · §17-Minderung = laufende Periode) → bestätigen. Beleg wird „Storniert", Vorsteuer wird zurückgedreht |
| Beleg aus Quarantäne freigeben (E-Mail von unbekanntem Absender) | Eingangsbelege → gelbes Banner oben „N Belege in Quarantäne" → „Prüfen" → „Absender erlauben" (whitelistet den Absender UND verarbeitet die wartende Mail sofort zum Entwurf) oder „Nur diesen Beleg verarbeiten" (einmalig, ohne dauerhafte Freigabe). Auch unter Einstellungen → Buchhaltung → Belegübertragung → Quarantäne. Ein Zähler-Badge am Menüpunkt „Eingangsbelege" zeigt offene Fälle |
| Benachrichtigung bei Beleg in Quarantäne | Manager (Inhaber/Manager/Admin) bekommen eine In-App-Benachrichtigung (Glocke + Toast) „Beleg in Quarantäne"; Klick → „Quarantäne prüfen" öffnet die Eingangsbelege |
| E-Mail-Belege werden automatisch ausgelesen (Lieferant, Beträge, Rechnungsnummer) | passiert automatisch beim Eingang bzw. bei der Freigabe — gleiche 3-stufige Erkennung wie beim Hochladen (eingebettete E-Rechnungs-Daten → PDF-Textebene → KI). Erkennt die KI etwas nicht zweifelsfrei, markiert der §14-Streifen es als „fehlt" und du ergänzt es im Beleg |
| Beleg aus Quarantäne ablehnen / verwerfen | Eingangsbelege → Banner „Prüfen" (oder Einstellungen → Buchhaltung → Belegübertragung → Quarantäne) → „Ablehnen" → bestätigen. Der Eintrag verschwindet aus der Quarantäne; die Original-Mail bleibt revisionssicher archiviert (GoBD) |
| Bank-TX auf mehrere Rechnungen aufteilen | Zahlungen → TX klicken → „Zuweisen" → Multi-Allocation-Dialog |
| Beleg direkt aus Bank-TX hochladen (Ausgang) | Zahlungen → negative TX klicken → „Beleg hochladen" |
| Umsätze filtern (Konto, Zeitraum, Umsatztyp, Suche) | Zahlungen → Tab „Umsätze" → Ansicht „Alle Umsätze" → Bankkonto-Auswahl, Zeitraum-Picker (Monat/Quartal/Jahr), Umsatztyp (Positive/Negative/Zugeordnete/Offene) und Volltextsuche |
| Vorgeschlagene Zuordnungen prüfen / offene Umsätze zuordnen | Zahlungen → Tab „Umsätze" → Ansicht „Vorschläge prüfen" (bestätigen) bzw. „Zuordnen" (manuell die passende Rechnung wählen). Beide zeigen einen Live-Zähler |
| Zuordnungs-Verlauf ansehen / nach Zeitraum & Betrag filtern | Zahlungen → Tab „Umsätze" → Ansicht „Verlauf" → „Filter" (Zeitraum + Betrag) |
| Zahlung manuell erfassen (bei Ratenkauf: je Rate) | Zahlungen → Tab „Umsätze" → „Zahlung erfassen" → Rechnung wählen. Bei einem Ratenkauf erscheint zusätzlich „Rate (Ratenkauf)" — die gewählte Rate wird vorbelegt und die Zahlung genau dieser Rate zugeordnet (Betrag/Status der Rate aktualisieren sich automatisch). Bei normalen Rechnungen wie gewohnt der Gesamt-Restbetrag. Es ist derselbe zentrale Dialog wie unter „Als bezahlt markieren" und im Mahnwesen |
| Rechnung als bezahlt markieren (= Zahlung erfassen) | Ausgangsbelege → Zeile → ⋯ → „Als bezahlt markieren" → öffnet denselben zentralen „Zahlung erfassen"-Dialog wie unter Zahlungen, vorbelegt mit dem offenen Restbetrag (editierbar → Teilzahlung). „Zahlung buchen" legt eine echte Zahlung an; der Rechnungsstatus folgt daraus (voller Betrag → bezahlt, weniger → teilweise bezahlt) und die Buchung erscheint sofort unter Zahlungen. Bei Ratenkauf zusätzlich die Raten-Auswahl. (Kein reines Status-Umschalten mehr — „bezahlt" heißt jetzt immer: es liegt eine erfasste Zahlung vor) |
| Rechnungsnummern-Format ändern | Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungsnummern-Formate |
| Steuersätze pflegen | Einstellungen → Buchhaltung → Steuer-Einstellungen |
| GoBD-Doku für Steuerberater exportieren | Einstellungen → Rechtliches & Compliance → „GoBD-Verfahrensdokumentation" → „PDF exportieren" |
| Finanzübersicht (Lexware Office) mit eigenem Key verbinden | Einstellungen → Integrationen → Lexware Office → „Verbinden" |
| Bankkonten-Übersicht / Gesamtsaldo / Online-Status | Zahlungen → Tab „Konten" (Gesamtkontostand, je Konto Online/Offline-Status + letzter Sync, „Deaktivierte Konten anzeigen") |
| Bank-Verbindung anlegen (Revolut, Qonto, Finom, Stripe, Wise, finAPI) | Zahlungen → Tab „Konten" → „Konto hinzufügen" |
| Deutsche Bank / Vivid verbinden (finAPI, PSD2) | Zahlungen → Tab „Konten" → „Konto hinzufügen" → „Deutsche Banken & Vivid (finAPI)" → „Bank verbinden" → bei der eigenen Bank einloggen |
| Wise verbinden (API-Token + Public-Key in Wise hinterlegen) | Zahlungen → Tab „Konten" → „Konto hinzufügen" → Wise → Token speichern → angezeigten Public-Key in Wise eintragen |
| Wise Signatur-Schlüssel erneut anzeigen | Zahlungen → Tab „Konten" → „Konto hinzufügen" → Wise-Verbindung → „Signatur-Schlüssel" |
| Wise-Sync für ältere Verbindung nachrüsten | Zahlungen → Tab „Konten" → „Konto hinzufügen" → Wise-Verbindung mit „Einrichtung nötig" → „Wise-Sync einrichten" → Public-Key in Wise hinterlegen |
| Mahn-Cron pausieren für eine Rechnung | Rechnungs-Detail → Toggle „Mahnungen pausiert" |
| Zahlungserinnerung / Mahnung manuell versenden | Buchhaltung → Mahnwesen → Zeile → „Erinnerung" bzw. „Mahnung" (Senden-Icon) → Dialog zeigt Empfänger, Stufe, Mahngebühr, Verzugszins und Gesamtforderung als Vorschau → „Jetzt senden". Versendet sofort die nächste Stufe per E-Mail und protokolliert sie in der Mahnhistorie |
| Zahlungseingang manuell erfassen (ohne Bankverbindung) | Buchhaltung → Mahnwesen → Zeile → „Zahlung" → Betrag (vorbelegt mit Offen-Betrag, für Teilzahlung editierbar), Datum, Zahlungsart, Verwendungszweck → „Zahlung buchen". Bei Vollzahlung wird die Rechnung als bezahlt markiert und das Mahnwesen gestoppt |
| Mahnstufe zurücksetzen (Notfall-Korrektur) | Buchhaltung → Mahnwesen → Zeile bzw. Raten-Zeile → ⋯-Menü → „Mahnstufe zurücksetzen" → optional Grund eintippen → bestätigen. Senkt die Mahnstufe um eine Stufe — z.B. wenn versehentlich gemahnt wurde, obwohl der Kunde bereits gezahlt hatte. Es wird keine E-Mail versendet, und bereits versendete Mahnungen bleiben im Verlauf erhalten (Nachweis). Bewusst unauffällig im ⋯-Menü — nur für Korrekturen, keine Hauptfunktion |
| „Geöffnet" im Mahnwesen = nur echte Kunden-Öffnung | In der Mahnliste zeigt die Spalte „E-Mail" nur „Vom Kunden geöffnet", wenn der Kunde die Online-Rechnung tatsächlich geöffnet hat (eigene Aufrufe durch Mitarbeiter zählen nicht). Der frühere E-Mail-Öffnungs-Pixel ist unzuverlässig (wird von Mail-Programmen/Scannern verfälscht) und gilt nur noch als „Gesendet"-Hinweis |
| Mahn-Fristen, -Gebühren, Verzugszins, Auto-Mahnungen einstellen | Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Mahnwesen" (oder Buchhaltung → Mahnwesen → Button „Mahneinstellungen"); URL /accounting/settings?tab=dunning |
| Mahn-Absender-Postfach (z.B. buchhaltung@firma) festlegen | Postfach unter Einstellungen → E-Mail-Konten verbinden (Gmail/IMAP-SMTP), dann Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Mahnwesen" → „Absender-Postfach für Mahnungen" wählen. Die Mahnung geht dann von genau diesem Postfach raus |
| Überfällige Raten eines Ratenkaufs sehen & manuell anmahnen | Buchhaltung → Mahnwesen → Sektion „Überfällige Raten (Ratenkauf)" (unter der normalen Mahnliste). Je Rate: offener Betrag, Tage überfällig, Mahnstufe + „Senden" (verschickt die nächste Stufe für genau diese Rate) und „Zahlung" (erfasst einen Zahlungseingang auf die Rate). Der Rechnungsnr.-Link öffnet die Rechnung mit Zahlungsplan |
| Mahn-E-Mail-Vorlagen bearbeiten (Erinnerung/1./2./Letzte) | Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Mahnwesen" |
| Zahlungserinnerung beim Ratenkauf (Modell B) | Läuft automatisch je Rate: Cosmos erinnert vor Fälligkeit für jede einzelne Rate (nicht nur einmal zur letzten Rate). Betrag und Fälligkeit in der Mail beziehen sich auf die jeweilige Rate. Mahnungen liefen schon vorher je Rate. Nichts einzustellen — nutzt die Zahlungserinnerungs-Einstellung wie bei normalen Rechnungen |
| Rechnungs-Absender-Postfach + E-Mail-Vorlagen einstellen | Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Ausgangsbelege" (oder Buchhaltung → Ausgangsbelege → Zahnrad-Icon ⚙️); URL /accounting/settings?tab=invoices |
| Ratenkauf-E-Mail-Vorlage (Modell B) bearbeiten | Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Ausgangsbelege" → Karte „E-Mail-Vorlagen" → Reiter „Ratenkauf" |
| Rechnungs-Bausteine pflegen (Einheiten, Zahlungsbedingungen, Steuerhinweise) | Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Bausteine"; URL /accounting/settings?tab=templates |
| Rechnung an Inkasso übergeben | Mahnwesen → Zeile → „An Inkasso" → optionale Aktennummer → „Übergeben" |
| Inkasso-CSV für Anwalt/Agentur exportieren | Mahnwesen → Header der Tabelle → „Inkasso-CSV exportieren" |
| Projekt automatisch nach Angebotsannahme erzeugen | Geschieht automatisch beim Setzen von accepted_at (online-Signatur) → Eintrag erscheint in /projekte |
| USt-Voranmeldung für einen Zeitraum berechnen | Buchhaltung → USt-Voranmeldung → „Neue Voranmeldung berechnen" → Zeitraum wählen |
| Lagerfläche / Einlagerung verwalten | Sidebar → Lagerverwaltung (/lager) |
| Monatliche Lagermiete automatisch abrechnen | Lagerverwaltung → Einlagerung → „Automatische Abrechnung" aktivieren |
| Umzugspreis kalkulieren → direkt Angebot/Rechnung erzeugen | Sidebar → Umzugskalkulation (/umzugskalkulation) → Paket wählen → „Angebot erstellen" / „Rechnung erstellen" |
| Aus einem konkreten Umzug ein Angebot/eine Rechnung schreiben | Sidebar → Umzugskalender → Umzug öffnen → oben rechts „Angebot" bzw. „Rechnung" (Kunde wird automatisch aus dem Umzug/Lead übernommen) |
| Produkte am Umzug auswählen, die ins Angebot/die Rechnung übernommen werden | Umzug öffnen → Produkte wählen → beim „Angebot" und bei „Rechnung" sind sie als Positionen vorausgefüllt (Umzugsprodukte mit berechnetem Preis + Details wie m²/Etagen als Beschreibung); zusätzlich wird der Umzugstermin als Leistungsdatum in die Rechnung übernommen |
| Verlauf des Umzugs mitverfolgen (Angebot/Rechnung/PDF) | Umzug öffnen → Tab History: automatisch protokolliert werden u. a. „Angebot versendet/angenommen", „Rechnung erstellt/bezahlt" und „PDF erstellt" — zusätzlich zu Statuswechseln, Terminen und eigenen Notizen |
| Adresse im Angebot/der Rechnung aus dem Umzug | Wird ein Angebot/eine Rechnung aus einem Umzug erzeugt, übernimmt Cosmos die Von-Adresse des Umzugs als Kundenadresse (sofern beim Kunden noch keine hinterlegt ist) → sie erscheint automatisch im Angebots-/Rechnungs-PDF. Eine bereits gepflegte Kundenadresse wird nicht überschrieben |
| AGB/Datenschutz automatisch an Angebots-Mails anhängen | Angebote → Einstellungen (/sales-einstellungen) → Karte „Angebots-Anhänge" → „PDF hochladen" (nur Manager). Schalter „Automatisch" = hängt an jeder Angebots-Mail; ohne Schalter im Versand-Dialog je Angebot zuwählbar |
| Öffentlichen Umzugsrechner für die Website einrichten | Sidebar → Umzugsrechner (/umzugsrechner) → aktivieren + Einbettcode kopieren |
| Provisionsempfänger (Closer) anlegen | Buchhaltung → Mitarbeiter → „+ Neuer Closer" (nur bei aktivem Add-on „Provisionen") |
| Closer einer Rechnung zuordnen | Buchhaltung → Ausgangsbelege → „+ Neue Rechnung" → ganz unten „+ Closer hinzufügen" (optionales Add-on, nur bei aktivem Add-on „Provisionen") |
| Closer mit einem Login verknüpfen (für die Self-View) | Buchhaltung → Mitarbeiter → Closer anlegen/bearbeiten → Feld „Verknüpfter Login-Nutzer" (E-Mail-Treffer wird vorgeschlagen, manuell änderbar) |
| Eigene Provisionen als Vertriebsmitarbeiter ansehen | Sidebar → Meine Provisionen (/accounting/commission-meine) — zeigt nur die eigenen Provisionen (read-only) |
Mini-Lexikon (Steuer-Begriffe in einfacher Sprache)
| Begriff | Was es bedeutet |
|---|---|
| Beleg / Ausgangsbeleg / Eingangsbeleg | Oberbegriff für jeden geschäftlichen Nachweis (Rechnung, Gutschrift, Quittung, Kontoauszug …). Ausgangsbelege = alles, was rausgeht (deine Rechnungen an Kunden); Eingangsbelege = alles, was reinkommt (Lieferanten-/Eingangsrechnungen, Quittungen). Branchenüblich so benannt (Lexware Office, BuchhaltungsButler, sevDesk). Ein einzelnes Dokument heißt weiterhin „Rechnung" — „Beleg" meint nur den Sammel-/Bereichsbegriff. |
| Soll-Versteuerung | USt-Schuld entsteht beim Stellen der Rechnung — auch wenn Kunde noch nicht gezahlt hat |
| Ist-Versteuerung | USt-Schuld entsteht erst beim Zahlungseingang. Liquiditätsschonender, nur erlaubt bei < 800.000 € Vorjahresumsatz (§20 UStG, Wachstumschancengesetz 2024) |
| Vorsteuerabzug | Du holst dir die USt zurück, die du auf Eingangsrechnungen bezahlt hast (nur bei vollständigen Rechnungen!) |
| Vorsteuer | Die USt, die dir andere auf ihren Rechnungen berechnet haben — sie mindert in der USt-VA deine Zahllast (KZ 66) |
| Zahllast | Was du am Ende ans Finanzamt überweist: vereinnahmte USt minus abziehbare Vorsteuer (KZ 83 der USt-VA). Negativ = Erstattung vom Finanzamt |
| USt-Voranmeldung (USt-VA) | Monatliche / quartalsweise Meldung an Finanzamt |
| ELSTER | Das Online-Portal der Finanzverwaltung für elektronische Steuererklärungen. Die USt-VA wird dort eingereicht — Cosmos erzeugt die dafür nötige XML-Datei |
| Übertragungsticket | Die Quittungsnummer, die ELSTER nach erfolgreicher Einreichung vergibt — Nachweis der Übermittlung (§87a AO) |
| Reverse Charge (§13b UStG) | Bei bestimmten Leistungen schuldet nicht der Lieferant, sondern DU als Empfänger die USt — du meldest sie selbst an und ziehst sie zugleich als Vorsteuer wieder ab |
| Innergemeinschaftliche Lieferung (§6a UStG) | Warenlieferung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land — unter Bedingungen umsatzsteuerfrei, der Käufer versteuert im Zielland |
| EIN (Employer Identification Number) | US-Bundessteuernummer einer US-Gesellschaft (Format XX-XXXXXXX), vergeben vom IRS. In Cosmos das US-Pendant zur Steuernummer; wird bei US-Rechnungsstellern im Rechnungsfuß ausgewiesen. Keine Pflichtangabe auf US-Rechnungen |
| Routing Number (ABA) / SWIFT | US-Bankleitzahl (9-stellig) zur Identifikation der Bank bei US-Überweisungen; SWIFT/BIC zusätzlich für internationale Überweisungen. US-Konten (z. B. Mercury) haben keine IBAN → Routing + Account Number statt IBAN |
| Durchlaufender Posten (§10 Abs. 1 S. 5 UStG) | Geld, das du nur im Namen eines anderen vereinnahmst oder verauslagst (z. B. Trinkgelder der Fahrer) — es ist kein Entgelt, zählt also weder als Einnahme noch als Ausgabe und taucht nicht in der USt-VA auf. In Cosmos: beim Aufteilen einer Rechnung die Zeile als „durchlaufend" markieren |
| §14c UStG | Wenn du USt falsch ausweist, schuldest du diese Summe ans Finanzamt — auch ohne Kundenzahlung |
| §17 UStG-Korrektur | Bei Storno / Rabatt: ursprüngliche USt-Schuld korrigieren. Wichtig: Wurde nur ein Teil der Rechnung bezahlt (z. B. eine von drei Raten), wird auch nur dieser tatsächlich gezahlte Betrag korrigiert — nicht die volle Rechnungssumme |
| Storno (Stornorechnung) | Macht eine fehlerhaft oder zu Unrecht gestellte Rechnung buchhalterisch rückgängig: eigene Storno-Rechnungsnummer (ST…), negative Beträge, USt-Korrektur nach §17. Die Original-Rechnung selbst bleibt unverändert (GoBD) — der Storno-Beleg ist die Gegenbuchung |
| Gutschrift (kaufmännisch / Storno ohne Rückzahlung) | Der Betrag wird dem Kunden gutgeschrieben bzw. verrechnet, aber es fließt kein Geld zurück. Typisch, wenn der Kunde ein Guthaben behält oder mit einer Folgerechnung verrechnet wird |
| Rückerstattung | Es fließt tatsächlich Geld zurück an den Kunden. In Cosmos wird eine Rückerstattung erst vorgemerkt, dann (nachdem du die Überweisung selbst veranlasst hast) als „ausgezahlt" markiert und schließlich über den Bank-Import abgeglichen, sobald die ausgehende Überweisung im Konto auftaucht |
| GoBD | Regelwerk der deutschen Finanzbehörde: unveränderbare, vollständige, nachprüfbare Buchhaltung |
| GeBüV | Das Schweizer Pendant zur GoBD (Geschäftsbücherverordnung): regelt Unveränderbarkeit, Verfahrensdoku und Archivierung elektronischer Geschäftsbücher |
| MWST | Schweizer Mehrwertsteuer (= deutsche Umsatzsteuer). Sätze: 8,1 % normal, 2,6 % reduziert, 3,8 % Beherbergung |
| UID | Schweizer Unternehmens-Identifikationsnummer (CHE-123.456.789); mit Zusatz „MWST" zugleich die Mehrwertsteuernummer |
| HEIC | Foto-Format von iPhones. Cosmos wandelt HEIC beim Hochladen automatisch in JPG um — du musst nichts selbst konvertieren |
| eRechnung (XRechnung / ZUGFeRD) | Strukturiertes XML-Rechnungsformat — Empfangspflicht für B2B seit 01.01.2025 |
| Kleinunternehmer (§19) | Ohne USt-Pflicht. Neue Grenzen ab 2025: 25.000 € Vorjahr / 100.000 € lfd. Jahr |
| Rückbuchung (Reversal/Chargeback) | Eine bereits eingegangene Zahlung wird von der Bank wieder zurückgenommen (z. B. Storno durch den Händler, Widerspruch des Zahlers). In Cosmos zählt sie dann netto null und wird automatisch von der Rechnung gelöst — die Rechnung gilt wieder als offen. Bei Ist-Versteuerung mindert die Rückbuchung im Rückbuchungsmonat die Einnahme |
| Abgeschlossen (settled) | Cosmos-interner, bankübergreifender Status: das Geld ist final eingegangen. Nur „abgeschlossene" Transaktionen werden zugeordnet und zählen als Einnahme — schwebende, fehlgeschlagene oder zurückgebuchte zählen nicht |
| IMAP/SMTP | Offene Standards für E-Mail-Empfang (IMAP) und -Versand (SMTP); ermöglichen die Anbindung von Postfächern außerhalb von Google (z.B. Strato, IONOS, All-Inkl, eigene Domain) |
| Zahlungsplan (Modell B) | Eine Ratenzahlung als eine einzige Rechnung über die ganze Vertragssumme — die Raten sind interne Planzeilen (kein eigener Steuerbeleg). Bank-Abgleich und Mahnungen laufen automatisch je Rate; die USt entsteht aus der einen Rechnung. So funktioniert der Ratenkauf in Cosmos |
| Serienrechnung (intern „Abo" / Subscription) | Eine wiederkehrende Rechnung: Cosmos erzeugt je Periode (z. B. monatlich) automatisch eine eigene Rechnung über die Positionen — unbegrenzt „bis Kündigung" oder bis zu einem Enddatum. Eigene Nummern (RR…). Abgrenzung zum Ratenkauf: dort gibt es eine Rechnung über die Gesamtsumme (intern in Raten), bei der Serienrechnung je Periode eine neue Rechnung. Eine bestehende Rechnung lässt sich über das ⋯-Menü „Weiterführen zur Serienrechnung" als Vorlage übernehmen |
| Verfallklausel (Acceleration) | Klausel auf der Ratenrechnung: Gerät der Kunde mit mehreren Raten in Verzug, wird die gesamte offene Restschuld sofort fällig. Bei Geschäftskunden (GK) frei vereinbar; bei Privatkunden (PK) abgeschwächt an § 498 BGB orientiert — erst ab zwei aufeinanderfolgenden Raten + Mindestrückstand und nach zweiwöchiger Nachfrist. Cosmos wählt den Text automatisch nach Kundentyp |
| Korrektur (Korrekturbeleg) | Berichtigt eine noch nicht bezahlte Rechnung durch eine neue, korrekte Version. Abgrenzung: Storno = bei bereits verbuchter/bezahlter Rechnung; Gutschrift = nach Zahlung mit Minderung/Erstattung |
| Kleinbetragsrechnung (§33 UStDV) | Rechnung bis 250 € brutto darf vereinfachte Pflichtangaben haben (z. B. Steuer als Bruttobetrag + Satz, kein zwingender Empfänger). In Cosmos eine Variante der normalen Rechnung |
| Proforma(-Rechnung) | Unverbindlicher Vorab-Beleg (z. B. Vorkasse/Export) — kein Steuerbeleg, keine USt-Schuld, keine reguläre Rechnungsnummer |
| Anzahlung (Anzahlungsrechnung) | Echter Steuerbeleg über eine Voraus-Teilzahlung vor der Leistung (z. B. zu Projektbeginn). Die USt entsteht bereits mit der Vereinnahmung (§13 Abs. 1 Nr. 1a S. 4 UStG). Abgrenzung zum Ratenkauf: dort gibt es nur eine Rechnung über die Gesamtsumme (die Raten sind reine Zahlungsmodalität, USt sofort voll), bei der Anzahlung ist jede Teilzahlung ein eigener Beleg, der später in der Schlussrechnung verrechnet wird |
| Abschlag (Abschlagsrechnung) | Teilrechnung über einen bereits erbrachten Leistungsabschnitt (typisch bei Bauleistungen/Projekten in Etappen). Wie die Anzahlung ein eigener Steuerbeleg, der in der Schlussrechnung verrechnet wird |
| Schlussrechnung | Die abschließende Rechnung eines Projekts über die volle Gesamtleistung, in der alle vorher gestellten Anzahlungen/Abschläge (Netto und die darauf entfallende USt) abgezogen werden; übrig bleibt die zu zahlende Restzahlung = Gesamt − Σ Anzahlungen |
| §14 Abs. 5 UStG | Regelt die Schlussrechnung bei vorausgegangenen Anzahlungen/Abschlägen: die schon vereinnahmten Teilentgelte und die darauf bereits ausgewiesene USt müssen in der Schlussrechnung abgesetzt werden, damit die Umsatzsteuer über die Projektlaufzeit genau einmal — und nicht doppelt — anfällt |
| Closer / Setter | Vertriebsrollen: Der Closer schließt den Verkauf ab, der Setter terminiert/qualifiziert vorab. Beide können provisionsberechtigt sein |
| Provision | Erfolgsabhängige Vergütung für den Vertrieb — in Cosmos typischerweise ein Prozentsatz vom Rechnungs-Netto, fällig je nach Regel (z. B. bei Zahlungseingang) |
| Provisions-Add-on | Optionales Modul „Provisionen": von Cosmos pro Tenant freischaltbar. Ist es aus, verhält sich die Rechnungsstellung exakt wie ohne Provisionen |
| Clawback / Rückforderung | Rückforderung einer bereits ausgezahlten Provision, wenn das zugrunde liegende Geschäft nachträglich wegfällt (z. B. Rechnung storniert, Kunde bucht zurück). In Cosmos optional schaltbar; eine offene Rückforderung wird entweder „ausgeglichen" (Geld kommt zurück bzw. wird verrechnet) oder „erlassen" (Verzicht) |
| Closer-Self-View / „Meine Provisionen" | Eigene, schreibgeschützte Ansicht eines Vertriebsmitarbeiters auf seine Provisionen. Setzt voraus, dass der Manager den Mitarbeiter mit dessen Cosmos-Login verknüpft hat. Der Mitarbeiter sieht nur die eigenen Provisionen (durch serverseitige Zugriffsregeln erzwungen), nicht die der Kollegen oder die Verwaltung |
1. Rechnungen schreiben (Ausgangsrechnungen)
Welche Rechnungsart wann? Cosmos unterscheidet eigenständige Belege (frisch anlegen: Einzelrechnung, Ratenkauf, Abo, Projekt, Proforma) und Bezugsbelege (beziehen sich auf eine bestehende Rechnung: Korrektur, Storno, Gutschrift). Die vollständige Systematik mit Beispielen und der Abgrenzung Ratenkauf↔Abo steht in
docs/billing/RECHNUNGSARTEN_SYSTEMATIK.md.
