Telefonie & Anrufe

Cosmos telefoniert direkt im Browser — ohne separates Telefon. Du rufst Kontakte und Leads per Klick an, arbeitest verpasste Anrufe strukturiert nach und erfasst nach jedem Gespräch das Ergebnis. Die zentrale Übersicht verpasster Anrufe findest du unter Eingehende Anrufe.

Direkt anrufen (Click-to-Call)

Überall, wo ein Telefon-Symbol oder ein „Anrufen"-Button steht (z. B. in der Kontaktliste oder der Kontakt-Detailansicht), startest du mit einem Klick einen Anruf.

Während des Gesprächs erscheint oben eine Leiste mit:

• Name des Angerufenen und Status („Klingelt…" bzw. „Verbunden · mm:ss") sowie einer Verbindungsqualitäts-Anzeige.
• Stummschalten, einer Wähltastatur (für Tonwahl, z. B. in Telefonmenüs), Mikrofonauswahl und „Auflegen".
• Einem Feld „Notizen zum Anruf…" — die Notiz wird beim Auflegen automatisch am Anruf und am Kontakt gespeichert.

Erkennt Cosmos einen Anrufbeantworter, erscheint der Hinweis „Mailbox erkannt — auflegen & weiter".

Kollegen ins Gespräch holen (Dreiergespräch)

Brauchst du im laufenden Gespräch eine Kollegin oder einen Kollegen dazu, sprecht ihr zu dritt mit dem Kunden. Das geht aus der Rückfrage heraus:

1. Klicke in der Anrufleiste auf „Rückfrage“ und wähle die Kollegin oder den Kollegen. Der Kunde hört so lange eine Warteansage.
2. Die Kollegin nimmt an. Jetzt könnt ihr euch kurz absprechen, der Kunde hört nichts davon.
3. Klicke auf „Zusammenschalten“. Ab jetzt hört jeder jeden. In der Leiste steht „Dreiergespräch — Name ist dabei“.
4. Wer fertig ist, legt einfach auf. Die beiden anderen bleiben verbunden. Legt der Kunde auf, ist das Gespräch für alle zu Ende.

Gut zu wissen:

• „Zusammenschalten“ erscheint erst, wenn die Kollegin angenommen hat. Nimmt sie nicht ab oder lehnt ab, bleibt der Kunde in der Warteschleife, und du holst ihn mit „Halten an — zurückholen“ wieder zu dir. Der Kunde geht dabei nicht verloren.
• Statt zusammenzuschalten kannst du weiterhin „Übergeben“ wählen. Dann übernimmt die Kollegin das Gespräch allein.
• Bei eingehenden Anrufen nur mit dem eigenen Schalter (siehe Freischalten).
• Im Dreiergespräch gibt es kein Halten und kein Weiterleiten mehr. Zum Gehen legst du auf.
• Wird das Gespräch aufgezeichnet, wird auch der Teil zu dritt aufgezeichnet. Aufnahme und Mitschrift erscheinen am selben Anruf.
• Freischalten: Ein Manager schaltet es unter Einstellungen → Telefonie → Reiter „Power-Dialer“ → Karte „Halten und Rückfrage“ → „Zusammenschalten erlauben (Dreiergespräch)“ ein. Ausgeliefert ist es aus. Voraussetzung ist, dass „Halten und Rückfrage“ eingeschaltet ist.
• Eingehende Anrufe: Dafür gibt es einen eigenen Schalter unter Einstellungen → Telefonie → Reiter „Power-Dialer“ → Karte „Halten und Rückfrage“ → „Zusammenschalten auch bei eingehenden Anrufen“. Voreinstellung: Aus. Er kostet etwa 0,12 USD je 10 Minuten zu dritt. Sag dem Anrufer kurz, dass jemand dazukommt; wird das Gespräch aufgezeichnet, gilt das auch für den Teil zu dritt.

