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Rechnungen schreiben (Ausgangsbelege)

Über Buchhaltung → Ausgangsbelege legst du alle Rechnungen an deine Kunden an, versendest sie und behältst den Überblick über ihren Status.

Neue Rechnung anlegen​

  1. Buchhaltung → Ausgangsbelege → „Beleg erstellen ▾“.
  2. Belegart wählen: Einzelrechnung, Ratenkauf oder Serienrechnung (weitere Arten wie Projekt/Proforma sind teils in Vorbereitung).
  3. Kunde suchen oder direkt neu anlegen, Positionen erfassen.
  4. Rechnungs-, Fälligkeits- bzw. Leistungsdatum über den Kalender wählen.
  5. Optional: Hinweise für den Kunden, interne Notizen und Tags (z. B. Standort) hinzufügen.

Der Rechnungssteller wird automatisch auf die in den Einstellungen hinterlegte Standard-Firma gesetzt. Jede Rechnung erhält automatisch Pflichtangaben (Namen, Adressen, Steuernummer, fortlaufende Nummer, Leistungszeitraum, USt-Betrag).

Ratenkauf: eine Rechnung mit Zahlungsplan​

Beim Ratenkauf erhält der Kunde eine Rechnung über die gesamte Summe; die Raten werden intern als Zahlungsplan geführt. Bank-Abgleich und Mahnungen laufen automatisch je Rate.

  • Anlegen: „Beleg erstellen ▾“ → Ratenkauf → Kunde und Positionen, dann Anzahl der Raten und Intervall festlegen.
  • Die erste Rate lässt sich über „+ Erste Rate anpassen“ abweichend (höher) gestalten.
  • Den aktuellen Stand siehst du in der Rechnung im Abschnitt „Zahlungsplan“ (offen/bezahlt/überfällig je Rate, Fortschrittsbalken).
  • Fälligkeiten und Beträge lassen sich später über das Stift-Symbol im Zahlungsplan anpassen (z. B. bei Stundung) — jede Änderung verlangt eine Begründung.
  • Storno eines Ratenkaufs storniert automatisch alle offenen Raten mit.

Serienrechnung (wiederkehrende Rechnung)​

Bei der Serienrechnung erzeugt Cosmos für jede Abrechnungsperiode automatisch eine eigenständige Rechnung mit eigener fortlaufender Rechnungsnummer.

  • Anlegen: „Beleg erstellen ▾“ → Serienrechnung → Kunde, Positionen, Abrechnungsintervall und Laufzeit (unbegrenzt bis Kündigung, Enddatum oder feste Anzahl).
  • Eine Vorschau zeigt den Betrag je Periode, den geschätzten Gesamtwert und die nächsten Rechnungstermine.
  • Eine bestehende Rechnung lässt sich über das ⋯-Menü „Weiterführen zur Serienrechnung“ als Vorlage für eine neue Serie übernehmen.

Rechnung bearbeiten, duplizieren, stornieren​

  • Bearbeiten: Entwürfe und noch nicht versendete Rechnungen lassen sich frei ändern. Bei bereits versendeten Rechnungen empfiehlt Cosmos „Stornieren & duplizieren“, um steuerlich sauber zu bleiben.
  • Duplizieren: Legt eine Kopie als neuen Entwurf an (Rechnungsnummer wird erst beim Finalisieren vergeben).
  • Stornieren: Rechnung öffnen → „Stornieren“. Cosmos erzeugt eine eigene Storno-Rechnung mit negativen Beträgen; die Original-Rechnung bleibt unverändert. Bei bereits bezahlten Rechnungen kannst du zusätzlich eine Rückerstattung vormerken.
  • Stornierte Belege sind standardmäßig ausgeblendet; über den Status-Filter „Storniert“ lassen sie sich einblenden.

Projekt-Anzahlungen (in Vorbereitung)​

Für größere Projekte lassen sich echte Anzahlungs- bzw. Abschlagsrechnungen stellen, die später in einer Schlussrechnung verrechnet werden (§14 Abs. 5 UStG). Dieses Feature ist gebaut, aber nur für freigeschaltete Mandanten sichtbar — bei Bedarf bei deinem Steuerberater bzw. Cosmos-Ansprechpartner nachfragen.

eRechnung (XRechnung/ZUGFeRD)​

Rechnungen lassen sich als strukturierte XRechnung-XML oder als ZUGFeRD-PDF exportieren (Pflicht für B2B seit 2025 gestaffelt).

  • Rechnung öffnen → Button „XRechnung“ bzw. „ZUGFeRD-PDF“.
  • Aktivieren pro Rechnungssteller: Einstellungen → Buchhaltung → Rechnungssteller bearbeiten → „E-Rechnungs-Versand“.
  • Für eine gültige eRechnung müssen beim Rechnungssteller eine E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer hinterlegt sein.

Rechnungen filtern und Ansichten speichern​

Über „Filter“ in der Ausgangsbelege-Liste kannst du nach Status (auch mehrfach, inkl. „Storniert“), Zeitraum, Betrag und Tags eingrenzen. Häufige Kombinationen lassen sich über „Ansichten“ als benannte, private Filter-Ansicht speichern.

Verlauf und Nachverfolgung​

Jede Rechnung hat einen Tab „Verlauf“: eine Zeitleiste mit allen Ereignissen (erstellt, versendet, geöffnet, heruntergeladen, bezahlt, gemahnt, storniert). Der Status springt automatisch von „Versendet“ auf „Geöffnet“, sobald der Kunde den Online-Link tatsächlich aufgerufen hat.