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Pflichtangaben-Prüfung | Jede Rechnung enthält automatisch Name + Adresse beider Seiten, Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum, USt-Betrag | §14 UStG | heute |
| Lückenlose Rechnungsnummern | Counter ist monotonic-only — niemand kann Nummern überspringen oder rückwärts setzen | §14 Abs. 4 Nr. 4 UStG, §146 AO | Sprint 1 |
| Leistungs-Datum als Pflichtfeld | Jede Rechnung trägt zusätzlich zum Rechnungsdatum das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde | §13 UStG: USt entsteht zum Leistungsdatum, nicht Rechnungsdatum | Sprint 1 |
| Stornorechnungen mit USt-Korrektur | Jede Rechnung lässt sich stornieren — egal in welchem Status (Entwurf, offen, überfällig, bezahlt). Cosmos legt eine eigene Storno-Rechnung (ST…) mit negativen Beträgen an, verknüpft sie mit der Original-Rechnung und bucht die USt-Korrektur (§17) über den Storno-Beleg im Storno-Monat gegen. (Die feine Abbildung in den USt-Voranmeldungs-Zeilen 65/85 folgt separat.) Die Storno↔Original-Verknüpfung ist im Rechnungs-Detail sichtbar und anklickbar. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Rechnung öffnen → „Stornieren" (Bestätigungsdialog; bei bezahlten Rechnungen wählst du zusätzlich „nur Storno" oder „Storno + Rückerstattung vormerken") | §17 UStG (Bemessungsgrundlage-Korrektur) | ✅ live (PRs #1054/#1056/#1057/#1058, 2026-06-05) |
| Stornierte Belege in der Liste: markiert, gepaart, standardmäßig ausgeblendet | In der Ausgangsbelege-Liste werden ein storniertes Original und seine Stornorechnung als Paar behandelt: beide tragen ein graues „Storniert"-Etikett, die Stornorechnung zusätzlich ein dezentes „Storno"-Badge neben der Nummer (mit anklickbarem Link zum Original). Sie zählen nicht mehr zu den offenen Forderungen (Summen, Fälligkeiten, Aging rechnen sie korrekt heraus) und sind standardmäßig ausgeblendet — über den Status-Filter „Storniert" blendest du das ganze Paar gemeinsam wieder ein; eine gezielte Suche nach der Nummer findet den Beleg auch ohne Filter. Eine Stornorechnung lässt sich nicht erneut stornieren — die Aktion „Stornieren" (sowie „Korrekturbeleg"/„Gutschrift") wird auf einem Stornobeleg gar nicht erst angeboten. Eine irrtümliche Stornierung korrigiert man — wie steuerrechtlich vorgesehen — über einen neuen Beleg, nicht durch Zurückdrehen des Stornos. | GoBD: nichts wird gelöscht, nur sauber gruppiert; übersichtliche Arbeitsliste wie bei gängigen Buchhaltungs-Tools (sevDesk/lexoffice) | ✅ live (fix/storno-audit-rechnungen, 2026-06-16) |
| Rückerstattung vormerken + als ausgezahlt markieren | Stornierst du eine bezahlte Rechnung mit Rückerstattung, legt Cosmos einen vorgemerkten Rückerstattungs-Eintrag an (Höhe = tatsächlich gezahlter Betrag, §17 — bei Teilzahlung also nicht die volle Summe). Es wird kein Geld automatisch bewegt und nichts auf die unveränderliche Original-Rechnung gebucht: Du überweist das Geld selbst, markierst die Rückerstattung dann als „ausgezahlt", und die echte Geldbewegung wird über den Bank-Import abgeglichen, sobald die ausgehende Überweisung im Konto auftaucht. Jeder Schritt ist GoBD-nachvollziehbar im Audit-Log. UI: Rechnungs-Detail → Abschnitt „Rückerstattungen" → „Als ausgezahlt markieren" | §17 UStG + GoBD-Nachvollziehbarkeit | ✅ live (PR #1060, 2026-06-05) |
| Ratenzahlungen mit Soll-/Ist-Logik | System differenziert: Abo, periodische Teilleistung, Mietkauf, Anzahlung — jedes Konstrukt mit eigener USt-Logik | §13 + §14c UStG (Schutz vor Doppelschuld) | Sprint 5 |
| Ratenzahlung als eine Rechnung + Zahlungsplan (Modell B) | Beim Anlegen einer Ratenzahlung wählst du den Modus: „Eine Rechnung + Zahlungsplan" (neu, Standard) — der Kunde erhält EINE Rechnung über die ganze Vertragssumme, die Raten führt Cosmos intern (Bank-Abgleich erkennt Ratenzahlungen automatisch, Mahnungen laufen je Rate, jede Rate mit eigener Fälligkeit und eigenem Betrag editierbar vor dem Erstellen). Oder „Rechnungs-Serie" (bisheriges Verfahren, jede Rate als eigene Rechnung). Im Rechnungs-Detail zeigt der Abschnitt „Zahlungsplan" den Stand jeder Rate (offen/bezahlt/überfällig, Fortschrittsbalken, Mahnstufe). UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → „+ Neue Rechnung" → „Zahlungsplan hinzufügen" | Ein Steuerbeleg statt N Teilbelege (§13/§14: USt entsteht einmal sauber zum Leistungsdatum bzw. je Zahlungseingang); weniger Papierkram für den Kunden | ✅ live (Billing 2.0 P3-PR1, 2026-06-10) |
| Anzahlungs- + Schlussrechnungen | Anzahlungs-USt korrekt in Schlussrechnung abgezogen | §14 Abs. 5 UStG | Sprint 6 |
| Zahlungsplan nachträglich anpassen (mit Pflicht-Begründung) | Bei einer Rechnung mit Zahlungsplan lassen sich Fälligkeiten verschieben und Beträge zwischen Raten umverteilen (z. B. Stundung: Rate 2 kleiner, Rate 3 größer) — die Summe bleibt immer gleich dem Rechnungsbetrag (eine Änderung der Vertragssumme läuft weiterhin über Storno + Neubeleg). Bezahlte Raten sind gesperrt; bei Teilzahlungen kann der Betrag nicht unter das bereits Gezahlte fallen. Jede Änderung verlangt eine Begründung, die unveränderlich im Audit-Log landet (wer, wann, was, warum — GoBD-Nachvollziehbarkeit). Knopf „Offene Raten gleichmäßig aufteilen" als Komfort. UI: Rechnung öffnen → „Zahlungsplan" → Stift | GoBD §146 (Nachvollziehbarkeit) — Arbeitsdaten flexibel, Steuerbeleg unangetastet | ✅ live (Billing 2.0 P3-PR3, 2026-06-10) |
| Zahlungsplan-Editor erweitert: Raten hinzufügen/löschen/stornieren, Bezahlt-Datum & Transaktions-ID je Rate, chronologische Nummerierung | Der Raten-Editor (Stift im „Zahlungsplan") kann jetzt zusätzlich einzelne Raten löschen (offene Raten) bzw. stornieren (bezahlte/teilbezahlte — der Betrag bleibt erhalten) und neue Raten hinzufügen — der Gesamtbetrag bleibt fest, der freiwerdende/fehlende Betrag wird auf die anderen Raten umverteilt (0,00 €-Gate). Pro Rate zeigt die Tabelle das Bezahlt-Datum und die Transaktions-ID/Referenz der zugeordneten Bank-Zahlung; das ⓘ-Symbol öffnet alle Zahlungen einer Rate (Betrag, Datum, Zahlart, Referenz, Notiz). Raten werden überall chronologisch nummeriert — die früheste fällige Rate ist immer „Rate 1" (legt man bei der Erstellung die letzte Rate auf ein früheres Datum, rückt sie automatisch nach vorne). Das Fälligkeitsdatum lässt sich tippen oder per Kalender mit Monats-/Jahres-Schnellauswahl wählen. Jede Änderung weiter mit Pflicht-Begründung im Audit-Log. UI: Rechnung öffnen → „Zahlungsplan" → Stift | GoBD §146 (Nachvollziehbarkeit) — Zahlungen je Rate transparent, Steuerbeleg + Gesamtsumme unangetastet | ✅ live (feat/rechnungsdialog-datum-raten, 2026-06-24) |
| Zahlungsplan auf dem Rechnungs-PDF (+ QR für die nächste Rate) | Das Kunden-PDF einer Rechnung mit Zahlungsplan zeigt unter der Summenzeile eine Box „Zahlungsplan": jede Rate mit Fälligkeit, Betrag und Stand (offen / bezahlt am … / teilbezahlt / storniert) plus Gesamtsumme und „Stand:"-Datum. Die Bankverbindungs-Box und der Überweisungs-QR-Code zeigen nicht mehr den Gesamtbetrag, sondern die jeweils nächste offene Rate — der Kunde überweist beim Scannen automatisch den richtigen Raten-Betrag, der Bank-Abgleich ordnet ihn der ältesten offenen Rate zu. Auch in der E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) steht der Zahlungsplan als Zahlungsbedingungs-Text. Das PDF wird bei jedem Abruf/Versand frisch erzeugt und zeigt immer den aktuellen Stand; der steuerrelevante Belegteil (Positionen, Summen, USt) bleibt unverändert. | §14 UStG-Beleg bleibt unangetastet; Kunde sieht schwarz auf weiß, wann welche Rate fällig ist (weniger Rückfragen, weniger Fehlüberweisungen) | ✅ live (Billing 2.0 P3-PR4, 2026-06-11) |
| Zahlungsplan auf der Online-Rechnung (Kunden-Link) | Öffnet der Kunde den Online-Link seiner Rechnung (…/rechnung/<Token>), sieht er bei einer Ratenzahlung jetzt dieselbe Übersicht wie im PDF: eine Card „Zahlungsplan" mit allen Raten (Fälligkeit, Betrag, Stand offen/bezahlt/teilbezahlt, „X von N Raten bezahlt"-Fortschritt) und darunter die Card „Nächste Rate bezahlen" — Betrag, Bankdaten und Überweisungs-QR-Code zeigen die nächste offene Rate (bei Teilzahlung die Restsumme), nicht den Gesamtbetrag. Reine Anzeige der vorhandenen Plan-Daten, nichts wird verändert. | Online-Ansicht und PDF zeigen dasselbe — der Kunde überweist auch über den Link automatisch den richtigen Raten-Betrag (weniger Fehlüberweisungen) | ✅ live (Billing 2.0 P3-PR4-Folge, 2026-06-11) |
| Zahlungsstand auf der Online-Rechnung (Bezahlt/Offen) | Öffnet der Kunde den Online-Link seiner Rechnung (…/rechnung/<Token>) und wurde schon eine Teilzahlung verbucht, sieht er bei einer Einzelrechnung direkt im Rechnungs-Blatt unter dem Brutto-Betrag zwei Zeilen: „Bereits bezahlt" (grün) und „Noch offen" — plus einen dezenten Hinweis, dass der Zahlungsstand laufend aktualisiert wird und nicht Bestandteil der Rechnung ist. Die rechte Zahlungs-Spalte bleibt dadurch schlank (QR-Code sichtbar). Oben in der Zahlungs-Spalte steht ein klarer Status: „Zahlung ausstehend" / „Teilbezahlt" / „Überfällig". Bei Ratenzahlung zeigt ein schlanker Balken oben den Gesamtfortschritt über alle Raten (die ausführliche Raten-Liste bleibt darunter). UI: Kunden-Link …/rechnung/<Token> öffnen | Transparenz: der Kunde sieht sofort, wie viel schon bezahlt und wie viel noch offen ist — weniger Rückfragen, mehr Vertrauen | ✅ live (2026-06-25) |
| Ratenkauf-Rechnungs-E-Mail mit korrektem Wording | Verschickst du eine Ratenzahlungs-Rechnung (Modell B) per E-Mail, formuliert Cosmos jetzt richtig für den Ratenkauf: statt „Der Rechnungsbetrag beträgt [Gesamtsumme] und ist bis [Datum] fällig" (was den Kunden glauben ließ, die ganze Summe sei sofort fällig) steht nun „Der Gesamtbetrag von [Summe] wird in [N] Raten beglichen. Ihre nächste Rate über [Betrag] ist bis [Datum] fällig" mit Verweis auf den Online-Zahlungsplan. Die Ratenkauf-Mail ist eine eigene Vorlage, die du unter Einstellungen → Rechnungen → E-Mail-Vorlagen → Reiter „Ratenkauf" frei anpassen kannst (mit Platzhaltern für nächste Rate, Ratenanzahl etc.). Einzel- und Teilrechnungs-Mails bleiben unverändert. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Rechnung mit Zahlungsplan öffnen → „Senden" | Klarheit für den Kunden = weniger Rückfragen und Fehlüberweisungen; spiegelt PDF + Online-Rechnung | ✅ live (Billing 2.0 P3-PR5, 2026-06-11) |
| Ratenplan → Rechnung mit Zahlungsplan umwandeln + Ratenkauf/Abo-Trennung | Die Ratenplan-Liste trennt jetzt Ratenkäufe (feste Verträge mit Ratenzahlung — alle bisherigen Pläne) und Abos (laufend ohne festes Ende) in zwei Schalter-Ansichten. Entwurfs-Pläne haben im ⋯-Menü die Aktion „In Rechnung + Zahlungsplan umwandeln": ein Bestätigungsdialog zeigt alle Raten zur Kontrolle (Summe = Vertragssumme), dann entsteht eine Rechnung über die Vertragssumme mit internem Zahlungsplan; der Plan wird als „In Rechnung überführt" abgeschlossen. Laufende Pläne werden nie umgewandelt (kein Button; zusätzlich serverseitig gesperrt) — sie laufen unverändert als Rechnungs-Serie aus. Abos sind nie umwandelbar. | Saubere Überführung ins neue Modell ohne Risiko für laufende Verträge; §13/§14 (ein Steuerbeleg) | ✅ live (Billing 2.0 P3-PR2, 2026-06-10) |
| Rechnung & Vertrag einem Deal zuordnen + Beleg-Übersicht je Deal | Beim Anlegen einer Rechnung (Feld „Deal" unter dem Kunden) und beim Anlegen eines Vertrags (Feld „Verknüpfter Deal") kannst du den Beleg optional einem Deal zuordnen — beides ist freiwillig, „Kein Deal" bleibt Standard. In der Deal-Übersicht (Sidebar → Deals → Deal öffnen) erscheint dann der Abschnitt „Zugeordnete Belege" mit allen Verträgen und Rechnungen dieses Deals (Klick springt zur jeweiligen Liste). So siehst du pro Abschluss, welcher Umsatz und welche Verträge daran hängen. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → „+ Neue Rechnung" → Feld „Deal"; bzw. Buchhaltung → Verträge → „Neuer Vertrag" → „Verknüpfter Deal"; Anzeige unter Deals → Deal öffnen | Umsatz & Verträge je Abschluss nachvollziehbar (Komfort/Reporting) | ✅ live (PR #1982 Schema, #1984 UI, 2026-06-29) |
| Anzahlung im Ratenplan = immer erste Rate (Bereinigung) | Legst du eine Ratenzahlung mit Anzahlung an, wird die Anzahlung eindeutig als Rate 1 des Plans geführt (Rate 1 = Anzahlungsbetrag, Restbetrag verteilt auf die übrigen Raten). Der frühere Modus „Anzahlung als separater Beleg" wurde entfernt — er war nie fertig gebaut: die Vorschau zeigte eine zusätzliche „AZ"-Zeile, es wurde aber nie ein eigener Anzahlungsbeleg erzeugt (irreführende Phantom-Zeile). Echte Anzahlungsrechnungen (eigener Beleg vor Leistung + Schlussrechnung mit USt-Verrechnung) sind kein Ratenplan-Fall (Ratenplan = Zahlungsmodalität, USt sofort voll), sondern kommen als Projekt-Belege (§14 Abs. 5 UStG, Billing 2.0 Phase 2). UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → „+ Neue Rechnung" → Ratenzahlung → „+ Anzahlung hinzufügen" | Klarheit + GoBD: keine Beleg-Vorschau, die nie real wird; saubere Trennung Ratenkauf ↔ Vorkasse-Anzahlung | ✅ live (2026-06-17) |
| Projekt-Anzahlung / Abschlag anlegen | Für ein größeres Projekt kannst du echte Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen stellen — also einen eigenen Steuerbeleg vor der Schlussrechnung. Im Menü „Beleg erstellen ▾" gibt es dafür den Eintrag „Projekt", danach wählst du die Belegart Anzahlung oder Abschlag. Anders als beim Ratenkauf (eine Rechnung über die Gesamtsumme) ist jede Anzahlung ein eigener Beleg mit eigener Rechnungsnummer (aus dem normalen RE-Nummernkreis). | §14 Abs. 5 UStG: bei Voraus-/Abschlagszahlungen wird die USt schon mit der Anzahlung fällig (Ist/Vereinnahmung), korrekt getrennt vom Ratenkauf | 🔄 in Vorbereitung, pro Mandant freischaltbar (gebaut, ruht bis zur Freigabe durch den Steuerberater) |
| Weiterführen zur Schlussrechnung (Anzahlungen verrechnen, §14 Abs. 5) | Aus einer ausgestellten Anzahlung/Abschlag erstellst du über das ⋯-Menü „Weiterführen zur Schlussrechnung": Cosmos öffnet die Schlussrechnung über die volle Gesamtleistung und zeigt einen Auswahl-Picker der bereits gestellten Anzahlungen, die verrechnet werden sollen. Die noch zu zahlende Restzahlung errechnet sich automatisch als Gesamt − Summe der gewählten Anzahlungen; die in den Anzahlungen ausgewiesene USt wird 1:1 abgezogen (kein doppelter Steuerausweis). | §14 Abs. 5 S. 2 UStG: in der Schlussrechnung müssen die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallende USt abgesetzt werden | 🔄 in Vorbereitung, pro Mandant freischaltbar |
| Projekt-Zeitleiste | In der Detailansicht einer Projekt-Rechnung zeigt eine Zeitleiste alle Belege, die zu demselben Projekt gehören (Anzahlung → Abschlag → Schlussrechnung) — du siehst auf einen Blick, welche Teilbeträge schon gestellt/verrechnet sind und wie der Projekt-Stand ist. Alle Belege einer Projekt-Klammer teilen sich denselben fortlaufenden RE-Rechnungsnummernkreis. | Übersicht über zusammengehörige Projekt-Belege (Komfort + Nachvollziehbarkeit) | 🔄 in Vorbereitung, pro Mandant freischaltbar |
| eRechnung-Versand (XRechnung 3.0 / ZUGFeRD 2.3) | Rechnungen können als XRechnung-XML oder ZUGFeRD-PDF (PDF mit eingebettetem XML) versendet werden — Pflicht ab 01.01.2028 (>800k Vorjahresumsatz: 01.01.2027). UI: Rechnung öffnen → Buttons „XRechnung" + „ZUGFeRD-PDF". Toggle pro Rechnungssteller in Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller → „E-Rechnungs-Versand". Wichtig: In der E-Rechnung ist die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers Pflichtfeld (elektronische Adresse, BT-34) — ist sie nicht hinterlegt, bricht der Export mit einem Hinweis ab; einmalig unter Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller ergänzen. Anzahlungs-/Schluss-/Teilrechnungen tragen automatisch den korrekten E-Rechnungs-Typ und den Anzahlungs-Abzug (§14 Abs. 5). | Wachstumschancengesetz | ✅ live (Init 3) |
| PDF-Download auf der Online-Rechnung | Öffnet der Kunde den Online-Link seiner Rechnung (…/rechnung/<Token>), kann er sie über den Button „Rechnung herunterladen" (oben rechts) direkt als PDF speichern — dasselbe PDF wie der E-Mail-Anhang. Das PDF wird beim Klick frisch und mit aktuellem Stand (Zahlungsstand/Zahlungsplan) erzeugt; kein Login nötig (der Link-Token genügt). | Der Kunde hat seinen Beleg jederzeit selbst griffbereit, ohne in alten E-Mails zu suchen | ✅ live (2026-06-11; Button umbenannt von „Als PDF herunterladen" 2026-06-12) |
| Zuverlässiges „Geöffnet"-Tracking + Aktivitäts-Verlauf | Klickt der Kunde in der E-Mail auf den Rechnungslink und öffnet die Online-Rechnung, springt der Versand-Status der Rechnung automatisch von „Versendet" auf „Geöffnet" (grün) — in der Rechnungsliste und im Detail-Sheet. Dieser Klick-/Aufruf-Nachweis ist zuverlässiger als das bisherige E-Mail-Pixel (das von vielen Mail-Programmen blockiert wird; es läuft als Zusatz-Signal weiter). Außerdem hat das Detail-Sheet jetzt einen Tab „Verlauf": eine Timeline aller Ereignisse einer Rechnung (erstellt, versendet, geöffnet, als PDF heruntergeladen, Status-Wechsel, Zahlung, Mahnung, exportiert, storniert) mit Zeitpunkt und Auslöser (Kunde / Teammitglied / System). Auch der PDF-Download auf der Online-Rechnung wird protokolliert. | Man sieht endlich verlässlich, ob und wann der Kunde die Rechnung wirklich gesehen/heruntergeladen hat — wichtig für Nachfassen und Mahnungen | ✅ live (2026-06-12) |