PowerDialer: Warteschlange automatisch abtelefonieren

Der PowerDialer arbeitet eine Liste von Kontakten oder Leads nacheinander ab — ideal für Kalt-Akquise-Blöcke.

• Eine feste Leiste zeigt den aktuellen Kontakt (Name, Firma, Nummer) und den Fortschritt „… / …".
• Eine Tages-Statistik zählt Calls, Connects und Minuten.
• Nach jedem Gespräch springt der Dialer per Countdown „Nächster in …" automatisch zum nächsten Eintrag (abbrechbar).
• Steuerung: Anrufen, Pause / Fortsetzen, Skip, Stopp.
• Beendest du den Dialer, während noch ein Anruf läuft, fragt Cosmos zur Sicherheit nach („Weiter telefonieren" / „Anruf beenden & stoppen").

Die Warteschlange befüllst du aus den Lead-Ansichten im Vertrieb.

Eingehende Anrufe

Klingelt das Telefon, während du in Cosmos arbeitest, erscheint unten rechts eine Karte „Eingehender Anruf" mit dem Anrufernamen (oder „Unbekannter Anrufer"), der Firma und der Rufnummer. Du kannst den passenden Kontakt oder Lead direkt öffnen und den Anruf „Annehmen" oder „Ablehnen".

Verpasste Anrufe nacharbeiten

Die Seite Eingehende Anrufe sammelt verpasste Anrufe, Voicemails und Rückrufwünsche.

• Oben zeigen Kennzahlen-Karten Gesamt, Offen, Voicemails und Rückrufwünsche.
• Über „Status" filterst du nach Alle / Offen / Bearbeitet / Erledigt.
• Jeder Eintrag zeigt den Anrufer (aufgelöst zu Kontakt, Lead oder Rufnummer), Zeitpunkt, Dauer und die angerufene Nummer.
• Ein Klick öffnet ein Detail-Panel: Du öffnest den zugehörigen Kontakt/Lead, hörst die Voicemail samt Transkript an, änderst den Status, hinterlegst Notizen und markierst bei Bedarf „Rückruf gewünscht" mit Wunschzeitpunkt. „Speichern" sichert die Nacharbeit.

Nach dem Anruf: Ergebnis erfassen

Nach jedem Anruf öffnet sich das Fenster „Anruf-Ergebnis". Dort:

• wählst du das Gesprächsergebnis (die möglichen Ergebnisse sind pro Mandant konfigurierbar),
• hinterlegst optional eine Notiz zum Anruf,
• meldest bei Bedarf über die Checkbox „Gesprächsqualität war schlecht (Rauschen, Aussetzer)" eine schlechte Verbindung,
• und füllst — bei einem verknüpften Lead — direkt ein Formular aus.

Im PowerDialer-Betrieb speicherst du mit „Speichern & weiter" und gehst direkt zum nächsten Anruf.

Das Call-Cockpit

Bei ausgehenden Anrufen erscheint automatisch das Call-Cockpit — ein verschieb- und größenveränderbares Panel mit Gesprächsleitfaden und Einwandbehandlung. Über einen Transparenz-Regler (50–100 %) blendest du es dezent aus, ohne es zu schließen.

• Gesprächsmodus umschalten (Opener / Setting / Closing — Opener ist beim Anrufstart aktiv).
• Tabs Skript, Einwände, Analyse und Notizen.
• Skript und Einwände (Battle Cards) stammen aus den Vorlagen deines Mandanten und funktionieren auch ohne Zusatzmodul.

Die Echtzeit-Analyse und die KI-Live-Hinweise sind Teil des Zusatzmoduls Live-Coaching — siehe Live-Coaching im Anruf.

Rollen & Freischaltung

Telefonie gehört zum Modul Kontakte und ist für Manager, Teamleiter und Mitarbeiter sichtbar. Für das Telefonieren muss die Telefonie-Anbindung deines Mandanten eingerichtet sein; sie wird beim Öffnen der Kontakte-Seite automatisch bereitgestellt.