Kontakte & Kundenkartei
Über Kontakte verwaltest du alle Kontakte deines Mandanten an einer zentralen Stelle: suchen, filtern, sortieren, anlegen, importieren, anrufen und die vollständige Kommunikations-Historie einsehen. Jeder Kontakt hat eine eigene Kartei mit einer chronologischen Timeline aller Kontaktpunkte.
Die Kontaktliste
Die Standardansicht ist eine Tabelle aller Kontakte. Oben siehst du den Titel „Kontakte" mit der Gesamtzahl.
- Suchen: Das Feld „Suchen…" filtert die Liste live nach Name, E-Mail, Telefon und weiteren Feldern.
- Sortieren: Klick auf einen Spaltenkopf sortiert die Liste (erneuter Klick kehrt die Richtung um).
- Spalten anpassen: Über „Spalten konfigurieren" blendest du Spalten ein/aus und ordnest sie per Ziehen um. Verfügbare Spalten: Name, E-Mail, Telefonnummer, Unternehmen, Position, Stadt, Tags (standardmäßig sichtbar) sowie Bevorzugter Kanal, Kampagne und Erstellt (standardmäßig ausgeblendet). Deine Auswahl bleibt gespeichert.
- Pro Zeile: Klick auf den Namen öffnet die Detailansicht. Das Info-Symbol öffnet eine Schnellansicht als Seitenpanel, das Telefon-Symbol startet direkt einen Anruf.
- Seitengröße: Unten wählst du 25, 50, 100 oder 250 Kontakte pro Seite und blätterst durch die Seiten.
Kontakt anlegen
- Kontakte → „Kontakte hinzufügen".
- Vorname und Nachname eingeben. Erst nach Eingabe eines Vornamens erscheinen die weiteren Felder: E-Mail, Telefon, Unternehmen, Position, Bevorzugter Kanal, Tags und Notizen.
- „Erstellen".
Als bevorzugten Kanal kannst du E-Mail, Telefon, WhatsApp, LinkedIn oder Persönlich hinterlegen — so weiß das Team auf einen Blick, wie der Kontakt am liebsten erreicht wird.
Kontakte per CSV importieren
Statt einzeln kannst du viele Kontakte auf einmal aus einer CSV-Datei importieren.
- Kontakte → „Kontakte hinzufügen" → im Dialog zum Abschnitt „oder importieren" wechseln.
- CSV-Datei per Drag-&-Drop ablegen oder „klicken zum Hochladen".
- Cosmos erkennt die Spalten automatisch (Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Unternehmen, Position, Status, Tags) — auch gängige Synonyme wie „Firma" oder „Tel" werden zugeordnet. Das Trennzeichen (
;oder,) wird selbst erkannt. - In der Vorschau siehst du „… Kontakt(e) erkannt" und die ersten Datensätze.
- „… Kontakte importieren".
Unterstützt werden .csv- und .txt-Dateien. Passen die Spaltenüberschriften nicht, meldet Cosmos das („Keine Kontakte in der Datei gefunden. Prüfe die Spaltenüberschriften.").
Filtern & Smart Views
Über „Filter" grenzt du die Liste über kombinierbare Bedingungen ein und speicherst häufige Kombinationen als wiederverwendbare Smart View.
- Im Filter-Panel legst du fest, ob allen Bedingungen (UND) oder einer Bedingung (ODER) entsprochen werden soll.
- Filterbare Felder: Leadstatus, Tags, Unternehmen, E-Mail, Telefon, Bevorzugter Kanal, Vorname, Nachname, Position, Notizen.
- Je nach Feld stehen Operatoren wie ist / ist nicht, enthält / enthält nicht, ist genau, ist leer / ist nicht leer zur Verfügung.
- Mit „Filter hinzufügen" und „Gruppe hinzufügen" baust du auch komplexere Kombinationen.
- Über „Als Smart View speichern" sicherst du die aktuelle Filterkombination unter einem Namen. Gespeicherte Smart Views stehen anschließend als schnelle Ansicht bereit.
Mögliche Leadstatus-Werte sind: Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren, Inaktiv.
Mehrere Kontakte auf einmal bearbeiten
- Kontakte per Checkbox markieren (die Checkbox im Spaltenkopf wählt alle auf der Seite).
- In der eingeblendeten Leiste „… ausgewählt" wählst du „Bulk bearbeiten" oder „Alle löschen".
- Beim Bulk-Bearbeiten wählst du ein Feld (Bevorzugter Kanal, Kampagne oder Unternehmen) und einen neuen Wert für alle markierten Kontakte, dann „… Kontakte aktualisieren".
Die Kontakt-Detailansicht
Ein Klick auf den Namen öffnet die vollständige Kartei. Alle Felder lassen sich direkt an Ort und Stelle bearbeiten (Enter oder Klick daneben speichert).
- Kopf: Name, Anrede (Herr/Frau), Ansprache (per Sie / per Du), Leadstatus und Erstelldatum. Buttons „Termin buchen" und „Löschen".
- Kontaktdaten: E-Mail (mit „E-Mail schreiben") und Telefon (mit „Anrufen"). Unter „Weitere Kontaktwege" lassen sich zusätzliche Adressen und Nummern (E-Mail 2/3, Telefon 2/3) hinterlegen.
- Adresse: Straße, Adresszeile 2, PLZ, Stadt, Land.
- Lead-Details: Leadquelle, Kampagne, Assistentin sowie frei definierbare Custom Felder.
- Tags und Notizen zum schnellen Festhalten von Kontext.
Die Kommunikations-Timeline
Jeder Kontakt hat eine chronologische Timeline aller Kontaktpunkte — an einer Stelle, ohne Ansichtswechsel:
- Telefonate: Über Cosmos geführte Anrufe erscheinen direkt in der Kartei — mit Audioaufnahme, Transkript und einer kurzen KI-Analyse des Gesprächs (siehe Telefonie).
- Gesendete E-Mails: Eigene Mails werden so dargestellt, wie sie beim Empfänger ankommen. Anhänge bleiben als Datei-Chip abrufbar und lassen sich erneut herunterladen.
- Meetings: Aus dem Kalender synchronisierte Meetings mit externen Teilnehmern erscheinen automatisch als Termin-Aktivität, sobald die Teilnehmer-E-Mail zu diesem Kontakt passt.
Anrufhistorie & KI-Auswertung
Im Bereich „Anrufhistorie" siehst du alle Anrufe des Kontakts mit Datum, Dauer und Ergebnis. Pro Anruf stehen — sofern vorhanden — KI-Zusammenfassung, Coaching-Report, Transkript und eine Audio-Aufnahme („Anhören") bereit. Läuft die Transkription noch, kannst du sie neu starten. Über „KI-Status generieren" erstellt Cosmos eine zusammenfassende Einschätzung über die gesamte Anrufhistorie hinweg.
Mögliche Anruf-Ergebnisse: Erreicht, Nicht erreicht, Mailbox, Falsche Nr., Besetzt, Abgebrochen.
E-Mail direkt aus dem Kontakt schreiben
Über „E-Mail schreiben" in der Detailansicht verfasst du eine E-Mail über ein verbundenes Postfach — der Empfänger ist mit der hinterlegten Kontakt-E-Mail vorbelegt. Details zum E-Mail-Client findest du unter E-Mails.
Rollen & Freischaltung
Kontakte und die zugehörige Telefonie sind für Manager, Teamleiter und Mitarbeiter sichtbar und gehören zum Modul Kontakte. Ist der Bereich in deinem Menü nicht vorhanden, ist das Modul für deinen Mandanten nicht freigeschaltet.