| Zahlbeträge im Rechnungs-Verlauf + jede Zahlung wird erfasst | Im Tab „Verlauf" steht bei jeder Zahlung jetzt auch der Betrag (z. B. „Zahlung eingegangen · 1.190,00 €") — ebenso bei Guthaben-Verrechnungen, Rückerstattungen und beim Erstell-Eintrag. Wichtig: Auch eine manuell erfasste Zahlung (Buchhaltung → Zahlungen → „Zahlung erfassen") taucht jetzt als eigener „Zahlung eingegangen"-Eintrag mit Betrag auf — vorher stand dort nur ein nacktes „Status geändert" ohne Summe. Stornierungen erscheinen als roter „Storniert"-Eintrag, eine vollständige Zahlung grün. | Man sieht im Verlauf auf einen Blick, wann wie viel gezahlt wurde — ohne den Betrag woanders nachzuschlagen | ✅ live (2026-06-12) |
| Logo-Platzierung auf der Rechnung (Position + Größe) | Pro Rechnungssteller lässt sich festlegen, wo das Logo oben auf der Rechnung sitzt (Links / Mitte / Rechts) und wie groß es ist (Klein / Mittel / Groß). Die Einstellung wirkt identisch auf das Rechnungs-PDF und die Online-Rechnung (Kunden-Link); im Bearbeiten-Dialog zeigt eine Live-Vorschau sofort, wie es aussieht. Auch PNG-Logos (z. B. mit transparentem Hintergrund) werden jetzt korrekt ins PDF übernommen. UI: Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller bearbeiten → „Logo". Standard = Rechts/Mittel (wie bisher). | Professionelles, einheitliches Außenbild ohne Bastelei | ✅ live (Billing 2.0, 2026-06-11) |
| Gelangensnachweis (innergem. Lieferung §6a) | Bei EU-Auslandsrechnungen (Steuermodus „Innergemeinschaftliche Leistung"): Upload des Belegs, dass die Ware ins andere EU-Land gelangt ist (Spediteursbescheinigung, CMR-Frachtbrief, Empfänger-Bestätigung). UI: Rechnung öffnen → Abschnitt „§6a Innergemeinschaftliche Lieferung" → „Hochladen". Hinweis, falls Nachweis fehlt (nicht-blockierend). | §6a UStG: USt-Freiheit nur mit gültiger Käufer-USt-IdNr. + Gelangensnachweis | 🔄 Init 6A (automatische BZSt-USt-IdNr.-Prüfung folgt als 6B) |
| EPC-QR-Code auf Online-Rechnung | Kunden scannen mit Banking-App + bezahlen | Komfort | heute |
| Aufgeräumte Rechnungs-Detailansicht + „Ansehen"-Link | Das Detail-Panel wurde entschlackt: nur die Kern-Infos stehen sofort sichtbar (Kunde, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zahlungsbedingung jetzt knapp als „X Tage", Steuerregelung, Bezahlt/Offen) — der Rest (Steuerhinweis, Notizen, Erstell-Datum, Zahlungsmodell, Kundenübersicht) klappt unter „Mehr anzeigen" auf. Der Status ist in zwei klar beschriftete Dimensionen getrennt: Zahlung („Zahlung ausstehend"/„Bezahlt"/„Überfällig" …) und Versand („Versendet"/„Geöffnet"/„Nicht versendet"). Die PDF-Vorschau öffnet nicht mehr automatisch (ins ⋯-Menü verschoben). Neuer Button „Ansehen" öffnet die öffentliche Online-Rechnung (…/rechnung/<Token>) in neuem Tab; „Online-Link kopieren" im ⋯-Menü. (Der Tab „Verlauf" selbst kam mit dem Geöffnet-Tracking dazu — siehe Eintrag unten.) UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Rechnung öffnen | Übersichtlicher, schneller erfassbar; die Kunden-Ansicht ist direkt aus der App erreichbar | ✅ live (2026-06-12) |
| Mahnwesen mit Verzugszinsen | 4-Level-System, konfigurierbare Gebühren. Gemahnt werden nur echte offene Forderungen: Stornorechnungen, Gutschriften und Belege mit Betrag ≤ 0 erscheinen nicht in der Mahnliste und werden weder automatisch noch manuell gemahnt (Proforma bleibt mahnbar). | §286 BGB (Verzug) | heute |
| Manueller Mahn-Versand + manuelle Zahlungserfassung | Solange kein Bankabgleich Zahlungseingänge automatisch erkennt, läuft das Mahnwesen manuell: Im Mahnwesen verschickt „Senden" die nächste Stufe (Zahlungserinnerung → 1./2./Letzte Mahnung) gezielt für eine Rechnung oder eine einzelne Rate — ein Bestätigungs-Dialog zeigt vorab Empfänger, Stufe, Mahngebühr, Verzugszins und Gesamtforderung. „Zahlung erfassen" bucht einen Zahlungseingang (Betrag, Datum, Art, Verwendungszweck) als echte Zahlung (of_payments), unterstützt Teilzahlungen und Raten (Modell B); bei Vollzahlung wird die Rechnung bezahlt und die Mahnung beendet. Ein Banner erklärt den manuellen Betrieb. Die automatische Tages-Cron bleibt deaktiviert (Schalter „Automatische Mahnungen" aus), bis die Bankverbindung steht. | §286/§288 BGB: keine unberechtigte Mahnung/Gebühr an bereits zahlende Kunden; GoBD: nachvollziehbare Zahlungsbuchung statt stillem Status-Flip | ✅ live (2026-06-24) |
| Inkasso-Übergabe + CSV-Export | Rechnung als „An Inkasso übergeben" markieren (Aktennummer optional). Mahn-Cron überspringt automatisch. Bulk-CSV-Export mit Schuldner-Daten + Rechnungsbetrag + Verzug für Anwalt/Inkasso-Agentur. Rückgabe jederzeit möglich. | §286 BGB (Verzug → externe Beitreibung) | ✅ live |
| Auto-Projekt nach Angebotsannahme | Sobald ein Kunde ein Angebot online signiert (accepted_at gesetzt), wird automatisch ein Projekt-Datensatz in /projekte erzeugt — Übergabe-Punkt von Vertrieb an Projektmanagement | Workflow-Komfort | ✅ live |
| Auto-Kunde bei Angebotsannahme | Wird ein Angebot angenommen, das nur an einem Lead hängt (noch kein Kunde), legt Cosmos automatisch einen Kunden an — bzw. verknüpft einen bereits passenden (gleiche E-Mail/Firma). Der neue Kunde erscheint sofort in der Kundenliste und am Projekt; kein manuelles „Lead in Kunde umwandeln" mehr nötig. Greift auch bei der Sofort-Unterschrift vor Ort. | Lückenlose Übergabe Vertrieb → Kunde/Projekt ohne Handarbeit | ✅ live (2026-07-03) |
| Ratenplan-Timing + Auto-Versand | Wiederkehrende (Teil-)Rechnungen werden frühestens (Zahlungsfrist + Vorlauf-Puffer, Standard 3 Tage) vor Fälligkeit erzeugt — Schluss mit verfrühten, zukunfts-datierten Folgeraten. Optional: automatischer E-Mail-Versand an den Kunden direkt nach Erstellung (sonst manuell nach Prüfung). UI: Einstellungen → Buchhaltung → „Rechnungsversand & Ratenplan-Timing" | Korrekte Belegdatierung (GoBD) + Komfort | ✅ live |
| Versand über eigenes Postfach (nicht Google) | Rechnungen und Angebote können auch über ein angebundenes IMAP-Postfach (z.B. Strato, IONOS, All-Inkl, eigene Domain) versendet werden. Voraussetzung: das Postfach ist unter Einstellungen → E-Mail-Konten → „Anderes Postfach verbinden" angebunden (Tenant-Feature, durch Cosmos freigeschaltet). Gesendete Mails landen automatisch auch im „Gesendet"-Ordner des Postfachs — sichtbar im Webmail/Outlook. | Unabhängigkeit von Google Workspace; eigene Firmendomäne als Absender | 🔄 wip (Phase 2 live) |
| Standard-Anhänge an Angebots-Mails (AGB & Co.) | Unter Angebote → Einstellungen → „Angebots-Anhänge" lädt der Manager PDFs hoch (z. B. AGB, Datenschutzerklärung, Widerrufsbelehrung). Dokumente mit Schalter „Automatisch" hängen ab sofort an jeder Angebots-E-Mail — ohne Zutun des Versenders; die übrigen lassen sich im Versand-Dialog je Angebot per Häkchen zuwählen. Der Versand-Dialog zeigt vor dem Senden, welche Anhänge mitgehen. Kann ein automatischer Anhang nicht geladen werden, bricht der Versand mit Fehlermeldung ab, statt das Angebot ohne AGB rauszuschicken. | Pflicht-Dokumente (AGB-Einbeziehung, Widerrufsbelehrung) sind zuverlässig bei jedem Angebot dabei — keine vergessenen Anhänge | ✅ live (2026-07-03) |
| Rechnungsliste filtern, sortieren & Ansichten speichern | Die Rechnungsliste hat eine ausgebaute Filterleiste. Über „Filter" grenzt du ein nach: Status als Mehrfach-Checkliste (offen, überfällig, teilbezahlt, bezahlt, Entwurf, storniert — frei kombinierbar; so blendest du stornierte Rechnungen gezielt ein oder aus), Zeitraum als Von–Bis-Auswahl in einem Kalender, wahlweise auf Rechnungs- oder Fälligkeitsdatum (plus Schnellwahl „Dieser Monat / Letzter Monat / Dieses Quartal / Dieses Jahr"), Betrag von–bis und Tags; dazu die Freitext-Suche nach Kunde/Nummer. Gesetzte Filter erscheinen als entfernbare Chips mit „Alle zurücksetzen". Sortieren per Klick auf die Spaltenköpfe (Nummer, Kunde, Betrag, Status, Fälligkeit). Die zuletzt genutzten Filter werden pro Nutzer gemerkt und stehen in der URL (teilbarer Link, Browser-Zurück). Häufige Kombinationen lassen sich über „Ansichten" als benannte, private Ansicht speichern und mit einem Klick wieder laden. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → „Filter" / „Ansichten" | Vorteil: große Rechnungsbestände in Sekunden eingrenzen (z. B. „überfällige > 1.000 €", „stornierte im laufenden Quartal") ohne Excel-Export | ✅ live (2026-06-15) |
| Ratenpläne filtern, sortieren & Ansichten speichern | Der Tab „Ratenpläne" (Ratenkäufe & Abos) hat dieselbe ausgebaute Filterleiste wie die Rechnungsliste. Über „Filter" grenzt du ein nach: Status als Mehrfach-Checkliste (Aktiv, Pausiert, Entwurf, Abgeschlossen, In Rechnung überführt, Storniert — frei kombinierbar), Zeitraum als Von–Bis-Kalender wahlweise auf Start-, End- oder nächstes Fälligkeitsdatum (plus Schnellwahl Monat/Quartal/Jahr) und Vertragswert von–bis; dazu die Freitext-Suche nach Kunde/Titel. Aktive Filter erscheinen als entfernbare Chips mit „Alle zurücksetzen", der Schalter „Ratenkauf / Abos" bleibt als Schnellfilter. Sortieren per Klick auf die Spaltenköpfe (Titel, Kunde, Status, Nächste, Vertragswert). Filter werden pro Nutzer gemerkt, stehen in der URL (teilbarer Link) und lassen sich über „Ansichten" als benannte, private Ansicht speichern. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Tab „Ratenpläne" → „Filter" / „Ansichten" | Vorteil: laufende Ratenkäufe gezielt überblicken (z. B. „pausierte mit Vertragswert > 5.000 €", „im nächsten Monat fällige") ohne manuelles Durchscrollen | ✅ live (2026-06-15) |
| Textvorlagen per Sidesheet (Zahlungsbedingung & Nachbemerkung) | Beim Anlegen/Bearbeiten einer Rechnung öffnet das Listen-Icon (drei Striche) rechts neben Zahlungsbedingung bzw. Hinweis/Nachbemerkung ein rechtes Auswahl-Panel: alle hinterlegten Vorlagen als Karten mit Vorschautext und „Standard"-Markierung; die aktuell gewählte ist hervorgehoben. Ein Klick übernimmt den Text sofort (die Nachbemerkung bleibt danach frei editierbar). Gibt es noch keine Vorlagen, erscheint ein Hinweis, wo man sie anlegt. Das bisherige kleine Dropdown bleibt als Schnellauswahl daneben erhalten. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Beleg erstellen → Zahlungsbedingung bzw. Hinweis → Listen-Icon | Komfort: vordefinierte Texte schnell und einheitlich übernehmen statt abtippen — mit Vorschau vor der Übernahme | ✅ live (2026-06-19) |
| Neukundenname wird beim Anlegen übernommen | Tippt man im Rechnungsdialog einen Kundennamen, der noch nicht existiert, und klickt auf „Neuen Kunden anlegen", wird der eingegebene Name automatisch ins Neukunden-Formular übernommen — als Firmenname und, falls es ein Personenname ist, aufgeteilt in Vor- und Nachname. Beim Umschalten zwischen „Gewerblich" und „Privatkunde" sind die passenden Felder bereits gefüllt. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Beleg erstellen → Kunde tippen → „Neuen Kunden anlegen" | Kein doppeltes Eintippen des Namens; schnellere Neukundenanlage direkt im Rechnungsfluss | ✅ live (2026-07-02) |
| Neues Produkt direkt aus der Rechnungsposition (Zentralprodukt) | In einer Rechnungsposition öffnet das Feld „Bezeichnung" eine Vorschlagsliste aus dem Produktkatalog. Findet sich das gewünschte Produkt nicht, legt „Neues Produkt anlegen" es direkt hier an (Name, Preis, Einheit). Mit dem Häkchen „Zentralprodukt" wird es dauerhaft in den Produktkatalog übernommen und ist künftig in jeder Rechnung und jedem Angebot wiederverwendbar; ohne Häkchen gilt der Name nur für diese eine Rechnung. Neu angelegte Zentralprodukte landen zunächst unter „Ohne Kategorie" und lassen sich später im Produktkatalog einsortieren. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Beleg erstellen → Position → Bezeichnung → „Neues Produkt anlegen" | Produktpflege ohne Kontextwechsel; wiederkehrende Leistungen einmalig anlegen und immer wiederverwenden | ✅ live (2026-07-02) |
| „Steuerfall" heißt jetzt „Steuerregelung" | Das Auswahlfeld für die steuerliche Behandlung einer Rechnung (Regelbesteuerung, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Leistung, Kleinunternehmer §19 …) wurde von „Steuerfall" in „Steuerregelung" umbenannt und im Rechnungsdialog direkt neben die Zahlungsart gestellt. Die Auswahlmöglichkeiten selbst sind unverändert. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Beleg erstellen → „Steuerregelung" | Verständlichere Bezeichnung; steuerliche und Zahlungs-Einstellung stehen beieinander | ✅ live (2026-07-02) |
| Datumsart wählbar + Zwei-Monats-Kalender | Beim Anlegen/Bearbeiten einer Rechnung wählst du oben die Art der Datumsangabe: Kein Lieferdatum, Lieferdatum, Leistungsdatum (je ein Tag) oder Liefer-/Leistungszeitraum (von–bis). Bei einem Zeitraum öffnet ein Kalender mit zwei Monaten nebeneinander zum bequemen Aufziehen des Zeitraums (auf dem Handy untereinander). Die gewählte Art bestimmt die Beschriftung auf dem Rechnungs-PDF (z. B. „Leistungsdatum" statt „Leistungszeitraum"); „Kein Lieferdatum" blendet die Zeile aus. Die steuerlichen Pflicht-Leistungsdaten (§13 UStG) bleiben unberührt. UI: Beleg erstellen → Abschnitt „Datumsangabe" | §14 UStG (korrekte Datumsbezeichnung) + Komfort/weniger Klicks beim Zeitraum | ✅ live (2026-06-19) |
| Aufgeräumter Rechnungs-Kopf im Lexware-Stil | Der obere Bereich beim Anlegen/Bearbeiten einer Rechnung ist klarer und vertrauter (Lexware-ähnlich): Kunde wird über ein Such-Feld gewählt — schon beim Tippen öffnet eine Trefferliste (oder „Neuen Kunden anlegen"); die Rechnungsadresse (Straße, PLZ, Ort, Land) steht offen sichtbar darunter und ist direkt editierbar. Das separate Fälligkeitsdatum-Feld entfällt — die Fälligkeit ergibt sich automatisch aus der Zahlungsbedingung (z. B. „Zahlung innerhalb von 7 Tagen"). Die Datumsangabe (Liefer-/Leistungszeitraum) sitzt jetzt kompakt oben rechts unter der Zahlungsbedingung. Bei den Positionen öffnet ein Klick ins Feld „Bezeichnung" direkt die Artikel-/Produktliste (Tippen filtert, Auswahl füllt Preis & Einheit), und die Einheit steht jetzt direkt in der Positionszeile. UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege → Beleg erstellen | Schneller und vertrauter zu bedienen, weniger Klicks, kein redundantes Fälligkeitsdatum mehr (Mahnwesen rechnet weiter korrekt) | ✅ live (2026-06-19) |
1a. Umsatz-Aufschlüsselung (Reporting)
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Umsatz nach Tag / Leistung / Franchise | Eine Reporting-Seite zeigt deinen Netto-Umsatz (Summe der Rechnungs-Nettobeträge, ohne Entwürfe und Stornos) und teilt ihn nach einer wählbaren Dimension auf: Tag = die frei vergebenen Rechnungs-Tags (du labelst Rechnungen z. B. mit deinem Standort/deiner Niederlassung — siehe „Rechnungen taggen" unten), Leistung = Produkt/Leistung der einzelnen Rechnungspositionen (Aufschlüsselung auf Positions-Ebene), Franchise = Rechnungssteller (Firma, die die Rechnung ausstellt). Ein Umschalter wechselt zwischen den Dimensionen, ein zweiter wählt den Zeitraum (Monat / Quartal / Halbjahr / Jahr / Gesamt) — bei Monat/Quartal/Halbjahr/Jahr blätterst du mit ◀ ▶ durch die Perioden (z. B. „Juni 2026", „Q2 2026", „H1 2026"). Jede Gruppe zeigt Umsatzsumme, Anteil in % und Anzahl und lässt sich bis zu den Einzelposten aufklappen. UI: Buchhaltung → Umsatz (/accounting/revenue) | Vorteil: schneller Überblick, welche Standorte/Leistungen/Gesellschaften wie viel Umsatz bringen — ohne Export nach Excel | ✅ live (Jakobs A5.2, 2026-06-11) |
| Rechnungen taggen | Rechnungen lassen sich mit frei wählbaren Tags versehen (z. B. Standort/Niederlassung, beliebig nutzbar). Bereits verwendete Tags des Mandanten erscheinen in einer Auswahlliste; neue legst du direkt im selben Feld an. Einzeln im Rechnungs-Detail (Abschnitt „Tags": Tag aus der Liste wählen oder neuen tippen → „Neuen Tag anlegen") oder als Massenaktion: in der Rechnungsliste mehrere Rechnungen markieren → „Tag setzen" → Tags wählen/anlegen → „Anwenden". Die „Nach Tag"-Aufschlüsselung gruppiert nach diesen Tags; ungetaggte Rechnungen erscheinen unter „Ohne Tag". UI: Buchhaltung → Ausgangsbelege | Vorteil: flexible Standort-/Bereichs-Zuordnung ohne starres Pflichtfeld | ✅ live (Jakobs A5.2, 2026-06-11) |
Hinweis: Die Zahlen stammen aus den Cosmos-eigenen Ausgangsrechnungen (
of_invoices), nicht aus Lexware Office. Sie können daher von der Lexware-Finanzübersicht (Menü „Finanzen", siehe 3b) abweichen, wenn nicht alle Belege in beiden Systemen identisch geführt werden. Eine Rechnung mit mehreren Tags zählt in der „Nach Tag"-Ansicht in jeder getaggten Gruppe.
1b. Summen-/Saldenliste (Auswertung aus dem Hauptbuch)
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Summen-/Saldenliste (Kontenübersicht) | Zeigt für einen frei wählbaren Von-Bis-Monatsbereich alle bebuchten Konten aus dem zentralen Hauptbuch (Doppik) — je Konto Anfangssaldo (Summe aller Buchungen vor dem Zeitraum), Soll- und Haben-Bewegung im Zeitraum und Endsaldo. Die Konten sind nach Kontenklasse gruppiert (mit Zwischensummen), die Fußzeile zeigt die Prüfsumme (Σ Soll = Σ Haben — grüner Haken, wenn die Bücher ausgeglichen sind). Ein CSV-Export (deutsches Excel-Format) gibt die Liste an den Steuerberater. Anders als die BWA im Menü „Finanzen" (Lexware-Schätzdaten) stammen diese Zahlen aus der prüfungsfesten Buchhaltungs-Wahrheit. UI: Buchhaltung → Auswertungen (/accounting/reports) | Vorteil: der Standard-Kontrollblick jeder Buchhaltung direkt aus dem Hauptbuch — ohne Export, immer konsistent mit USt-VA & Co. | ✅ live (Doppik Phase 3a, 2026-07-03) |
Hinweis: BWA/GuV/EÜR aus dem Hauptbuch kommen in Phase 3b.
1c. Kontoauszug pro Konto (Auswertung aus dem Hauptbuch)
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Kontoauszug (Kontenblatt) | Zeigt für ein einzelnes Konto alle Einzelbuchungen eines frei wählbaren Von-Bis-Monatsbereichs — chronologisch, mit einer Saldovortrag-Zeile zu Beginn (Anfangssaldo aus allen Buchungen vor dem Zeitraum) und einem laufenden Saldo nach jeder Buchung. Je Zeile: Datum, Buchungsnummer, Beleg/Buchungstext, Gegenkonto (bei einfachen Zwei-Konten-Buchungen; bei aufgeteilten Buchungen „DIVERSE"), Soll, Haben und der fortgeschriebene Saldo. Das Konto wählst du oben aus der Liste — oder du klickst in der Summen-/Saldenliste direkt auf eine Kontozeile und landest im passenden Kontoauszug (der Zeitraum wird mitgenommen). Ein Klick auf eine Buchungszeile öffnet den vollständigen Buchungssatz (alle Soll-/Haben-Zeilen des Vorgangs) in einem Seiten-Panel. CSV-Export wie bei der Saldenliste. Zwischen „Summen-/Saldenliste" und „Kontoauszug" schaltest du oben über den Ansichts-Umschalter um. UI: Buchhaltung → Auswertungen (/accounting/reports) → „Kontoauszug" | Vorteil: das klassische Kontenblatt (wie in Lexware/DATEV) direkt aus dem prüfungsfesten Hauptbuch — jede einzelne Buchung eines Kontos mit fortlaufendem Saldo nachvollziehbar, inklusive Storno-Zeilen (GoBD-Korrektur-Trail) | ✅ live (Doppik Phase 3a, 2026-07-03) |
2. Eingangsrechnungen verarbeiten
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Belege-Arbeitsbereich (3-Zonen-Ansicht) | Alle Eingangsbelege auf einem Bildschirm abarbeiten — wie bei Lexware, aber ohne jeden Beleg einzeln zu öffnen: links Status-Schnellfilter mit Live-Zählern (Zu prüfen / Überfällig / Entwürfe / Teilbezahlt / Gebucht / Bezahlt / Storniert), Mitte die durchsuchbare Belegliste (Name / Belegnummer / Betrag, sortierbar), rechts der gewählte Beleg mit direkt eingebetteter Vorschau (PDF/Foto im Fenster, nie ein neuer Browser-Tab; Vergrößern als Overlay), editierbaren Belegdaten, Verbuchung und Buchen. Mit ↑/↓ blätterst du durch alle Belege ohne Maus. | Spart Klicks beim Monats-Stapel (Kunden-Call M. Hildt: „das im besten Fall in EINER Ansicht"); OCR-Felder sind hier direkt korrigierbar (nach dem Buchen nur noch Fälligkeit/Kontierung, GoBD) | ✅ 2026-06-11 |
| Belegerfassung wie Lexware (Art, Status, „Speichern & nächster") | Im Beleg-Detail oben ein Ausgabe/Einnahme-Umschalter (vor dem Buchen änderbar, danach GoBD-gesperrt) und — für noch nicht gebuchte Belege — ein Status-Umschalter (Entwurf ↔ Zu prüfen). Unten ein Button „Speichern & nächster", der offene Änderungen sichert und direkt zum nächsten Beleg springt (mit ↑/↓ blätterst du weiterhin ohne Maus). | Vertrautes Lexware-Erfassungs-Layout; zügiges Durcharbeiten des Monats-Stapels | ✅ 2026-06-26 |
| Automatisches Speichern + Rückgängig | Du musst nicht mehr auf „Speichern" klicken: Sobald du ein Feld änderst und es verlässt (woanders hinklicken oder Tab), wird die Änderung automatisch gesichert — oben im Beleg-Kopf erscheint kurz „Speichert… → Gespeichert ✓". Lieferant, Art und Status speichern sofort beim Umschalten. Vertippt? Ein Rückgängig-Pfeil (↩) im Kopf nimmt die letzten bis zu 5 Änderungen Schritt für Schritt zurück. Das Buchen wird dabei nie rückgängig gemacht, und gebuchte Belege bleiben (GoBD) gesperrt — nur Fälligkeit und Kontierung sind dann noch änderbar. | Kein vergessenes Speichern mehr, weniger Klicks; Tippfehler schnell zurücknehmen — wie in modernen Tools | ✅ 2026-06-26 |
| Eingangsbelege filtern, sortieren & Ansichten speichern + zügig abarbeiten | Der Belege-Arbeitsbereich hat dieselbe ausgebaute Filterleiste wie die Rechnungsliste. Die linke Status-Leiste ist jetzt Mehrfachauswahl (z. B. „Zu prüfen" und „Überfällig" zusammen; die Zähler passen sich den übrigen Filtern an). Über „Filter" grenzt du zusätzlich ein nach: Lieferant, Kategorie (Ausgabe / Einnahme / -minderung), Quelle (Upload / E-Mail / XRechnung / ZUGFeRD / …), Vorsteuer (§14: abziehbar / nicht abziehbar), Zeitraum wahlweise auf Beleg-, Fälligkeits- oder Leistungsdatum (plus Schnellwahl Monat/Quartal/Jahr) und Bruttobetrag von–bis; dazu die Freitext-Suche. Aktive Filter erscheinen als entfernbare Chips mit „Alle zurücksetzen", werden pro Nutzer gemerkt, stehen in der URL (teilbarer Link) und lassen sich über „Ansichten" als benannte, private Ansicht speichern. Das Beleg-Detail ist auf schnelles Abarbeiten getrimmt: Compliance-Hinweise als kompakter Streifen, einklappbare Abschnitte (Belegdaten / Kontierung / Protokoll — offen/zu wird gemerkt), und nach „Buchen" springt Cosmos automatisch zum nächsten Beleg. UI: Buchhaltung → Eingangsrechnungen → „Filter" / „Ansichten" | Vorteil: den Monats-Stapel in Sekunden eingrenzen (z. B. „offene Belege eines Lieferanten > 1.000 €", „nicht-abziehbare im laufenden Quartal") und ohne Maus zügig durchbuchen | ✅ live (2026-06-15) |
| Belege löschen — einzeln & als Stapel (mit Sicherheitsabfrage) | Falsch hochgeladene, doppelte oder Test-Belege entfernst du jetzt direkt: im geöffneten Beleg über das „⋯"-Menü → „Beleg löschen" (mit Bestätigungsdialog statt Sofort-Löschung), oder mehrere auf einmal — in der Liste ankreuzen (oder „Alle auswählen") und oben „Löschen". Es lassen sich nur noch nicht gebuchte Belege löschen (Entwürfe und hochgeladene „Zu prüfen"-Belege, inkl. ZUGFeRD); die hochgeladene Originaldatei wird mitentfernt. Gebuchte Belege bleiben (GoBD) gesperrt — sie lassen sich nur per Storno rückgängig machen; markierst du gebuchte mit, werden sie beim Sammel-Löschen automatisch übersprungen. UI: Buchhaltung → Eingangsbelege | Aufräumen ohne Steuerberater; Bestätigung verhindert versehentliches Löschen, GoBD schützt gebuchte Belege | ✅ 2026-06-16 |
| Gebuchten Beleg stornieren (GoBD-Gegenbuchung, §17) | Gebuchte Belege lassen sich nicht löschen (GoBD-Unveränderbarkeit). Stattdessen legst du über „⋯" → „Stornieren" eine Gegenbuchung an, die den Beleg neutralisiert — Original und Storno bleiben erhalten, sind als „Storniert" markiert und gegenseitig verknüpft (anklickbarer Hinweis „Storniert durch …" / „Stornorechnung zu …"). Im Dialog wählst du den Grund, der die steuerliche Periode der Vorsteuer-Korrektur bestimmt: „Falsch/doppelt gebucht" → Korrektur in der Ursprungsperiode (bei bereits abgegebener USt-Voranmeldung ggf. berichtigen); „Nachträgliche Minderung/Gutschrift (§14c/§17 UStG)" → Korrektur in der laufenden Periode. Die gezogene Vorsteuer wird in der USt-Voranmeldung korrekt zurückgedreht, und der stornierte Beleg blockiert die USt-VA-Freigabe nicht mehr. UI: Buchhaltung → Eingangsbelege → gebuchten Beleg öffnen → „⋯" → „Stornieren" | §15/§17 UStG (Vorsteuer-Korrektur) + GoBD (Gegenbuchung statt Löschen) | ✅ 2026-06-16 |
| Manueller PDF-/Foto-/XML-Upload (eine Ablage, auch mehrere Dateien) | Du lädst Lieferantenbelege in ein einziges Feld — egal ob PDF, Foto (JPG, PNG, WebP, HEIC/iPhone → automatisch JPG) oder XRechnung/ZUGFeRD-XML; du musst den Dateityp nicht vorher wissen, Cosmos erkennt ihn pro Datei. Drag & Drop oder Mehrfachauswahl; jede Datei hat ihren eigenen Status, schlägt eine fehl laufen die anderen weiter („Erneut versuchen"). Die Felder werden automatisch erkannt (siehe „Automatische Datenerkennung" unten — strukturiert zuerst, KI nur als Fallback) | GoBD-Belegerfassung; weniger Bedien-Schritte (vorher zwei getrennte Reiter) | Sprint 2 · Multi-Upload + HEIC ✅ 2026-06-11 · eine Drop-Zone ✅ 2026-06-11 |
| eRechnungs-Empfang (XML-Parser) | Cosmos versteht XRechnung / ZUGFeRD und liest Felder automatisch — auch wenn das XML im PDF eingebettet ist (ZUGFeRD/Factur-X-Hybrid): Cosmos zieht es direkt aus dem hochgeladenen PDF und liest die Felder exakt, kostenlos und ohne KI aus. | Empfangspflicht seit 01.01.2025 für alle B2B-Unternehmen | Sprint 2 · eingebettetes PDF-XML ✅ 2026-06-15 |
| Automatische Datenerkennung (Kaskade: strukturiert → Text → KI) | Beim Upload wählt Cosmos pro Datei automatisch die günstigste Methode und nimmt KI nur, wenn nötig: (1) eingebettetes ZUGFeRD/Factur-X-XML im PDF (exakt, gratis), (2) sonst die PDF-Textebene per deutscher Muster-Erkennung (Rechnungsnummer, Datum, Netto/MwSt/Brutto, USt-IdNr — gratis), (3) erst bei reinen Scans/Fotos die KI. Konnte gar nichts ausgelesen werden, sagt Cosmos das ehrlich („Konnte nicht automatisch ausgelesen werden — bitte ergänzen") statt eine 0,00-€-Rechnung vorzutäuschen. In der Belegliste/Detailansicht steht, woher die Daten stammen (ZUGFeRD-XML / Text erkannt / KI erkannt). Die Textebene-Erkennung ist layout-fest: Beträge landen im richtigen Feld (Netto/USt/Brutto werden über die Beschriftung statt über die Position erkannt und gegengerechnet netto+ust=brutto), das Belegdatum ist das echte Rechnungsdatum (nicht „heute"), und der Leistungszeitraum (vom … bis …) wird übernommen; ein unbekanntes Datum bleibt leer statt falsch befüllt. Zusätzlich wird ein kurzer Verwendungszweck und — wenn erkennbar — die Rechnungspositionen ausgelesen und gespeichert; das ist der fachliche Kontext für die treffsicheren Kontierungs-Vorschläge. | Wenig Tippen + niedrige Kosten (KI nur als Ausweg); behebt den Fehler, dass PDFs nie ausgelesen wurden bzw. Beträge/Daten falsch übernommen wurden | ✅ 2026-06-15 · Verwendungszweck/Positionen 2026-06-26 |
| Rechnungssteller (Lieferant) im Beleg setzen / neu anlegen | Im geöffneten Beleg wählst du unter „Belegdaten" den Rechnungssteller aus einer durchsuchbaren Liste oder legst ihn per „Neuen Lieferanten anlegen" (Name + USt-IdNr./Steuernummer) an. Das Anlege-Formular klappt jetzt direkt neben der Rechnung inline auf (an Ort und Stelle am Rechnungssteller-Feld) — kein überlagerndes Fenster mehr, das den Beleg verdeckt: So siehst du die Rechnung links und die Felder rechts gleichzeitig und kannst die automatisch erkannten Daten (Name, USt-IdNr., IBAN — am Feld mit „· aus Beleg" markiert) direkt mit dem Dokument abgleichen, bevor du bestätigst. Erkennt Cosmos den Firmennamen aus der Rechnung, ist er schon vorausgefüllt. Fehlt der Lieferant, weist der §14-Hinweis in verständlichen Worten darauf hin („Rechnungssteller (Lieferant)") statt mit einem technischen Kürzel. | §14 UStG verlangt den vollständigen Rechnungssteller (Name + USt-IdNr./Steuernr.) für den Vorsteuerabzug | ✅ 2026-06-17 |
| Lieferant einmal bestätigen, dann automatisch zuordnen (Gedächtnis) | Erkennt Cosmos einen neuen Lieferanten, wird er zur Sicherheit nicht automatisch gespeichert: Du bekommst im Beleg einen Hinweis „Neuer Lieferant erkannt — Anlegen & zuordnen" und bestätigst ihn mit einem Klick. Ab dann erkennt Cosmos denselben Lieferanten bei künftigen Rechnungen automatisch wieder (über USt-IdNr., IBAN, E-Mail-Domain oder Namen) und ordnet ihn zu — ohne erneutes Tippen. Die eigene Firma (Rechnungsempfänger) wird dabei nie versehentlich als Lieferant eingetragen. | Verlässliche Wiedererkennung wiederkehrender Lieferanten; keine falschen oder doppelten Lieferanten-Einträge | ✅ 2026-06-15 |
| Auslands- & Reverse-Charge-Rechnungen korrekt | Auch englische/ausländische Rechnungen (z. B. von EU-Anbietern) werden korrekt verarbeitet: Cosmos liest internationale USt-IdNrn (z. B. SI…, IE…), erkennt englische Beschriftungen (Subtotal/VAT/Total) und Reverse-Charge („Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" / „reverse charge" / „place of supply") — dann steht USt korrekt auf 0 € und Netto = Brutto. Fremdwährungs-Rechnungen werden markiert (gebucht wird in EUR). Vor dem Buchen prüft Cosmos, dass Netto + USt = Brutto ergibt, und blockiert das Buchen, solange Lieferant oder Beträge nicht stimmen. | Reverse-Charge (§13b UStG) richtig verbuchen; keine falschen Beträge ins Buchwerk | ✅ 2026-06-15 |
| Belegübertragung per E-Mail (zwei Adressen pro Firma) | Jede Firma bekommt zwei feste, wiedererkennbare Belege-Adressen: eingang.<firma>-<code>@belege.cosmos.partner.ki (Lieferantenrechnungen → automatisch Eingangsrechnungs-Entwurf) und ausgang.<firma>-<code>@… (extern erstellte Rechnungen wie Amazon/Stripe → als Ausgangsbeleg archiviert + dem Kunden zugeordnet). Du leitest aus deinem Postfach weiter (Schritt-für-Schritt für Gmail/Outlook/iCloud/Andere) oder gibst die Adresse direkt an Lieferanten. Ein kurzer Zufalls-Code in der Adresse verhindert, dass Fremde sie erraten. Sicher voreingestellt: unbekannte Absender landen erst in der Quarantäne und werden mit einem Klick freigegeben („Absender immer erlauben") — bekannte laufen automatisch durch. Bestätigungs-Codes (z. B. von Gmail beim Einrichten der Weiterleitung) erscheinen unter „Letzte eingegangene Belege". Roh-Mail + Anhänge werden GoBD-konform unveränderbar archiviert. Klickpfad: Einstellungen → Belegübertragung. | Auto-Belegerfassung wie BuchhaltungsButler/Candis; E-Rechnungs-Empfangspflicht seit 2025; GoBD-Archivierung | ✅ B1a (Cloudflare Email Routing + inbound-email-webhook) |
| Belegsender informieren, Fehler-Alerts & Tagesübersicht | Drei Komfort-Funktionen rund um die Belegübertragung: (1) Belegsender informieren — neben jedem freigegebenen Absender ein Button „Informieren", der dem Lieferanten eine gebrandete E-Mail (mit deinem Logo/Firmennamen, damit sie nicht wie Phishing wirkt) mit deiner Eingangs-Adresse schickt („ab sofort hierhin senden"); danach steht „✓ informiert". (2) Fehler-Benachrichtigung — landet eine Mail in Quarantäne oder schlägt die Verarbeitung fehl, bekommen die Manager sofort eine Benachrichtigung in Cosmos (Glocke oben rechts), ein Klick führt direkt zur Belegübertragung. (3) Tägliche Zusammenfassung — optional (Schalter unter „Benachrichtigungen") eine E-Mail 1×/Tag mit allen neuen Belegen an die Manager. Klickpfad: Einstellungen → Belegübertragung. | Lexware-Parität (Belegempfang) + „kein stiller Verlust" aktiv abgesichert; Lieferanten-Onboarding ohne Nachfassen | ✅ B1c |
| Belege-Adresse selbst wählen | Statt des automatisch vergebenen Codes (eingang.firma-7f3a@…) kannst du den Namen vor dem @ selbst bestimmen — sauber und einprägsam wie eingang.mueller-gmbh@belege.cosmos.partner.ki. Der gewählte Name gilt für beide Adressen (Eingang und Ausgang). Im Dialog wird dir direkt ein freier Vorschlag aus deinem Firmennamen angeboten, und du siehst sofort, ob der Name noch verfügbar ist. Beim ersten Öffnen der Belegübertragung wirst du direkt durch einen kurzen Einrichtungs-Schritt geführt (Adresse wählen — ein Vorschlag aus deinem Firmennamen ist schon eingetragen); erst nach Bestätigung erscheinen die fertigen Adressen + Weiterleitungs-Anleitung. Wichtig: deine bisherige Adresse bleibt nach einem späteren Wechsel weiterhin gültig — bereits eingerichtete Weiterleitungen und Lieferanten gehen nicht verloren; auf Wunsch informierst du deine Belegsender mit einem Klick über die neue Adresse. Klickpfad: Einstellungen → Belegübertragung (Erst-Einrichtung) bzw. → „Adresse anpassen" (später ändern). | Lexware-Parität (frei wählbare Belegempfang-Adresse), aber mit getrenntem Eingang/Ausgang + verlustfreiem Umzug der alten Adresse | ✅ B1c++ |
| GetMyInvoices-Anbindung | Lieferanten-Portal-Pull mit Tag-basiertem Tenant-Mapping | Auto-Belegerfassung | Sprint 4 |
| Vorsteuerabzugs-Prüfung | System markiert pro Rechnung „Vorsteuer abzugsfähig: ja / nein" basierend auf §14-Vollständigkeit | §15 UStG (Vorsteuerabzug nur bei vollständiger Rechnung) | Sprint 2 |
| Buchungskonto pro Eingangsrechnung (SKR03 / SKR04) | In jeder Eingangsrechnung wählst du das Buchungskonto aus deinem Kontenrahmen — wie bei Lexware mit Vorschlägen zuerst (zuletzt bei diesem Lieferanten verwendet, häufig verwendet, Standard-Konten) und Suche über Nummer oder Name. Klickpfad: Buchhaltung → Eingangsrechnungen → Rechnung öffnen → „Verbuchung / Konten". Auch nach dem Buchen korrigierbar (Umbuchung ist keine Belegänderung). | DATEV-/Steuerberater-Übergabe; schnelle Kontierung im Tagesgeschäft | ✅ 2026-06-11 |
| KI-Kontierung pro Rechnung (treffsicher statt allgemein) | Button „KI" neben dem Konto-Picker: Die KI schaut sich genau diese Rechnung an — inklusive Verwendungszweck und Rechnungspositionen (z. B. „Webhosting", „Software-Lizenz"), nicht nur Lieferant + Beträge — und schlägt bis zu 3 fachlich passende, möglichst spezifische Konten vor (kein pauschales „Sonstige Aufwendungen", wenn ein konkretes Konto passt). Sie darf aus dem gesamten Kontenrahmen wählen, auch aus noch nicht aktivierten Konten (Markierung „wird aktiviert") — beim Übernehmen wird das Konto automatisch in deinen Kontenrahmen aufgenommen. Vorschläge mit Begründung + Konfidenz; nichts wird ohne Klick zugeordnet. | Endlich treffende statt generischer Vorschläge (z. B. Strato-Hosting → Software/EDV statt „Bürobedarf"); geht über Lexwares feste Liste hinaus | ✅ 2026-06-11 · treffsicher 2026-06-26 |
| Treffsichere Kategoriesuche (Sidebar, wie Lexware) | Neben dem Konto-Picker öffnet „Kategorien" eine Seitenleiste mit den gängigsten Konten in funktionale Bereiche gruppiert (EDV & Software, Telekommunikation & Internet, Fahrzeugkosten, Reisekosten, Raumkosten, Beratung & Recht, Werbung …) — und zu jedem Konto eine kurze Erklärung, wofür es gedacht ist (genau wie in Lexware). Die Liste ist kontextabhängig: bei einer Ausgabe erscheinen Aufwands-/Anlagekonten, bei einer Einnahme Ertragskonten. Die Suche oben durchsucht den GESAMTEN Kontenrahmen (Nummer, Bezeichnung, Erklärung, Stichwörter wie „hosting"/„leasing") — Treffer außerhalb der gängigen Bereiche erscheinen unter „Weitere Konten". Konto wählen → „Kategorie übernehmen" (ein noch nicht aktives Konto wird dabei automatisch aktiviert). Klickpfad: Buchhaltung → Eingangsrechnungen → Rechnung öffnen → „Kontierung" → „Kategorien". | Das richtige Konto schnell finden, ohne die Nummer zu kennen — mit Erklärung statt nur Kontoname, und ohne unpassende (Einnahme-/Ausgabe-)Konten | ✅ 2026-06-26 (funktionale Bereiche + Beschreibungen + Einnahme/Ausgabe) |
| Selbstlernende Kontierung (Lieferant + tenant-weite Muster) | Cosmos merkt sich das Konto pro Lieferant und lernt sofort aus jeder Korrektur: Sobald du ein Buchungskonto (oder eine Konto-Aufteilung) wählst, wird das gemerkt. Beim nächsten Upload eines Belegs desselben Lieferanten ist der Entwurf bereits vorkontiert — der Upload-Dialog weist dezent darauf hin. Im Konto-Picker steht das gemerkte Konto ganz oben mit dem Abzeichen „Gemerkt", die KI-Schätzung wird dann übersprungen (schneller, keine KI-Kosten). Neu: Cosmos merkt sich zusätzlich über Lieferanten hinweg, welches Konto zu welchen Leistungs-Stichwörtern passt (z. B. „Hosting" → Konto X) — davon profitiert auch ein neuer Lieferant. Erneute Korrektur überschreibt sofort; ausgeblendete Konten werden nie vorbelegt; nur Entwürfe werden vorkontiert (GoBD). | Wiederkehrende Lieferanten 0-Klick, neue Lieferanten direkt gut vorgeschlagen — wie BuchhaltungsButler/Candis; spart Zeit pro Beleg | ✅ 2026-06-15 (PR #1416) · tenant-weite Muster 2026-06-26 |
| Rechnung auf mehrere Konten aufteilen (Split) | Eine Rechnung auf mehrere Konten + USt-Sätze verteilen — z. B. Laptop (Anlage) + Papier (Bürobedarf), oder Uber-Abrechnung 19 % + Trinkgeld 0 % als durchlaufender Posten. Die Summen müssen exakt den Rechnungsbeträgen entsprechen (das System prüft live und blockt sonst). Durchlaufende Posten zählen automatisch nicht als Einnahme/Ausgabe in der USt-Voranmeldung. | Korrekte USt-VA bei gemischten Sätzen; Trinkgeld-Handling (Kunden-Call M. Hildt) | ✅ 2026-06-10 |
| 4 Einnahmen-/Ausgaben-Kategorien | System unterscheidet: Einnahme / Einnahmenminderung / Ausgabe / Ausgabenminderung (z. B. Versicherungs-Erstattung = Ausgabenminderung) | Korrekte USt-Behandlung | Sprint 1 + 2 |
| Gutschriften (Plattform stellt Rechnung) | Bei Uber/Bolt-/Plattform-Modell: Eingangsrechnung als Einnahme kategorisiert | Korrekte Buchung | Sprint 2 |
| Lieferanten-Stammdaten | Pro Lieferant: Standardkonto, Steuernummer, USt-ID, Zahlungs-Zeitversatz | Wiederverwendbarkeit, weniger Falsch-Zuordnungen | Sprint 2 |
| Kontenrahmen (vollständiger SKR-Katalog) | Der komplette DATEV-Kontenrahmen SKR03 und SKR04 (je ~1.300 Konten) ist hinterlegt — du siehst aber nur die für dich relevanten: Standard-Konten + dein Branchen-Set sind automatisch eingeblendet, jedes weitere Konto per Suche aktivierbar. Die Ansicht ist kompakt: Konten-Gruppen als aufklappbare Ordner (Anzahl als Badge), Suchfeld direkt in der Übersicht (Nummer oder Bezeichnung) klappt Treffer automatisch auf. Klickpfad: Einstellungen → Buchhaltung → Kontenrahmen. | Mehr als LexWare (dort nur ~50 fixe Konten, nicht bearbeitbar); DATEV-/Steuerberater-kompatibel; Übersicht statt Konten-Flut | ✅ 2026-06-11 |
| Konten ein-/ausblenden + eigene Unterkonten | Nicht benötigte Konten blendest du aus (statt löschen); eigene Unterkonten anlegbar — z. B. „Vereinnahmte Trinkgelder" unter den durchlaufenden Posten (SKR03: 1590, SKR04: 1370). Deine manuellen Entscheidungen werden vom System nie überschrieben. | LexWare kann das nicht → Differenzierungsmerkmal | ✅ 2026-06-10 |
| KI-Kontenvorschlag | Button „KI-Vorschlag": Die KI analysiert deine Branche (+ optionale Kurzbeschreibung deines Geschäfts) und schlägt weitere passende Konten vor — mit Begründung und Konfidenz. Nichts wird ohne deine Bestätigung aktiviert; nur real existierende Katalog-Konten werden vorgeschlagen. | Onboarding-Komfort: kein Buchhaltungs-Studium nötig | ✅ 2026-06-10 |
3. Zahlungen + Bank-Anbindung
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Zahlungen-Bereich im Lexware-Stil (3 Tabs) | Die Seite Buchhaltung → Zahlungen ist in drei Tabs gegliedert: Umsätze (alle Bank-Transaktionen mit den Sub-Ansichten Vorschläge prüfen / Zuordnen / Alle Umsätze / Verlauf + Live-Zähler, Filter nach Konto, Zeitraum-Picker Monat/Quartal/Jahr, Umsatztyp und Suche, sowie Eingänge/Ausgänge/Netto-Kacheln), Überweisungen (ausgehende Zahlungen — Gerüst, Aktivierung mit der finAPI-PIS-Anbindung) und Konten (Bankkonten verbinden, Gesamtkontostand, Online/Offline-Status). Der frühere, fehlplatzierte „Rechnungen"-Tab wurde entfernt (Rechnungen leben unter Ausgangsbelege). Die Sub-Ansichten ersetzen die alten Tabs „Banktransaktionen / Review / Zuordnungs-Historie". Bestehende Funktionen (Matching, Multi-Allocation, Guthaben, manuelle Erfassung) bleiben vollständig erhalten — nur neu strukturiert. | Aufgeräumte, vertraute Banking-Oberfläche (Lexware-Parität); Ein- und Ausgänge an einem Ort, periodisches Arbeiten per Monat/Quartal/Jahr | ✅ neu |
| Bank-Adapter (mehrere Provider) | Cosmos lädt automatisch Banktransaktionen — Revolut, Qonto, Finom, Stripe und Wise via Direkt-API; deutsche Regelbanken + Vivid via finAPI (PSD2-Aggregator) | Automatisierung | Revolut/Qonto/Finom/Stripe/Wise/finAPI live |
| Deutsche Banken & Vivid direkt verbinden (finAPI) | Sparkasse, Volksbank, Commerzbank, ING, DKB, Vivid u. v. m. werden über finAPI (PSD2) angebunden: Du wählst deine Bank und loggst dich direkt bei ihr ein (kein API-Key nötig) — danach lädt Cosmos Konten, Salden und Umsätze automatisch und gleicht Eingänge mit offenen Rechnungen ab. UI: Bank-Einstellungen → „Bank verknüpfen" → „Deutsche Banken & Vivid (finAPI)" | Endlich auch deutsche Regelbanken im automatischen Zahlungsabgleich, ohne eigene Banking-Lizenz | ✅ neu |
| „Aktualisieren" holt frische Bank-Umsätze (finAPI) — auch automatisch | Beim Klick auf Synchronisieren/Aktualisieren ruft Cosmos bei finAPI-Verbindungen aktiv neue Umsätze von der Bank ab und zeigt sie danach an — vorher wurde nur der beim Verbinden einmal geladene Stand angezeigt. Läuft jetzt zusätzlich automatisch im Hintergrund (geplanter Sync), nicht nur auf Klick; auch ältere Umsätze (über 90 Tage) werden geladen. Verlangt die Bank eine erneute Anmeldung (SCA), zeigt die Verbindung „Bank neu verbinden". UI: Buchhaltung → Zahlungen → Konten → Aktualisieren | Aktueller Kontostand & neue Zahlungen sind sofort und dauerhaft sichtbar, ohne manuelles Zutun | ✅ 2026-07-03 |
| Wise (TransferWise) anbinden | Wise wird per API-Token verbunden. Da Wise für Kontoauszüge „Strong Customer Authentication" verlangt, erzeugt Cosmos beim Speichern ein Signatur-Schlüsselpaar — den angezeigten Public-Key hinterlegst du einmalig in Wise (Settings → API tokens → Manage public keys), danach laufen Kontostände + Transaktionen automatisch. UI: Bank-Einstellungen → „Bank verknüpfen" → Wise | Automatischer Zahlungsabgleich auch über Wise (z. B. nach Bankwechsel) | ✅ neu |
| Nur funktionierende Banken wählbar („Bald verfügbar") | Die Bank-Auswahl zeigt nur Anbieter, für die Cosmos tatsächlich Daten abrufen kann. Anbieter ohne fertige Anbindung (z. B. „Andere Bank"/FinTS) erscheinen ausgegraut als „Bald verfügbar" und können nicht mehr versehentlich angelegt werden. | Verhindert tote Verbindungen, die scheinbar „verbunden" sind, aber nie synchronisieren | ✅ neu |
| Sync-Fehler sichtbar statt still | Schlägt ein Bank-Sync fehl, zeigt die Verbindung jetzt für jeden Anbieter ein rotes „Sync-Fehler"-Abzeichen mit Klartext-Grund (nicht nur Revolut). | Probleme werden sofort sichtbar, statt dass eine kaputte Verbindung fälschlich „grün" wirkt | ✅ neu |
| Qonto-Verbindung funktioniert zuverlässig | Die Qonto-Anbindung lädt jetzt korrekt Konten und Transaktionen (vorher schlug der Abgleich wegen veralteter Schnittstellen-Adressen immer fehl — „Sync-Fehler · noch nie"). Beim Eintippen von Sign-in + Secret Key prüft Cosmos die Zugangsdaten sofort echt gegen Qonto — du siehst direkt „gültig" oder „ungültig", statt erst später einen Sync-Fehler. Alternativ 1-Klick-OAuth nach App-Einrichtung. UI: Zahlungen → Bank-Einstellungen → „Bank verknüpfen" → Qonto | Funktionierende Bankanbindung + ehrliches Sofort-Feedback statt scheinbar „verbunden" | ✅ neu (2026-06-19) |
| Webhook-Daten auch für Plattform-Admins | Der Webhook-Bereich einer Bankverbindung war für Plattform-Admins fälschlich gesperrt („Zugriff verweigert"), obwohl sie die Verbindung selbst sehen konnten. Jetzt konsistent freigegeben (normale Tenant-Manager waren nie betroffen). | Konsistente Berechtigungen, kein verwirrender Fehlhinweis | ✅ neu (2026-06-19) |
| Automatische Zuordnung Rechnung ↔ Zahlung | Score-basiertes Matching nach Betrag + Name + Verwendungszweck. Match-Score 100 → Auto-Confirm, 65–99 → Review-Queue | Buchungsautomatisierung | heute, Sprint 4 verbessert |
| Dauerauftrag für Ratenzahlungen | Der Kunde richtet einen Dauerauftrag ein und trägt die Serien-Nummer (z. B. RR20260001) als Verwendungszweck ein — Cosmos ordnet jede eingehende Zahlung automatisch der jeweils ältesten offenen Rate dieser Serie zu. Die Serien-Nummer steht auf jeder Raten-Rechnung als „Verwendungszweck für Dauerauftrag (alle Raten)". Race-sicher gegen Doppelbuchung; abweichende Beträge (z. B. abweichende Schlussrate) oder Fremdwährung gehen weiterhin in die Review-Queue. | Bequemlichkeit für Kunden + Buchungsautomatisierung ohne manuelle Bestätigung pro Rate | ✅ live (2026-07) |
| Ratenplan stornieren (auch abgeschlossene) | Jeden Ratenplan über das ⋯-Menü in der Ratenplan-Liste stornieren — auch einen bereits abgeschlossenen (alle Raten erstellt) oder einen mit einer hängengebliebenen Raten-Rechnung. Im Storno-Dialog (Bestätigung durch Eintippen von „STORNIEREN") wählst du pro Rechnungsgruppe, was passiert: Entwürfe verfallen, offene/überfällige bekommen eine GoBD-Stornorechnung (ST…), bereits bezahlte Raten wahlweise unverändert lassen, nur stornieren oder stornieren + Rückerstattung vormerken. Die Rückerstattung wird nur i. H. d. tatsächlich gezahlten Betrags vorgemerkt (§17), die Rücküberweisung machst du manuell und markierst sie danach als „ausgezahlt". Der Plan gilt erst als storniert, wenn alle Teilschritte erfolgreich waren. | Flexibilität bei Widerruf/Kündigung auch nach voller Berechnung; bezahlte Beträge GoBD-konform rückbuchbar | ✅ live (PRs #1054/#1056/#1057/#1058 + #1060, 2026-06-05) |
| Manuelle Zuordnung | Beliebige offene Rechnung anklicken und einer Zahlung zuordnen — auch bei 0-Match (Zahlungen → TX → „Zuweisen") | Sonderfälle (Dreieckszahlungen, abweichende Zahlungsdienstleister) | ✅ live (Init 4) |
| Multi-Allocation (1 TX → mehrere Rechnungen, Sales) | Eine eingehende Bank-Transaktion auf mehrere offene Ausgangsrechnungen aufteilen, mit Restbetrag-Handling. UI: Zahlungen → TX → „Zuweisen" → Checkboxen + Betrag pro Rechnung anpassen | Workflow-Komfort + GoBD-konforme Allocation-Spur | ✅ live (Init 4) |
| Supplier-Side-Allocation | Eine ausgehende Bank-Transaktion auf eine oder mehrere offene Eingangsrechnungen aufteilen. Symmetrisch zur Sales-Side. | GoBD-konforme Ausgaben-Verknüpfung, Vorbereitung für Vorsteuer-Auswertung pro TX | ✅ live (Init 4b) |
| Multi-Allocation-Anzeige im TX-Detail | TX-Detail-Sheet listet alle verknüpften Rechnungen (statt nur einer), gemischt Sales + Supplier | Transparenz, GoBD-Spur sichtbar | ✅ live (Init 4b) |
| Beleg-Upload aus Zahlungs-Dialog | Direkt aus dem TX-Detail Eingangsrechnung hochladen — bei exaktem Betrags-Match wird automatisch verknüpft, bei Mismatch öffnet sich der Aufteilungs-Dialog. UI: negative TX → „Beleg hochladen" | Komfort + Zwei-Klick-Workflow | ✅ live (Init 4b) |
| Banktransaktion ohne Beleg direkt kontieren | Posten ohne Beleg (Bankgebühren, Kontoführung, Zinsen, Steuern) bekommen direkt an der Transaktion ein Buchungskonto — wie bei Lexware, mit demselben Konto-Picker wie bei Eingangsrechnungen (Vorschläge + Suche). Die Kontonummer erscheint als kleines Badge in der Transaktions-Liste; per ✕ wieder entfernbar. Wird die Transaktion später doch einer Rechnung zugeordnet, wird das Direkt-Konto automatisch geräumt (entweder/oder). UI: Buchhaltung → Zahlungen → Banktransaktionen → TX öffnen → „Konto zuweisen (ohne Beleg)". Wichtig: Ausgaben mit Beleg weiterhin über „Eingangsrechnungen zuordnen" — nur so zählt die Vorsteuer (die USt-VA liest bewusst keine Direkt-Kontierungen). | Lexware-Parität für belegfreie Posten; saubere Konten-Auswertung statt „unkategorisiert" | ✅ 2026-06-11 |
| Teilzahlungen + Überzahlungen | Inklusive Kunden-Guthaben-Bildung bei Überzahlung, anrechnen auf nächste Rechnung | bereits da | heute |
| Zurückgebuchte Zahlungen automatisch behandeln | Wenn eine eingegangene Zahlung von der Bank wieder zurückgebucht wird (z. B. Storno/Chargeback), erkennt Cosmos das am Bank-Status, hebt eine eventuelle Rechnungs-Zuordnung automatisch auf (negative Gegenbuchung, beide Buchungen bleiben sichtbar) und markiert die Transaktion rot als „Rückgebucht". Die Rechnung gilt wieder als offen. Eine zurückgebuchte Zahlung zählt nirgends als Einnahme (Umsatz, USt-VA, Cashflow). UI: Buchhaltung → Zahlungen → Banktransaktionen | Verhindert falsche „bezahlt"-Markierungen und falsch verbuchte Einnahmen (GoBD) | ✅ neu |
| Nur abgeschlossene Zahlungen zählen (alle Banken) | Cosmos verarbeitet eine Banktransaktion nur, wenn ihr Status „abgeschlossen" ist — provider-übergreifend (Revolut, Wise, Qonto, Stripe …). Unbekannte oder schwebende Status lösen keine Zuordnung/Einnahme aus; ein unbekannter Status wird gemeldet, damit er ergänzt werden kann. Auch eine noch in Bank-Prüfung befindliche Zahlung (z. B. Revolut „Compliance-Prüfung", Status ausstehend) zählt nicht als bezahlt — sie wird erst nach Abschluss automatisch verbucht; im Detail wird der Grund („In Compliance-Prüfung der Bank") angezeigt. | Sicherheit bei Bankwechsel (z. B. auf Wise) — kein Geld zählt fälschlich als eingegangen | ✅ neu |
| Banktransaktionen filtern + nach Konto gruppieren | Im Tab „Banktransaktionen" kombinierbare Filter über Konto · Richtung (Eingang/Ausgang) · Status (abgeschlossen/ausstehend/rückgebucht/fehlgeschlagen) · Zuordnung (zugeordnet/offen) · Zeitraum · Betrag, dazu Sortierung und die Ansicht „Nach Konto" (Transaktionen nach Bankkonto gruppiert, je Gruppe Anzahl + Saldo). Aktive Filter erscheinen als entfernbare Chips; die Auswahl bleibt über Reload und Tab-Wechsel erhalten (in der Adresse + pro Nutzer gemerkt). UI: Buchhaltung → Zahlungen → Banktransaktionen → „Filter" bzw. Ansichts-Umschalter | Workflow „Monatsende-Bereinigung": belegfreie/offene Posten schnell finden und kontoweise abarbeiten | ✅ 2026-06-16 |
| Rechnungen- & Historie-Tab nach Zeitraum/Betrag filtern | Auf der Zahlungen-Seite lassen sich jetzt auch die Tabs „Rechnungen" und „Zuordnungs-Historie" zusätzlich nach Zeitraum und Betrag eingrenzen (kompakter „Filter"-Knopf mit Datumsbereich + Min/Max-Betrag, aktive Filter als entfernbare Chips). Ergänzt die vorhandene Suche, die Status-Schnellfilter (Rechnungen) bzw. das Methoden-Dropdown (Historie). UI: Buchhaltung → Zahlungen → Tab „Rechnungen"/„Zuordnungs-Historie" → „Filter" | „Was wurde im März über 1.000 € bezahlt?" in Sekunden beantworten | ✅ 2026-06-16 |
| Lieferanten-Zeitversatz | Bei Anbietern mit Vorab-Abbuchung (z. B. Qonto): Match-Fenster automatisch erweitert | Reduzierung Falsch-Zuordnungen | Sprint 3 |
| Wise-Zahlungseingänge per E-Mail (Notlösung, nur intern) | Wise erlaubt es uns aus rechtlichen Gründen (EU-Vorgabe „PSD2/SCA") nicht, Kontoauszüge über die Schnittstelle abzurufen — über Wise kamen deshalb gar keine Zahlungen automatisch an. Als Übergangslösung liest Cosmos stattdessen die Zahlungseingangs-E-Mails, die Wise verschickt — direkt aus dem verbundenen Postfach (bei MEB: magomed.tambiev@myeasybusiness.de, gezielt nur aus dem Gmail-Label „Wise", kein zusätzliches Einrichten): Cosmos prüft die von Google bestätigte Echtheit der Mail, liest Betrag/Absender/Verwendungszweck und die Wise-Überweisungsnummer (verhindert Doppelbuchung) und legt daraus einen Zahlungseingang an. Automatisch verbucht wird nur bei eindeutigem Treffer (Rechnungsnummer im Verwendungszweck und passender Betrag) — alles andere (auch wenn die Rechnungsnummer mal fehlt) landet wie gewohnt in der Prüf-Liste zur Bestätigung per Klick. Auszahlungen (Geld, das Cosmos/MEB von Wise aufs Bankkonto holt) werden ignoriert. Rückbuchungen/Stornos (z. B. wenn eine bezahlte Rechnung storniert und Geld zurückerstattet wird) werden nicht automatisch verbucht — Cosmos meldet sie zur manuellen Prüfung, weil das genaue E-Mail-Format dafür noch nicht festgelegt ist. Gefälschte oder unklare E-Mails werden abgelehnt und gemeldet. Ergebnis erscheint normal unter Banktransaktionen / Zahlungen. | Zahlungsstatus wird trotz fehlender Wise-Schnittstelle aktuell gehalten (bezahlt/teilbezahlt), ohne manuelles Abtippen | 🔄 in Vorbereitung (nur MEB AG) |
3a. Bankverbindung wechseln (Routine & Notfall)
Cosmos unterscheidet bewusst zwei Wege, wenn sich die Bankverbindung einer Rechnungsstellung ändert.
Routine-Wechsel (Standard): Du öffnest in Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller den Bearbeiten-Button und änderst IBAN/BIC/Bankname. Sobald du die IBAN eintippst, füllt Cosmos BIC und Bankname automatisch aus (nur leere Felder, du kannst alles überschreiben) und prüft die IBAN auf Korrektheit — siehe „Automatik: IBAN → BIC + Bankname" unten. Das gilt automatisch für alle zukünftigen und auch alle aktuell offenen Online-Rechnungen — sie lesen die Bankdaten live aus deiner Rechnungsstellung. Kein Kunde wird per E-Mail informiert. Nutze diesen Weg, wenn du eine zweite Bank zu deiner ersten dazustellst oder routinemäßig umstellst und Zeit hast, deine Kunden auf normalem Weg zu informieren.
Notfall-Wechsel (Sperr-Szenario): Wenn dein Geschäftskonto plötzlich gesperrt ist — Bank-Insolvenz, Sicherheitsvorfall, akuter Kompromittierungs-Verdacht — und Kunden bereits Rechnungen mit der alten IBAN bezahlen, nutzt du den roten Schild-Button neben der Rechnungsstellung. Dort öffnet sich ein 5-Schritt-Wizard:
- Neue Bankdaten eingeben — beim Tippen der IBAN füllen sich BIC und Bankname automatisch (nur leere Felder), und die IBAN wird auf Korrektheit (Prüfziffer) kontrolliert.
- Grund auswählen oder frei eintippen — dieser Text erscheint im roten Banner auf der Online-Rechnung und in der Mail an deine Kunden.
- Kundenliste durchgehen: Cosmos zeigt dir jede offene Rechnung pro Kunde mit Betrag, Fälligkeit, Mahnstufe und „zuletzt gesehen am". Du entscheidest pro Kunde per Häkchen, wer die Mitteilung bekommt.
- Tenant-Code-Bestätigung (die ersten 8 Zeichen deiner Firmen-ID) tippt sich nicht aus Versehen.
- 60-Sekunden-Cooldown — du kannst noch abbrechen. Danach läuft alles automatisch: neue IBAN ist aktiv, Mahn-System für die ausgewählten Rechnungen wird pausiert, jeder ausgewählte Kunde bekommt eine separate E-Mail mit Verweis auf die aktuelle Online-Rechnung (kein neues PDF — GoBD-konform), und auf den Online-Rechnungen erscheint ein roter Banner: „Unsere Bankverbindung wurde geändert. Frühere Überweisungen auf das alte Konto können nicht mehr verarbeitet werden."
Solange der Notfall aktiv ist, läuft das Mahnwesen für die betroffenen Rechnungen nicht — damit keine parallele Mahnung zur Notfall-Mail verschickt wird. Sobald alle Kunden informiert sind, klickst du auf „Notfall beenden" im Rechnungssteller-Card; Banner verschwindet, Mahnungen werden wieder aktiv.
Was Cosmos im Hintergrund tut (GoBD-konform):
- Das Original-PDF der bereits versandten Rechnung bleibt unverändert im Storage (Aufbewahrungspflicht).
- Die Online-Rechnung (
/rechnung/<Token>) ist die einzige Stelle, an der die neue IBAN sichtbar wird — sie ist als Service-Mitteilung deklariert, kein neuer Beleg im GoBD-Sinne. - Jeder Wechsel — Routine und Notfall — landet als Eintrag in der Bankverbindungs-Historie pro Rechnungssteller. Dort steht wann, wer, welche alte IBAN, welche neue IBAN, wie viele Kunden informiert wurden.
- Alle Änderungen werden zusätzlich im zentralen Audit-Log (
audit_log) protokolliert.
Wann der Notfall-Workflow nicht reicht: Wenn du an Behörden oder Großkunden eine XRechnung verschickt hast (XML-Format mit eingebetteter Bankverbindung), ist eine Service-Mitteilung formal-rechtlich nicht ausreichend — der saubere Weg ist eine Storno-Rechnung + Korrekturrechnung (XRechnung-Code 384). Der Wizard warnt dich, falls die Rechnungsstellung eRechnung-Versand aktiviert hat. Den automatischen Storno-Workflow bauen wir in einer Folge-Initiative.
Marktstandard-Kontext: Etablierte Anbieter (lexoffice, sevDesk, QuickBooks, FreshBooks) lassen die Bankverbindung auf alten Rechnungen unverändert und überlassen die Kunden-Kommunikation komplett dem Tenant. Cosmos automatisiert genau diesen Schritt — minus der Originalbeleg-Manipulation.
Automatik: IBAN → BIC + Bankname (überall, wo du Bankdaten eingibst): In jedem Formular mit Bankdaten — Rechnungssteller-Editor, Notfall-Bankwechsel und Finanz-Konten (Finanzen → Konto hinzufügen) — genügt es, die IBAN einzutippen. Cosmos erkennt daraus die Bank und füllt BIC und Bankname automatisch aus. Grundlage ist die vollständige, öffentliche Bankleitzahlen-Liste der Deutschen Bundesbank (~3.400 aktive deutsche Banken; die Liste liegt lokal in der App — deine IBAN wird dabei nicht an Dritte gesendet). Gefüllt werden nur leere Felder; alles bleibt manuell überschreibbar. Zusätzlich prüft Cosmos die IBAN nicht nur auf das Format, sondern auf die echte Prüfziffer (Modulo-97) und warnt bei einem Zahlendreher, bevor eine falsche Bankverbindung gespeichert wird. Für ausländische IBANs (AT/CH) wird — wo möglich — die Bank aus dem BIC erkannt. Status: ✅ live (2026-07-06)
3b. Finanzübersicht aus Lexware Office (eigener Zugang pro Mandant)
Was es tut: Das Finanzen-Menü (linke Sidebar, Wallet-Symbol) zeigt Einnahmen, Ausgaben, Nettogewinn, offene/überfällige Rechnungen, BWA, Kennzahlen und eine Liquiditätsprognose — die Daten kommen direkt aus deinem Lexware Office-Konto.
Welcher Vorteil: Du siehst deine echten Buchhaltungszahlen aus Lexware Office im selben System, in dem du arbeitest — ohne Export/Import. Jeder Mandant nutzt seinen eigenen Lexware-Zugang; die Zahlen sind sauber getrennt.
Wie du es einrichtest (einmalig, nur Manager):
- In Lexware Office unter Einstellungen → Öffentliche API einen Zugriffsschlüssel (API-Key) erstellen.
- In Cosmos: Einstellungen → Integrationen → Lexware Office → „Verbinden", den Key einfügen und speichern. Cosmos prüft den Key sofort gegen Lexware und zeigt bei Erfolg den verbundenen Firmennamen.
- Danach ist das Finanzen-Menü mit deinen Daten gefüllt. Solange kein Key hinterlegt ist, zeigt das Finanzen-Menü einen Hinweis mit Direkt-Link zur Einrichtung.
Den Key kannst du jederzeit ändern oder über „Trennen" wieder entfernen. Er wird verschlüsselt gespeichert und ist nach dem Speichern nicht mehr im Klartext sichtbar.
Schnelles Laden (Hintergrund-Synchronisierung): Das Finanzen-Menü öffnet jetzt sofort und zeigt die zuletzt synchronisierten Zahlen — es wartet nicht mehr bei jedem Aufruf darauf, dass alle Rechnungen live aus Lexware geladen werden (das dauerte bisher mehrere Sekunden mit weißem Bildschirm). Cosmos hält die Belege im Hintergrund aktuell (automatisch alle 30 Minuten); im Kopf der Seite siehst du „Zuletzt aktualisiert: …". Über den Button „Aktualisieren" holst du jederzeit manuell die neuesten Zahlen aus Lexware — währenddessen zeigt der Button „Synchronisiere…", die angezeigten Zahlen bleiben sichtbar. Beim allerersten Öffnen (noch nichts synchronisiert) erscheint kurz ein Hinweis „Rechnungen werden mit Lexware Office synchronisiert …", danach sind die Daten da.
Klickpfad: Einstellungen → Integrationen → Lexware Office · Anzeige unter Finanzen. Status: ✅
4. Umsatzsteuer-Voranmeldung an Finanzamt
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Soll-/Ist-Versteuerung pro Firma | Tenant wählt im UI — System prüft pre-save, ob Vorjahresumsatz < 800.000 € (Voraussetzung für Ist) | §20 UStG (mit 800k-Grenze ab 2024) | Sprint 1 |
| Kleinunternehmer-Modus (§19) | Toggle pro Firma. Bei Aktivierung: keine USt auf Ausgangsrechnungen, kein Vorsteuerabzug. System prüft 25k/100k-Grenzen | §19 / §19a UStG (neue Grenzen ab 2025) | Sprint 1 |
| Meldezeitraum | Monatlich / Quartalsweise / Jährlich, pro Tenant einstellbar | §18 UStG | Sprint 1 |
| Stichtag-Wechsel mitten im Jahr | Z. B. ab 01.07. von Ist auf Soll. Alte Rechnungen bleiben alt versteuert. Atomare Aktion ohne Race-Condition | §13 / §20 UStG | Sprint 1 |
| USt-VA-Berechnung (Foundation) | Berechnet aus Aus- + Eingangsrechnungen automatisch die USt-VA-Kennzahlen nach BMF-Vordruckmuster (USt 1 A) für einen Zeitraum und speichert sie als festgeschriebenen Entwurf. UI: Buchhaltung → USt-Voranmeldung → „Neue Voranmeldung berechnen" (siehe 4a) | §18 UStG | 🔄 Init 7 PR-1 (2026-06-02) |
| USt-VA-Wizard (4 Steps) | Geführter Ablauf in 4 Schritten: (1) Periode wählen (Default aus Meldezeitraum, Soll/Ist-Banner, Stop für Kleinunternehmer), (2) BMF-Kennzahlen-Übersicht mit Klick-Drilldown auf die zugrunde liegenden Rechnungen, (3) Prüf-Hinweise mit Blocker-Gating, (4) Abschluss (Entwurf gespeichert, Hinweis auf ELSTER + Steuerberater). Plus schreibgeschützte Detail-Ansicht je gespeicherter Meldung. UI: Buchhaltung → USt-Voranmeldung → „Neue Voranmeldung berechnen" (siehe 4a) | §22 UStG (Aufzeichnungspflicht) | 🔄 Init 7 PR-2 (2026-06-02) |
| ELSTER-XML-Export | Cosmos erzeugt aus einer berechneten USt-VA die ELSTER-XML-Datei (BMF-Vordruckmuster 2026, ISO-8859-15), die du bei Mein ELSTER unter „Hochladen von Formulardaten" einreichst. UI: Buchhaltung → USt-Voranmeldung → Meldung öffnen → „ELSTER-Export öffnen" (4-Step-Dialog, siehe 4b) | §18 UStG iVm §87a AO | ✅ Init 8 PR-1+PR-2 (2026-06-02) |
| ELSTER-Quittungs-Capture | Im Export-Dialog erfasst du nach der Einreichung das Übertragungsticket + lädst die PDF-Quittung hoch; die Meldung wird auf „eingereicht" gesetzt und unveränderbar archiviert (eine fehlende Quittung lässt sich später nachreichen) | §87a AO (Authentifizierungs-Nachweis) + §147 AO (10 J.) | ✅ Init 8 PR-2 (2026-06-02) |
| ELSTER-Stammdaten (Bundesland) | Bundesland im Abrechnungs-Profil, damit Cosmos die Steuernummer ins 13-stellige ELSTER-Format umrechnen kann | §18 UStG | ✅ Init 8 PR-1 (2026-06-02) |
| Auto-Beleg „USt-Schuld an Finanzamt" | Sobald du eine USt-VA als „eingereicht" markierst, legt Cosmos automatisch eine Eingangsrechnung beim Lieferanten „Finanzamt (USt-Voranmeldung)" an — Status gebucht, Betrag = deine Zahllast (KZ 83), fällig am 10. des Folgemonats (§18 Abs. 1 UStG). So entsteht ein offener Posten, den du beim späteren Bank-Abgleich automatisch gegen die FA-Überweisung matchen kannst — der Buchhaltungs-Kreis schließt sich. Läuft pro Meldung genau einmal (kein Doppel-Beleg, auch beim Quittungs-Nachreichen); bei einer Erstattung (Zahllast ≤ 0) wird kein Beleg erzeugt. Hinweis: Die Zahllast wird vereinfachend als Aufwand erfasst und ist über die Quelle elster aus GuV-Reports ausschließbar — kurzes Steuerberater-Review empfohlen. | Buchungsautomatisierung (§18 Abs. 1 UStG) | ✅ Init 8 Folge-PR (2026-06-05) |
| Reverse Charge §13b | USt-ID-Validator + Hinweis-Banner | §13b UStG | Sprint 2 |
| Innergemeinschaftliche Lieferung §6a | BZSt-qualifizierte USt-ID-Bestätigung + Gelangensnachweis-Upload | §6a + §18e UStG | Sprint 4 |
4a. USt-Voranmeldung (§18 UStG) — Was ist das und wie nutze ich sie?
Was ist die Umsatzsteuer-Voranmeldung? Jedes umsatzsteuerpflichtige Unternehmen muss dem Finanzamt regelmäßig (monatlich oder quartalsweise) melden, wie viel Umsatzsteuer es eingenommen und wie viel Vorsteuer es bezahlt hat. Die Differenz ist deine Zahllast — entweder zahlst du sie ans Finanzamt oder du bekommst Geld zurück. Diese Meldung heißt Umsatzsteuer-Voranmeldung (USt-VA) und ist in §18 UStG vorgeschrieben.
Was tut Cosmos für dich? Cosmos rechnet die Voranmeldung für einen von dir gewählten Zeitraum automatisch aus deinen vorhandenen Daten aus — du musst keine Zahlen von Hand zusammensuchen. Berücksichtigt werden:
- deine Ausgangsrechnungen (was du in Rechnung gestellt hast),
- deine Eingangsrechnungen (was du an Lieferanten gezahlt hast, inkl. Vorsteuer),
- ob du Soll- oder Ist-Versteuerung nutzt (und ob du mitten im Jahr gewechselt hast),
- Sonderfälle wie Reverse Charge (§13b) und innergemeinschaftliche Lieferungen (§6a).
Das Ergebnis sind die einzelnen Kennzahlen (KZ) des amtlichen Vordrucks „USt 1 A":
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| 81 | Steuerpflichtige Umsätze zu 19 % (Netto) |
| 86 | Steuerpflichtige Umsätze zu 7 % (Netto) |
| 41 | Innergemeinschaftliche Lieferungen (§6a, steuerfrei) |
| 46 / 47 | Empfangene Leistungen nach §13b (Reverse Charge) |
| 66 | Abziehbare Vorsteuer (gesamt) |
| 67 | Vorsteuer aus §13b-Leistungen |
| 83 | Zahllast — was unterm Strich ans Finanzamt geht (oder zurückkommt) |
Wie nutze ich es in Cosmos?
- Aufrufen: Linke Sidebar → Abrechnung → „USt-Voranmeldung" (URL: /accounting/vat-return).
- Berechnen: Button „Neue Voranmeldung berechnen" → Zeitraum wählen (z. B. Mai 2026).
- Ansehen: Cosmos zeigt die Kennzahlen-Tabelle und die Zahllast (KZ 83) schreibgeschützt an. Der berechnete Stand wird als festgeschriebener Entwurf gespeichert.
Der geführte 4-Schritt-Assistent (in Arbeit, PR-2):
Statt nur Liste + Dialog führt Cosmos dich auf „Neue Voranmeldung berechnen" durch einen Assistenten unter /accounting/vat-return/new:
- Periode wählen — die Periode ist anhand deines Meldezeitraums (monatlich/quartalsweise) vorbelegt. Ein Banner zeigt dir, ob du in Soll- oder Ist-Versteuerung bist. Bist du Kleinunternehmer (§19), stoppt der Assistent hier mit dem Hinweis „USt-VA entfällt".
- Kennzahlen ansehen + Belege-Drilldown — du siehst die berechneten BMF-Kennzahlen (USt 1 A). Zu jeder Kennzahl kannst du anklicken und die zugrunde liegenden Rechnungen ansehen — es öffnet sich eine Seitenleiste mit genau den Belegen, aus denen sich die Zahl ergibt. So ist jede Summe nachvollziehbar, bevor du etwas festschreibst.
- Prüf-Hinweise — Cosmos zeigt Warnungen (z. B. fehlende USt-IdNr.-Bestätigung bei innergemeinschaftlichen Lieferungen). Kritische Hinweise (Blocker) musst du per Häkchen bestätigen, sonst kommst du nicht zum nächsten Schritt.
- Abschluss — der Stand wird als festgeschriebener Entwurf gespeichert. Cosmos weist dich darauf hin, dass die verbindliche Übermittlung an ELSTER eine spätere Ausbaustufe ist und du die Zahlen vorher von deinem Steuerberater prüfen lassen solltest.
Detail-Ansicht einer gespeicherten Meldung: Jede bereits gespeicherte Voranmeldung kannst du später unter /accounting/vat-return/:id schreibgeschützt wieder öffnen — mit dem Kennzahlen-Snapshot und demselben Belege-Drilldown wie im Assistenten.
Die erste Ausbaustufe (Foundation, PR-1) lieferte die Berechnung plus eine schreibgeschützte Liste und einen Berechnungs-Dialog; PR-2 ergänzt den vollständigen Assistenten und die Detail-Ansicht.
Hinweis für Kleinunternehmer (§19): Bist du als Kleinunternehmer eingestellt, entfällt die USt-VA — Cosmos zeigt dir dann den Hinweis „USt-VA entfällt" statt einer Berechnung.
Wichtig: Das Ergebnis ist ein Entwurf. Bevor du die Voranmeldung verbindlich an ELSTER übermittelst (siehe 4b), lass die Zahlen von deinem Steuerberater prüfen. Cosmos ersetzt keine Steuerberatung.
4b. ELSTER-XML-Export (§18 UStG iVm §87a AO) — Was ist das und wie nutze ich es?
Was ist ELSTER? ELSTER ist das Portal der Finanzverwaltung für elektronische Steuererklärungen. Jede USt-VA muss elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden.
Was Cosmos tut: Aus einer berechneten USt-VA (Abschnitt 4a) erzeugt Cosmos die XML-Datei im offiziellen BMF-Vordruckmuster (2026, Zeichensatz ISO-8859-15) und führt dich in einem 4-Schritt-Dialog durch die Einreichung: XML herunterladen → bei Mein ELSTER hochladen → Übertragungsticket + Quittung erfassen → als eingereicht markieren. Cosmos braucht dafür keinen direkten ELSTER-Zugang; die verbindliche, zertifikatsbasierte Übermittlung machst du selbst in Mein ELSTER.
Klickpfad:
- Buchhaltung → USt-Voranmeldung → eine gespeicherte Meldung öffnen → Abschnitt „ELSTER-Export" → „ELSTER-Export öffnen".
- Schritt 1 — „ELSTER-XML erzeugen & herunterladen" klicken; die
.xml-Datei wird gespeichert (Cosmos merkt sich Hash + Zeitpunkt). - Schritt 2 — Bei Mein ELSTER einloggen → USt-Voranmeldung → „Hochladen von Formulardaten" → die Cosmos-Datei auswählen → prüfen (ggf. Steuerberater) → absenden. ELSTER zeigt danach das Übertragungsprotokoll mit dem Übertragungsticket.
- Schritt 3 — Zurück in Cosmos das Übertragungsticket eintragen und optional das Übertragungsprotokoll (PDF) hochladen.
- Schritt 4 — „Als eingereicht markieren". Die Meldung gilt nun als eingereicht und ist unveränderbar archiviert (§147 AO). Eine fehlende Quittung kannst du später nachreichen.
Voraussetzung — Stammdaten: Im Abrechnungs-Profil (Einstellungen → Rechnungssteller) müssen Bundesland, Steuernummer und die Anschrift hinterlegt sein. Aus Bundesland + Steuernummer baut Cosmos die 13-stellige ELSTER-Steuernummer; fehlt etwas, nennt dir die Fehlermeldung das konkrete Feld.
Wichtig: Vor der ersten echten Übermittlung solltest du die generierte XML einmal als Test-Upload bei Mein ELSTER prüfen (das Portal zeigt etwaige Schema-Fehler an, ohne einzureichen) und die Zahlen von deinem Steuerberater bestätigen lassen. Cosmos übermittelt nicht selbst — es erzeugt die Datei und dokumentiert revisionssicher Ticket + Quittung (§87a AO).
5. Verrechnungen (Differenzierungsmerkmal gegenüber LexWare)
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Mehrere Rechnungen auf eine Zahlung | Sozialabgaben-Beispiel: 2.000 € Rechnung + 500 € Minderung → 1.500 € überwiesen, alles korrekt verbucht | Korrekte Buchung | Sprint 4 |
| Aufrechnung ohne Geldfluss | A schuldet B 2.000, B schuldet A 2.000 → gegeneinander verrechnen, keine Überweisung. Bei Ist-Versteuerung gilt das als Zahlungseingang | §366 BGB + §13 UStG (BFH V R 30/06) | Sprint 6 |
| Dreieckszahlungen | A → B → C, real eine Zahlung, buchhalterisch zwei Vorgänge | Korrekte Darstellung | Sprint 6 |
| Buchung über Debitoren-/Kreditoren-Konten | Was DATEV/Agenda können, LexWare nicht — nicht jede Buchung muss auf Bank/Kasse | Buchhaltungs-Flexibilität | Sprint 6 |
6. Lohnabrechnungen
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Verfügbar |
|---|---|---|---|
| Externe Lohn-Anbindung | Empfohlene Optionen: LexWare-Lohn-API, Datev-Lohn, smartsteuer Lohn-API. Cosmos importiert Lohn-Buchungen als Eingangsrechnungs-artige Einträge | §41 EStG, DEÜV | Sprint 6 |
Hinweis: Cosmos baut kein eigenes Lohn-Modul in Phase 1. Lohn-Compliance (Krankenkassen-Anbindung, eAU, ELStAM) ist ein eigenes 80-150-PT-Compliance-Thema — wird ggf. später in Phase 2 oder 3 betrachtet.
6a. Provisionen / Closer-Abrechnung (Add-on „Provisionen")
Optionales Add-on, branchenneutral. Wird von Cosmos pro Tenant freigeschaltet (Modul
commissions); danach konfiguriert der Manager die Details selbst. Solange das Add-on aus ist, ändert sich an Rechnungen und Abrechnung nichts — der generische Rechnungsfluss bleibt identisch.
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht / Vorteil | Status |
|---|---|---|---|
| Provisionsempfänger verwalten | Closer, Setter oder Affiliates als Datensatz anlegen — Stammdaten (Name, E-Mail, IBAN, Steuer-Nr./USt-ID) + Status (aktiv/pausiert/inaktiv). Externe Freelancer ohne Cosmos-Login möglich. UI: Buchhaltung → Mitarbeiter | Vorteil: saubere zentrale Stammdaten als Basis jeder Provisionsabrechnung | ✅ live (Phase 1) |
| Konditionsprofil je Empfänger | Eine aktive Kondition je Rolle: aktuell Typ A = Prozent vom Netto. Optional Ratenmodell (anteilig je Rate / nur bei 1. Zahlung) + Clawback bei Ratenausfall | Vorteil: einmal hinterlegt, automatisch angewandt | ✅ live (Phase 1) |
| Closer-Zuordnung an der Rechnung | Beim Anlegen einer Rechnung kann der Closer gewählt werden — optionales Add-on, das man unten im Formular per „+ Closer hinzufügen" einblendet (Rechnung lässt sich auch ohne Closer erstellen; eine Provision entsteht nur, wenn ein Closer zugeordnet ist). Die Zuordnung wandert automatisch in die Folgerechnungen von Ratenplänen | Vorteil: Zuordnung schon bei Rechnungsstellung möglich, ohne die Rechnungserstellung zu blockieren oder das Formular zu überladen | ✅ live (Phase 1) |
| Closer-Spalte in der Rechnungsliste | Die Rechnungsübersicht zeigt je Rechnung den zugeordneten Closer | Vorteil: schneller Überblick, wer welchen Umsatz brachte | ✅ live (Phase 1) |
| Automatische Provisions-Berechnung (Engine) | Sobald eine Rechnung mit zugeordnetem Closer entsteht, bildet das System automatisch eine Provisions-Anwartschaft mit eingefrorenem Konditions-Stand und stellt sie bei Zahlungseingang fällig; bei Storno wird die offene Provision entwertet | Vorteil: nachvollziehbare Provisionsbildung je Rechnung, ohne Excel | ✅ live (Phase 2a) |
| Provisions-Übersicht | Eigene Seite (Buchhaltung → Provisionsübersicht) listet alle Provisionen je Status mit Summen-Kacheln (Anwartschaft/Fällig/Ausgezahlt) und Status-Filter — read-only | Vorteil: jederzeit transparenter Stand offener und ausgezahlter Provisionen | ✅ live (Phase 2b) |
| Provisions-Einstellungen (Manager) | Manager konfigurieren selbst: Standard-Fälligkeit, Auszahlungs-Strategie/-Zyklus, Mindest-Auszahlbetrag, Haltefrist-Tage und die optionalen Capability-Schalter. UI: Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Provisionen" | Vorteil: Selbstbedienung statt Cosmos-Konfiguration; branchenneutrale Defaults greifen ohne Zutun | ✅ live (Phase 2b) |
| Automatische Fälligstellung nach Haltefrist | Steht die Fälligkeit auf „Nach Haltefrist" und ist das Capability-Modul „Haltefrist" eingeschaltet, schaltet ein nächtlicher Lauf jede Anwartschaft nach Ablauf der eingestellten Tage (z. B. Widerrufs-/Stornofrist) automatisch auf fällig — ohne manuelles Zutun | Vorteil: rechtssichere Wartezeit (Provision wird erst nach Ende der Widerrufsfrist fällig), kein Nachhalten per Hand | ✅ live (Phase 2b) |
| Sammel-Auszahlung | Bündelt die fälligen Provisionen eines Empfängers zu einer Auszahlung mit eigener Belegnummer (PA-…); Überweisung erfolgt manuell, danach „als ausgezahlt" markieren (oder stornieren, solange offen). Unterscheidet automatisch: intern Angestellte (läuft über die Lohnabrechnung, kein Beleg) vs. Freiberufler (stellen eine Rechnung — optionaler Beleg-Upload). UI: Buchhaltung → Auszahlungen | Vorteil: Auszahlung ohne Excel, mit fortlaufender Beleg-Nummer und korrekter Behandlung von Angestellten vs. Freelancern | ✅ live (Phase 2b) |
| Rückforderung (Clawback) | Schaltbar über „Clawback (Rückforderung)" in den Provisions-Einstellungen. Ist es an, fordert das System eine bereits ausgezahlte Provision automatisch zurück, wenn die zugehörige Rechnung nachträglich storniert wird; der Eintrag erscheint als „Rückforderung". Manuell (z. B. nach Bank-Rückbuchung) über „Rückforderung erfassen". Jede offene Rückforderung wird abgeschlossen mit Ausgeglichen (Geld zurückerhalten/verrechnet — z. B. Lohn-Abzug bzw. Storno-Gutschrift des Freiberuflers → Provision endgültig storniert) oder Erlassen (Verzicht → Provision bleibt beim Empfänger). UI: Buchhaltung → Rückforderungen | Vorteil: zu Unrecht ausgezahlte Provisionen werden nachvollziehbar zurückgeholt, mit klarer Lösung für Angestellte wie Freelancer; ist der Schalter aus, bleibt alles unverändert | ✅ live (Phase 2b) |
| Meine Provisionen (Self-View für Vertriebsmitarbeiter) | Verknüpft der Manager einen Provisions-Mitarbeiter mit einem Cosmos-Login (Feld „Verknüpfter Login-Nutzer" beim Closer — die passende E-Mail wird automatisch vorgeschlagen), sieht dieser Mitarbeiter unter Meine Provisionen seine eigenen Provisionen read-only (Summen Anwartschaft/Fällig/Ausgezahlt + Liste je Rechnung). Er sieht ausschließlich die eigenen Daten (serverseitig durch Zugriffsregeln erzwungen), kann nichts ändern. Wer (noch) nicht verknüpft ist, bekommt einen erklärenden Hinweis statt einer Fehlermeldung | Vorteil: Vertriebler sehen jederzeit selbst ihren Provisionsstand, ohne dass der Manager Auskünfte geben oder Zugriff auf die Verwaltung gewähren muss | ✅ live (Phase SV) |
| Branchen-Spezialfälle (opt-in) | Widerrufsfrist/Hold-Window, Self-Invoice/Gutschrift, Aufteilung Setter/Closer, Bestandsprovision u. a. — je als separat aktivierbarer Schalter | Vorteil: generisches Tool bleibt einfach, Spezialbranchen schalten gezielt zu | 📋 Phase 2+ |
Konfiguration durch den Manager unter Buchhaltung → Einstellungen → Tab „Provisionen" (/accounting/settings?tab=commissions, nur bei aktivem Add-on sichtbar): Standard-Fälligkeit (z. B. bei Zahlungseingang), Auszahlungs-Strategie/-Zyklus, Mindest-Auszahlbetrag, Haltefrist-Tage und die Capability-Schalter. Scharf geschaltet sind derzeit Haltefrist, Eigen-Rechnung und Clawback (Rückforderung); die übrigen Schalter sind sichtbar, aber als „bald" deaktiviert. Die generischen Defaults sind branchenneutral und funktionieren ohne weitere Einstellungen.
7. Compliance-Funktionen (system-immanent, unsichtbar im Alltag)
Diese Features sind nicht „bedienbar" — sie sind Pflicht-Eigenschaften der Plattform.
| Funktion | Was sie tut | Welche Pflicht erfüllt | Status |
|---|---|---|---|
| Unveränderbarkeit der Beleg-Identität | Rechnungsnummer und Storno-Verknüpfungen sind nach Vergabe dauerhaft gesperrt; stornierte Rechnungen und Stornorechnungen sind komplett unveränderlich. Inhalte einer bereits versendeten Rechnung lassen sich nach ausdrücklichem Warnhinweis noch korrigieren (empfohlen bleibt Storno + Duplikat) — jede Änderung wird lückenlos protokolliert (siehe Audit-Log) | GoBD-Unveränderbarkeit + Nachvollziehbarkeit (§146 AO) | ✅ heute |
| Audit-Log für alle Änderungen | Wer hat wann was geändert, wird protokolliert (inkl. Status-Wechsel) | GoBD-Nachvollziehbarkeit | ✅ heute |
| Zentrales Hauptbuch (doppelte Buchführung) | Jede verbuchte Eingangsrechnung wird im Hintergrund automatisch als doppelter Buchungssatz (Soll/Haben) ins zentrale Hauptbuch geschrieben — mit den richtigen Konten (Aufwand, Vorsteuer, Verbindlichkeit; bei EU-Leistungen Reverse-Charge §13b). Ausgehende Rechnungen werden beim Finalisieren ebenso automatisch als Umsatz + Umsatzsteuer + Kundenforderung verbucht. Das ist die eine, prüfungsfeste Datenquelle für spätere Auswertungen (BWA, GuV) und den Steuerberater-Export. Nichts zu bedienen; passiert beim „Verbuchen". Storno erzeugt automatisch die Gegenbuchung — bei beiden Rechnungsarten. | GoBD / §238 HGB (doppelte Buchführung) | ✅ Ein-/Ausgangsrechnungen, Zahlungen/Bank und automatische Nachbuchung live (siehe folgende Zeilen) |
| Zentrales Hauptbuch — Zahlungsausgleich | Wenn eine Kunden- oder Lieferantenzahlung verbucht wird (egal ob manuell erfasst, bar, per Bankabgleich oder in Raten), bucht Cosmos automatisch den Geldfluss (Bank bzw. Kasse) gegen die offene Forderung/Verbindlichkeit ins Hauptbuch — inklusive Überzahlungen (Kundenguthaben) und Bankbuchungen ohne Beleg (z. B. Gebühren). | GoBD / §238 HGB (doppelte Buchführung) | ✅ live (PR #2245) |
| Zentrales Hauptbuch — automatische Nachbuchung | Auch Zahlungen, die Cosmos automatisch im Hintergrund erkennt (nächtlicher Bankabgleich, erkannte Ratenzahlungen, Rückbuchungen) — also ohne dass gerade ein Mitarbeiter angemeldet ist — werden zuverlässig ins Hauptbuch nachgebucht. Ein Prüf-Job läuft regelmäßig und trägt fehlende Buchungen nach, ohne je etwas doppelt zu buchen. So bleibt das Hauptbuch lückenlos — Voraussetzung für korrekte Auswertungen und eine prüfungssichere Buchführung. Nichts zu bedienen. | GoBD / §238 HGB (Vollständigkeit) | ✅ live (PR #2271) |
| Zentrales Hauptbuch — durchlaufende Posten | Rechnungspositionen, die du als „durchlaufend" markierst (z. B. verauslagte Fremdkosten oder vereinnahmte Trinkgelder — kein eigener Aufwand, keine Vorsteuer), werden jetzt korrekt neutral auf das Verrechnungskonto „Durchlaufende Posten" gebucht — statt wie bisher die ganze Rechnung ungebucht zu lassen. Der echte Aufwand-Anteil derselben Rechnung wird normal verbucht. Nichts zu bedienen. | GoBD / §10 Abs. 1 S. 6 UStG (durchlaufende Posten) | ✅ live (PR #2304) |
| Zentrales Hauptbuch — Storno-Hygiene | Auch wenn eine Zahlung oder Rechnung automatisch im Hintergrund (ohne angemeldeten Mitarbeiter) storniert oder rückgebucht wird, erzeugt Cosmos jetzt zuverlässig die Gegenbuchung — früher konnte hier eine „verwaiste" Buchung stehenbleiben. Zusätzlich prüft ein stündlicher Wächter das Hauptbuch auf solche verwaisten Buchungen und bereinigt sie automatisch. Nichts zu bedienen. | GoBD / §239 HGB (Richtigkeit, keine verwaisten Buchungen) | ✅ live (PR #2308) |
| Zentrales Hauptbuch — USt-Kontrollabgleich | Cosmos vergleicht im Hintergrund die Umsatzsteuer aus dem zentralen Hauptbuch mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung und meldet Abweichungen bei Vorsteuer und §13b (Reverse-Charge) — eine automatische Selbstkontrolle, die stille Buchungsfehler früh sichtbar macht. Die Ausgangs-Umsatzsteuer wird informativ mitgeführt (die Perioden-Zuordnung unterscheidet sich hier noch systembedingt). Nichts zu bedienen. | GoBD (Richtigkeit) / §18 UStG (USt-Voranmeldung) | ✅ live (PR #2316) |
| Aufbewahrungs-Lifecycle | Buchungsbelege 8 Jahre, Jahresabschlüsse / Bilanzen 10 Jahre, Geschäftsbriefe 6 Jahre. System verhindert vorzeitiges Löschen | §147 AO (8 Jahre seit 2025!), §257 HGB | ✅ heute |
| GoBD-Verfahrensdokumentation | Pro Tenant ein anpassbares Template, exportierbar als PDF (siehe 7a unten) | GoBD Tz. 151–155, BMF 28.11.2019 | ✅ Init 11 |
| Multi-Tenant-Trennung (RLS) | Daten verschiedener Firmen sind auf Datenbank-Ebene getrennt | §30 AO (Steuergeheimnis) | ✅ heute |
| Mandanten-Konsistenz von Belegen | Eine Rechnung, ein Ratenplan oder ein Vertrag kann technisch nur einen Kunden derselben Firma (desselben Mandanten) tragen — eine Datenbank-Sperre verhindert mandantenübergreifende Verknüpfungen (sonst bliebe in der Übersicht der Kundenname leer / „–") | §30 AO + Datenintegrität | ✅ heute |
| IP-Anonymisierung (täglich) | Bei Online-Rechnungs-Aufrufen: IP-Adressen werden nach Konfigurations-Schwelle (Default 30 Tage) anonymisiert via Cron | DSGVO Art. 5 (1) e | ✅ Init 11 |
| Service-Role-Audit | Cosmos-Team-Zugriffe auf Tenant-Daten werden protokolliert (Mother-User-Override-Log) | §30 AO + DSGVO | ✅ Init 11 |
7a. GoBD-Verfahrensdokumentation — Was ist das und wie nutze ich sie?
Was ist GoBD? GoBD = "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" — eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums (letzte Fassung: BMF-Schreiben 28.11.2019). Sie gilt für jeden in Deutschland, der geschäftlich Bücher elektronisch führt — also auch dich, wenn du Cosmos nutzt. Vier Kernanforderungen, die das Finanzamt erwartet:
- Unveränderbarkeit — versendete Rechnungen dürfen nicht mehr geändert werden (Cosmos blockiert das automatisch)
- Vollständigkeit — keine Buchung verschwindet ohne Spur (Audit-Log)
- Zeitgerechte Erfassung — Belege werden zeitnah verbucht (max. ~10 Tage)
- Verfahrensdokumentation — du musst schriftlich erklären können, wie dein System funktioniert
Punkt 4 ist das, was die meisten KMUs vergessen — und genau das, wofür Cosmos die Verfahrensdokumentation hat.
Wofür brauche ich die Verfahrensdokumentation? Wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung macht, fragt der Prüfer nach deiner Verfahrensdokumentation. Fehlt sie oder ist sie unvollständig, drohen:
- Verwerfung deiner Buchhaltung (Schätzung der Steuer durch den Prüfer)
- Bußgelder
- Im Extremfall: Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung
Eine gute Verfahrensdokumentation ist also kein „Nice-to-Have", sondern eine Versicherung.
Wie nutze ich sie in Cosmos?
- Aufrufen: Linke Sidebar → Einstellungen → Rechtliches & Compliance → „GoBD-Verfahrensdokumentation" (URL: /settings/compliance/verfahrensdoku)
- Sehen: Cosmos hat ein Standard-Template mit allen Pflicht-Abschnitten vor-ausgefüllt (Systembeschreibung, Datenfluss, Sicherheitsmaßnahmen, Aufbewahrungsdauern). Diese Vorlage erfüllt die GoBD-Anforderungen aus der Box.
- Anpassen: Trage deine firmenspezifischen Angaben ein — Firmenadresse, verantwortlicher Mitarbeiter, ggf. ergänzende Software (Steuerberater-DATEV-Zugang, etc.). Es gibt ein UI dafür im Dialog, keine Markdown-Bearbeitung nötig.
- PDF-Export: Klick auf „Als PDF exportieren". Cosmos signiert die Datei intern mit Zeitstempel.
- Aufbewahren: Lege die PDF in deine Steuer-Unterlagen (Ordner oder DMS). Bei Betriebsprüfung vorlegen.
- Aktualisieren: Mindestens jährlich und nach jedem größeren System-Wechsel (z. B. Bank-Provider wechseln, neue Schnittstelle). Cosmos versioniert die Doku — die alten Versionen bleiben einsehbar (auch das ist GoBD-Pflicht).
Wie oft muss ich das machen? Einmal jährlich aktualisieren ist Mindeststandard. Plus nach jeder relevanten System-Änderung. Mit Cosmos ist das ein 5-Minuten-Job pro Jahr, weil das Template gepflegt wird.
Was kostet mich das, wenn ich es NICHT mache? Bei Betriebsprüfungen, in denen die Verfahrensdokumentation fehlt, sind Schätzungen mit 10–30 % Aufschlag auf den Steuerbetrag dokumentiert. Plus Verzugszinsen 0,5 %/Monat seit Festsetzung.
7b. Schweiz (CH) — Buchhaltung nach OR / GeBüV / MWSTG
Worum geht es?
Hat dein Unternehmen seinen Sitz in der Schweiz, gilt nicht das deutsche Recht (UStG/GoBD), sondern das Obligationenrecht (OR), die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) und das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG). Die vollständige Rechtsanalyse mit allen Artikeln steht in docs/ch-buchhaltung-compliance.md. Cosmos bildet das so ab:
| Funktion | Was sie tut | Klickpfad | Status |
|---|---|---|---|
| Compliance-Land „Schweiz" | Stellt einen Rechnungssteller auf Schweizer Recht um (Pflichtangaben Art. 26 MWSTG, Verzugszins Art. 104 OR, Aufbewahrung 10 Jahre). | Einstellungen → Rechnungssteller → bearbeiten → „Compliance-Land" = Schweiz | ✅ live |
| UID-Feld + Prüfung | Erfasst die Unternehmens-Identifikationsnummer (CHE-123.456.789) und prüft die Prüfziffer automatisch; „MWST-registriert" blendet die UID als Pflichtangabe auf der Rechnung ein. | Einstellungen → Rechnungssteller → Schweiz-Block | ✅ live |
| MWST-Sätze | Auswahl 8,1 % (normal), 2,6 % (reduziert), 3,8 % (Beherbergung) sowie „ausgenommen" (Art. 21) und „befreit/Nullsatz" (Art. 23) je Rechnungsposition. | Rechnung erstellen → Position → Steuersatz | ✅ live |
| CH-Steuereinstellungen | Abrechnungsmethode (effektiv / Saldosteuersatz / Pauschalsteuersatz), Periode (quartalsweise/halbjährlich/jährlich), vereinbart/vereinnahmt. | Einstellungen → Steuern → „Stichtag-Wechsel" → Land Schweiz | ✅ live |
| Aufbewahrung 10 Jahre | Schweizer Rechnungen werden 10 Jahre vor Löschung geschützt (OR Art. 958f) statt 8 wie in Deutschland. | automatisch | ✅ live |
Wichtige Unterschiede zu Deutschland:
- MWST-Pflicht erst ab CHF 100'000 weltweitem Jahresumsatz (Art. 10 MWSTG) — darunter keine MWST und keine UID auf der Rechnung nötig.
- Kein „Kleinbetragsrechnungs"-Limit wie 250 €: Empfängerangaben sind erst ab CHF 400 Pflicht (Kassenzettel-Ausnahme, Art. 26 Abs. 3 MWSTG).
- Keine fortlaufende Rechnungsnummer-Pflicht wie §14 UStG (Cosmos vergibt sie trotzdem lückenlos).
- Bei Saldo-/Pauschalsteuersatz steht auf der Kundenrechnung immer der gesetzliche Satz (8,1/2,6/3,8 %), nie der interne Saldosatz.
Noch nicht enthalten (geplant): CHF als Rechnungswährung + Schweizer Zahlenformat, die QR-Rechnung (Swiss QR Code mit Zahlteil) und ein GeBüV-Verfahrensdokumentations-Template.
7c. USA (US) — Rechnungsstellung über eine US-LLC
Worum geht es? Stellst du über eine US-Gesellschaft (z. B. eine Delaware LLC) Rechnungen, gilt weder deutsches noch Schweizer Steuerrecht. Die USA kennen keine Umsatzsteuer/Mehrwertsteuer auf Bundesebene; die Rechnung läuft daher ohne USt-Ausweis und in der Regel in US-Dollar. Cosmos bildet das mit dem Compliance-Land „USA" ab:
| Funktion | Was sie tut | Klickpfad | Status |
|---|---|---|---|
| Compliance-Land „USA" | Stellt einen Rechnungssteller auf US-Modus um: Rechnung in USD, ohne Umsatzsteuer-Zeile, kein deutscher Verzugshinweis, kein ELSTER/eRechnung. | Einstellungen → Rechnungssteller → bearbeiten → „Compliance-Land" = USA | 🔄 in PR |
| EIN-Feld | Erfasst die US-Steuernummer EIN (Format XX-XXXXXXX). Sie ersetzt Steuernummer/USt-IdNr und wird im Rechnungsfuß ausgewiesen. | Einstellungen → Rechnungssteller → USA-Block | 🔄 in PR |
| US-Bankfelder | Routing Number (ABA), Account Number und optional SWIFT/BIC statt IBAN — passend zu US-Konten (z. B. Mercury). Kein SEPA-QR-Code. | Einstellungen → Rechnungssteller → USA-Block | 🔄 in PR |
| USD als Rechnungswährung | Neue Rechnungen dieses Rechnungsstellers laufen automatisch in USD ($); Beträge, PDF, Online-Rechnung und E-Mail rechnen währungsbewusst. | automatisch (aus dem Rechnungssteller) | 🔄 in PR |
Wichtige Unterschiede zu Deutschland:
- Keine Umsatzsteuer-/Sales-Tax-Zeile: Auf Bundesebene gibt es keine USt. (US-Sales-Tax ist Bundesstaaten-Sache und für reines B2B-Software-/Dienstleistungsgeschäft meist nicht einschlägig — in diesem Modus nicht abgebildet.)
- EIN ist keine Pflichtangabe auf US-Rechnungen — sie wird nur zur Information ausgewiesen.
- Keine deutschen Felder: Steuernummer, USt-IdNr, Registergericht, Bundesland und ELSTER entfallen.
⚠️ Wichtiger Steuer-Hinweis (kein Freibrief): Eine US-LLC ist nicht automatisch steuerfrei. Eine ausländisch gehaltene Single-Member-LLC ist für die US-Steuer eine „disregarded entity" mit Form-5472-Meldepflicht (empfindliche Strafen bei Versäumnis), und der in Deutschland ansässige Eigentümer ist mit dem Gewinn i. d. R. in Deutschland steuerpflichtig. Cosmos erzeugt nur den korrekten Beleg — die steuerliche Behandlung klärt der Steuerberater.
Noch nicht enthalten (geplant): optionale US-Sales-Tax pro Bundesstaat, ein US-tauglicher Zahlungs-QR (z. B. ACH/Zelle).
8. Welche Einstellungen nimmt der Tenant selbst vor?
Beim Onboarding (einmalig):
| Einstellung | Werte / Format | Wo im UI |
|---|---|---|
| Versteuerungs-Methode | Soll / Ist | Steuer-Settings-Tab |
| Kleinunternehmer-Status | Ja / Nein | Steuer-Settings-Tab |
| Meldezeitraum | Monatlich / Quartal / Jährlich | Steuer-Settings-Tab |
| Steuernummer + USt-IdNr. | Free Text | Steuer-Settings-Tab |
| SKR-Standard | SKR03 / SKR04 | Steuer-Settings-Tab |
| Vorjahresumsatz | Numeric (für §20 + §19-Validatoren) | Steuer-Settings-Tab |
| Rechnungsnummern-Format | Template mit Tokens. Default ohne Bindestriche: RE{YYYY}{NNNN} → RE20260042, Storno ST{ORIGINAL} → STRE20260042. Tokens: {YYYY}, {YY}, {MM}, {N}…{NNNNNN}, {ORIGINAL} (nur Storno). Bindestriche zulässig, sind aber nicht Default. | Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungsnummern-Formate |
| Bank-Daten (IBAN/BIC) | Free Text | Bank-Settings |
| Reply-To-E-Mail | E-Mail-Settings | |
| Verfahrensdoku anpassen + signieren | PDF/MD | Onboarding-Banner-Reminder |
Im laufenden Betrieb (jederzeit anpassbar):
- Stichtag-Wechsel (z. B. Soll → Ist ab nächstem Quartal)
- Kleinunternehmer-Status ändern (Self-Service mit Stichtag)
- Rechnungsnummern-Format wechseln (nur mit Audit-Log, nicht mid-year wenn Counter > 0)
- Bank-Konten hinzufügen / entfernen
- Lieferanten-Stammdaten anpassen
- Buchungs-Kategorien-Mapping pro Lieferant
Was NICHT vom Tenant einstellbar ist (system-erzwungen):
- Aufbewahrungsfristen (8 / 10 / 6 Jahre) — System hält automatisch nach Gesetz
- Audit-Log + Immutability — GoBD-Pflicht
- RLS-Tenant-Trennung — Multi-Tenancy-Grundlage
Eigene Domain für Dokument-Links (Whitelabel): Auf Wunsch können die Links, die Ihre Kunden per E-Mail bekommen (Rechnung, Angebot, Vertrag, Mahnung), unter Ihrer eigenen Adresse laufen — z. B. portal.ihre-firma.de/rechnung/… statt der Standard-Cosmos-Adresse. Für den Kunden wirkt das gebrandeter und vertrauter; technisch bleibt alles unverändert (dieselbe sichere Cosmos-Plattform). Aktuell wird das von uns manuell eingerichtet (kurze DNS-Einstellung bei Ihrem Domain-Anbieter + Freischaltung) — noch keine Selbstbedienung im Einstellungsmenü. Bei Interesse an uns wenden.
9. Was kommt wann? (Sprint-Reihenfolge)
| Sprint | Wochen | Wichtigste Funktionalität für Tenants |
|---|---|---|
| 1 | 1–2 | Fundament. Steuer-Self-Service-Settings, Nummernkreis-Schutz, Performance-Datum, Audit-/Retention-Lifecycle, Verfahrensdoku-Template. Noch nicht produktiv für tägliche Buchhaltung |
| 2 | 3–4 | Erster nutzbarer Workflow. Eingangsrechnungen manuell hochladen, eRechnungs-Empfang (XRechnung/ZUGFeRD), Vorsteuer-Prüfung, gegen Bank-TX matchen |
| 3 | 5–6 | Mehrere Bank-Provider produktiv, kontoübergreifende View mit Filtern |
| 4 | 7–8 | E-Mail-Inbox-Automatik, GetMyInvoices, eRechnungs-Versand, Multi-Allocation-UI |
| 5 | 9–10 | USt-VA-Wizard + ELSTER-Export + Ratenzahlungs-USt-Konstrukte + §17-Korrektur |
| 6 | 11–13 | Verrechnungen, Anzahlungs-/Schlussrechnungen, Lohn-Anbindungen |
10. Häufige Fragen
Frage: Können wir die Ist-Versteuerung nutzen, wenn unser Umsatz über 800.000 € liegt? Antwort: Nein. §20 UStG erlaubt Ist-Versteuerung nur bis 800.000 € Vorjahresumsatz. System blockiert die Wahl pre-save und zeigt einen Hinweis. Ausnahme: Freiberufler und EÜR-Unternehmer können sie unabhängig vom Umsatz beantragen — aber das System bietet aktuell keine separate Validierungs-Ausnahme; bei Anfrage manuell freischalten.
Frage: Wir sind Kleinunternehmer (§19) — können wir trotzdem eRechnungen empfangen? Antwort: Ja, die Empfangspflicht gilt für alle B2B-Unternehmen, auch Kleinunternehmer. Cosmos parst die XML automatisch — du musst nichts ändern.
Frage: Werden meine Daten 10 Jahre aufbewahrt oder nur 8? Antwort: 8 Jahre für Buchungsbelege (Rechnungen, Kostenbelege), 10 Jahre für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte. Geschäftsbriefe nur 6 Jahre. Die verkürzte 8-Jahres-Frist gilt seit 01.01.2025 (Wachstumschancengesetz).
Frage: Was passiert, wenn ich mich verklicke und eine Rechnung falsch nummeriere? Antwort: System lässt das gar nicht erst zu — Counter ist monotonic, kein Rückwärts-Setzen. Bei einem echten Fehler (z. B. Doppel-Vergabe) gibt es einen Mother-User-Override mit Audit-Log-Begründung (in der Cosmos-Verwaltung beantragen).
Frage: Kann ich mehrere Firmen in Cosmos haben? Antwort: Ja, Cosmos ist Multi-Tenant. Jede Firma ist ein eigener Tenant mit getrennten Daten, eigenen Einstellungen, eigenen Steuersettings. Du loggst dich ein und wechselst zwischen deinen Firmen.
Frage: Warum steht bei einer Rechnung in der Übersicht kein Kundenname, sondern nur „–"? Antwort: Das bedeutet nicht, dass der Kunde fehlt oder ein Geschäftskunde ohne Namen ist. Es heißt: Die Rechnung gehört zu einer anderen Firma (Mandant) als der hinterlegte Kunde — und Cosmos blendet aus Datenschutzgründen Kunden fremder Mandanten aus, deshalb erscheint „–". Ursache ist fast immer, dass der Kunde versehentlich im falschen Mandanten angelegt wurde (typisch beim mandantenübergreifenden Abrechnen durch das Cosmos-Team). Lösung: den Kunden in den Mandanten verschieben, der ihn berechnet (bzw. dort einen eigenen Kundensatz anlegen). Damit das nicht erneut passiert, lässt die Datenbank seit Kurzem keine mandantenübergreifenden Belege mehr zu, und im Rechnungsdialog sind Kunden- und Absenderauswahl auf den aktiven Mandanten beschränkt.
Frage: Was kostet mich der Wechsel von LexWare zu Cosmos? Antwort: Migration ist Self-Service. Du brauchst nicht migrierte historische Daten in LexWare laufen lassen, bis sie nicht mehr aufbewahrungspflichtig sind. Cosmos beginnt mit deinem nächsten Geschäftsjahr (oder Stichtag deiner Wahl).
Frage: Was, wenn ein Finanzamtsprüfer Z3-Datenträgerüberlassung verlangt? Antwort: Cosmos liefert DATEV-CSV-Export (EXTF Buchungsstapel). Steuerberater kann es direkt in DATEV einspielen. Geplant für Sprint 5.
11. Lagerverwaltung (Branchen-Modul Umzug)
Nur sichtbar, wenn das Modul Lagerverwaltung (
lager) für deinen Tenant aktiviert ist. Gebaut für Umzugs-/Logistik-Betriebe (z. B. Jakobs Umzüge), die Kundengut einlagern und die Lagermiete laufend abrechnen.
Was es tut: Du verwaltest deine physischen Lagerflächen (Hallen, Boxen, Container — mit Größe in m³ und Status Verfügbar / Belegt / Wartung) und ordnest jeder Fläche Einlagerungen pro Kunde zu (Zeitraum von–bis). Optional rechnet Cosmos die monatliche Lagermiete vollautomatisch ab.
Vorteil: Die Einlagerung wird über dieselbe Serienrechnungs-Pipeline wie deine Verträge abgerechnet — du musst nichts manuell jeden Monat tippen. Die erzeugte Serienrechnung erscheint normal unter Buchhaltung → Verträge.
Abrechnung ist frei konfigurierbar: pro Einlagerung legst du Monatsmiete, Intervall (monatlich / quartalsweise / halbjährlich / jährlich) und Datum der ersten Rechnung fest und schaltest „Automatische Abrechnung" an oder aus. Ohne explizites Startdatum beginnt die Abrechnung am Einlagerungs-Beginn; sie endet automatisch am hinterlegten „Bis"-Datum. Schaltest du die automatische Abrechnung wieder aus, wird die laufende Serienrechnung storniert.
Klickpfad:
- Sidebar → Lagerverwaltung (/lager)
- Tab Lagerflächen → „+ Neue Lagerfläche" anlegen
- Tab Einlagerungen → „+ Neue Einlagerung" → Kunde + Lagerfläche + Zeitraum wählen
- Abschnitt „Automatische Abrechnung" → Monatsmiete/Intervall setzen + Toggle aktivieren
Status: ✅ live (Jakobs B2, PR #968, 02.06.2026)
12. Umzugskalkulation (Branchen-Modul Umzug)
Nur sichtbar, wenn das Modul Umzugskalkulation (
umzugskalkulation) für deinen Tenant aktiviert ist. Gebaut für Umzugsbetriebe, die schnell einen Festpreis ermitteln und daraus direkt ein Angebot oder eine Rechnung erzeugen wollen.
Was es tut: Du legst Preis-Pakete an, deren Preis sich aus festen Parametern zusammensetzt — Grundpreis, Preis pro m² Wohnfläche, pro Etage, pro Kilometer, plus optionale Zuschläge für Wochenende und Express. Im Rechner gibst du Wohnfläche (m²), Etagen, Entfernung und die Zuschlags-Schalter ein und siehst sofort den Gesamtpreis je Paket.
Vorteil: Aus dem berechneten Preis erstellst du mit einem Klick ein Angebot (springt nach /angebote/neu mit vorbefüllter Position) oder eine Rechnung (springt nach /accounting/invoices) — Name, Kurzbeschreibung (z. B. „70 m² · 2 Etagen · 25 km") und Betrag sind bereits eingetragen. Kein Abtippen, keine Rechenfehler.
Klickpfad:
- Sidebar → Umzugskalkulation (/umzugskalkulation)
- „+ Neues Paket" → Grundpreis + Preis pro m²/Etage/km + Zuschläge setzen
- Im Rechner Wohnfläche (m²) / Etagen / Entfernung / Wochenende / Express eingeben
- Beim gewünschten Paket → „Angebot erstellen" oder „Rechnung erstellen"
Status: ✅ live (Jakobs, PR #966, 02.06.2026)
13. Öffentlicher Umzugsrechner (Branchen-Modul Umzug)
Nur sichtbar, wenn das Modul Umzugsrechner (
umzugsrechner) für deinen Tenant aktiviert ist. Ergänzt die interne Umzugskalkulation um eine öffentliche, einbettbare Variante für deine Website.
Was es tut: Stellt eine öffentliche Rechner-Seite unter einer eigenen Adresse (/umzugsrechner_public/<slug>) bereit, die Besucher selbst ausfüllen. Wer absendet, wird automatisch als Lead in Cosmos angelegt (mit konfigurierbarer Quelle und Start-Status). Du kannst die Seite per <iframe> in deine Website einbetten — wahlweise mit transparentem Hintergrund und eigener Akzentfarbe, damit sie zum Webdesign passt.
Pflicht/Vorteil: Vor dem Absenden muss der Besucher eine Datenschutz-Einwilligung (Pflicht-Checkbox mit Link zu deiner Datenschutzerklärung) bestätigen — DSGVO-konforme Lead-Erfassung. Vorteil: Anfragen kommen direkt strukturiert ins CRM, ohne manuelles Erfassen.
Klickpfad:
- Sidebar → Umzugsrechner (/umzugsrechner)
- Slug, Überschrift, sichtbare Pakete, Lead-Quelle/-Status, Datenschutz-Link + Einwilligungstext setzen → „Aktiv" schalten
- Optional Akzentfarbe wählen → Einbettcode kopieren und in die Website einfügen
Status: ✅ live (Jakobs C4, PR #1061 + Datenschutz/Theming #1105, 05./08.06.2026)
14. Verträge & digitale Unterschrift
Verwaltung wiederkehrender Verträge inkl. rechtssicherer digitaler Unterschrift durch den Kunden. UI: /accounting/contracts.
Was es tut: Du legst einen Vertrag an — entweder manuell oder, indem du ein bestehendes Vertrags-PDF hochlädst: dann liest eine KI die wichtigsten Eckdaten automatisch aus (Titel, Kunde, Laufzeit, Monatswert, Verlängerung) und füllt das Formular vor. Zu jedem Vertrag kannst du bis zu drei Dokumente hinterlegen: das Vertrags-PDF, optional eine Leistungsbeschreibung und optional einen AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag, DSGVO). Mit „Zur Unterschrift senden" bekommt der Kunde eine E-Mail mit einem Link auf eine geschützte Seite, sieht dort alle Dokumente und unterschreibt mit der Maus/dem Finger direkt im Browser.
Pflicht/Vorteil: Die Unterschrift ist nach §§ 145 ff. BGB rechtsverbindlich. Cosmos speichert dabei zur Beweissicherung Zeitstempel, IP-Adresse und Browser des Unterzeichners. Für den internen Gebrauch erzeugt „Unterschriebenes PDF herunterladen" ein kombiniertes PDF: das Original mit einer angehängten Signaturseite (Name, Datum, Unterschriftsbild, BGB-Hinweis). Der AVV deckt die DSGVO-Pflicht zur Auftragsverarbeitung ab.
Klickpfad:
- Sidebar → Buchhaltung → Verträge (/accounting/contracts) → „Neuer Vertrag" (Formular ausfüllen oder Vertrags-PDF per Drag&Drop hochladen → KI-Vorbefüllung). Nach dem Upload wählst du, ob dein hochgeladenes PDF als Vertrags-PDF behalten wird (Standard — z. B. dein gestaltetes Angebot bleibt 1:1 erhalten) oder Cosmos ein neutrales PDF aus den ausgelesenen Daten generiert.
- Vertrag öffnen → im Detail-Panel Vertrags-PDF, optional Leistungsbeschreibung und AVV hochladen (jeweils „vorhanden"-Badge + Ersetzen).
- „Per E-Mail senden" → ein Versand-Dialog öffnet sich: du siehst die komplette E-Mail in der Vorschau (Bearbeiten + Vorschau nebeneinander), kannst mehrere Empfänger (und CC), Betreff, Überschrift und Einleitungstext anpassen; das Vertrags-PDF (+ Leistungsbeschreibung/AVV) hängt als Anhang an. Den Standardtext stellst du unter Einstellungen → Vertrags-E-Mail ein. „Senden" → Kunde erhält die Mail mit dem Link
…/vertrag/<Token>. - Nach Unterschrift: Status wird „Aktiv", und „Unterschriebenes PDF herunterladen" liefert das kombinierte Dokument.
Zahlungsplan (manuell oder aus dem PDF): Im Vertrags-Detail hat der Abschnitt „Zahlungsplan" zwei Wege: Liegt ein Vertrags-PDF vor, liest „Zahlungsmodalitäten auslesen" Anzahlung, Raten und Boni automatisch aus. Unabhängig davon legst du mit „Position hinzufügen" Zahlungspositionen manuell an — wichtig für generierte Verträge ohne PDF (Vertragsgenerator). Je Position: Bezeichnung, Art (Anzahlung/Rate/Restbetrag/Bonus/Sonstiges), Netto-Betrag, Anzahl (z. B. 12 für 12 Monatsraten) und ein optionaler Fälligkeits-Hinweis. Vorhandene Positionen lassen sich per Stift bearbeiten und per Papierkorb löschen. Pro Position legt „Entwurf" weiterhin einen Rechnungsentwurf an. Klickpfad: Buchhaltung → Verträge → Vertrag öffnen → Abschnitt „Zahlungsplan" → „Position hinzufügen".
Vertrag stornieren oder löschen: Im Vertrags-Detail (oben rechts neben „Bearbeiten") öffnet das ⋯-Menü zwei Aktionen:
- Vertrag stornieren setzt den Status auf „Gekündigt" — der Vertrag bleibt vollständig erhalten (inkl. PDF, Zahlungsplan, Versandverlauf), fällt aber aus der Zählung „Aktive Verträge" und der MRR heraus. Gedacht für Verträge, die zwar angelegt, aber z. B. nicht unterschrieben wurden. Ein stornierter Vertrag lässt sich über „Storno aufheben" wieder auf „Entwurf" zurücksetzen.
- Vertrag löschen entfernt den Vertrag unwiderruflich samt Zahlungsplan und Versandverlauf (nach einer Sicherheitsabfrage). Gedacht zum Aufräumen von Test-Entwürfen. Kann nicht rückgängig gemacht werden — zum bloßen Deaktivieren stattdessen stornieren.
Klickpfad: Buchhaltung → Verträge → Vertrag öffnen → ⋯-Menü (oben rechts) → „Vertrag stornieren" / „Storno aufheben" / „Vertrag löschen".
Status: ✅ live — KI-Extraktion (PR #1293), kombiniertes BGB-PDF + IP-Erfassung (PR #1298), AVV (PR #1300), 12.06.2026. Manueller Zahlungsplan-Editor: 🔄 (2026-06-30). Stornieren + Löschen: ✅ (2026-06-30).
Kontakt / Feedback
Für Feature-Wünsche oder Compliance-Klarstellungen: siehe Cosmos-Repo Issues oder direkt das Cosmos-Team kontaktieren.
Wartungs-Hinweis für Entwickler
Diese Datei ist die Nutzer-Sicht der Cosmos-Features. Sie wird in jeder PR aktualisiert, die ein neues nutzersichtbares Feature in den Bereichen Abrechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungen, Compliance oder Sales-Einstellungen einführt oder verändert.
Regeln:
- Neues Feature → Eintrag in der passenden Sektion mit „Was sie tut" (1-2 Sätze, laienverständlich), „Welche Pflicht/Vorteil" (gesetzlicher Bezug oder Komfortgewinn), Status (✅ live / 🔄 wip / 📋 geplant) und Klickpfad im UI
- Begriffsänderung → Mini-Lexikon (Sektion direkt unter Sektion 0) ergänzen, wenn ein neuer Fachbegriff eingeführt wird (z. B. „eRechnung", „Soll-Versteuerung")
- Klickpfad-Änderung → Sektion 0 (UI-Schnellnavigation) aktualisieren, wenn Sidebar-Punkte umbenannt/verschoben werden oder URLs sich ändern
- Compliance-Feature → Sektion 7 (System-immanente Compliance) prüfen und neue Sub-Sektion (7a/7b/…) anlegen, wenn der Nutzer das Feature aktiv bedient (wie GoBD-Verfahrensdoku)
- Status-Update → wenn ein Feature den Status wechselt (📋 → 🔄 → ✅), Eintrag aktualisieren mit Datum + PR-Nummer in der nächsten Spalte falls vorhanden
Schwester-Datei: docs/FEATURES_OVERVIEW.md — technische Status-Sicht (Edge Functions, Migrations, Initiative-Links). Beide Dateien werden in derselben PR aktualisiert, sonst ist die PR nicht merge-ready.
Test-Anleitung mit Smoke-Tests + SQL-Snippets: docs/billing/BILLING_TEST_GUIDE.md.