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Aufgaben

Über Aufgaben planst und verfolgst du alle To-dos deines Teams — in Projekten organisiert, in mehreren Ansichten und mit umfangreichen Filtern. Jede Aufgabe hat eine eigene Detailseite mit Beschreibung, Checkliste, Zeiterfassung, Anhängen und Kommentaren.

Ansichten​

Über den Ansichts-Umschalter wechselst du zwischen:

  • Sektionen — Aufgaben nach Status, Fälligkeit, Priorität oder Zuständigkeit gruppiert.
  • Liste — kompakte Tabelle.
  • Board — Kanban-Spalten (Offen / In Bearbeitung / Erledigt), Karten per Ziehen verschieben. Kartendichte Detail / Übersicht / Minimal.
  • Kalender — Aufgaben nach Fälligkeit im Kalender.
  • Gantt — Zeitstrahl mit Abhängigkeiten.

Deine bevorzugte Ansicht und Filter werden pro Bereich gespeichert.

Bereiche (Scopes) & Filter​

Oben wählst du über Tabs den Ausschnitt: Alle Aufgaben, Meine Aufgaben, Follow-ups und Delegiert.

Den Reiter Alle Aufgaben siehst du, wenn du Manager oder Teamleiter bist — oder als Mitarbeiter, sobald du Mitglied mindestens eines Projekts bist, dessen Aufgaben-Sichtbarkeit auf „Alle Mitglieder sehen alle" steht (einstellbar über die Projekteinstellungen im Aufgaben-Kopf). Deine Startansicht bleibt in diesem Fall trotzdem Meine Aufgaben.

Über „+ Filter" grenzt du weiter ein — nach Status (Offen, In Bearbeitung, Erledigt, Überfällig), Priorität (Niedrig, Mittel, Hoch, Dringend), Projekt, Team, Person und Ersteller. Schnellfilter wie „Diese Woche fällig" oder „Nur meine Aufgaben" stehen im Filter-Popover bereit. Das Suchfeld „Aufgabe suchen…" findet Aufgaben per Titel.

Aufgabe anlegen​

  • „+ Aufgabe" öffnet den Dialog — per Text, manuell oder als Sprachnachricht.
  • Quick-Add über das Tastenkürzel ⌘/Strg + N.
  • Im Bereich Delegiert verteilst du über „Voice" mehrere Aufgaben auf einmal per Sprachnachricht ans Team.

Projekte​

Über den Projekt-Umschalter oben legst du mit „Neues Projekt" Projekte an (optional mit verknüpftem Kunden) und verwaltest Mitglieder und Projekteinstellungen. So bündelst du zusammengehörige Aufgaben.

Aufgaben-Detail​

Ein Klick auf eine Aufgabe öffnet die Detailansicht:

  • Status und Priorität setzen, Deadline und Zuständigkeit festlegen.
  • Beschreibung im Editor (Formatierung, @-Erwähnungen, Bilder, Links).
  • Checkliste / Unteraufgaben, Abhängigkeiten und Mitwirkende.
  • Zeiterfassung direkt an der Aufgabe (siehe Zeiterfassung).
  • Anhänge (Dateien und Sprachnachrichten), KI-Recherche & Lösungsvorschlag.
  • Tabs Kommentare (mit @-Erwähnungen) und Aktivität (Verlauf).
  • Über „Folgen" bleibst du bei Änderungen informiert; per Übergabe-Dialog gibst du eine Aufgabe an jemand anderen ab.

Wiederkehrende Aufgaben​

Unter Wiederkehrende Aufgaben (über das „⋯"-Menü der Aufgabenseite) verwaltest du Vorlagen, die regelmäßig neue Aufgaben erzeugen. Pro Vorlage legst du das Intervall (Täglich, Wöchentlich, Monatlich, Jährlich), die Uhrzeit und ein optionales Enddatum fest und schaltest sie aktiv oder pausiert. Bereits erzeugte Aufgaben bleiben beim Löschen einer Vorlage erhalten.

Kapazitätsplanung​

Manager und Teamleiter planen unter Kapazitätsplanung die Team-Auslastung über einen 14-Tage-Horizont. Ein Raster zeigt pro Mitarbeiter und Tag die Aufgaben; per Ziehen weist du eine Aufgabe einem Mitarbeiter und Tag zu (setzt die Deadline). Eine KPI-Leiste zeigt Ø Auslastung, Überlastet und geplante Stunden; genehmigte Abwesenheiten werden als geringere Kapazität berücksichtigt.

Workflow-Aufgaben​

Der Baustein „Aufgabe erstellen" in einem Workflow legt automatisch eine Aufgabe an, etwa wenn ein Lead über die Website eingeht. Zuständig ist die auslösende Person oder eine fest gewählte Person, die Frist steht in „Fällig in Tagen" oder kommt aus einem Datumsfeld.

Zuständige Person des Leads und Frist in Stunden oder Minuten (Voreinstellung: Aus). Freischalten unter Vertrieb → Einstellungen → Vertriebs-Funktionen → Aufgaben & Wiedervorlagen → „Workflow-Aufgabe an die zuständige Person des Leads, Frist in Stunden oder Minuten". Danach bietet der Baustein zusätzlich:

  • „Zuständige Person des Leads": die Aufgabe geht an die Person, der der auslösende Lead zugeordnet ist. Hat der Lead niemanden, geht sie an die auslösende Person. Gibt es auch die nicht, etwa bei einem Webhook-Lead, scheitert der Schritt wie bisher mit Grund im Verlauf des Workflows.
  • „Fällig in Minuten": die Frist liegt so viele Minuten (1 bis 10080) nach dem Lauf, etwa „binnen 15 Minuten anrufen". Ein Fälligkeitsdatum aus einem Feld hat Vorrang, danach kommen die Minuten, danach die Stunden, danach die Tage.
  • „Fällig in Stunden": die Frist liegt so viele Stunden nach dem Lauf.

Bestehende Regeln ändern sich durch den Schalter nicht. Ausschalten setzt auch Regeln nicht zurück, die schon eine dieser Optionen nutzen: Sie laufen weiter so und zeigen ihre Werte im Baustein, bis du sie dort änderst.

Rollen & Freischaltung​

Aufgaben gehört zum Modul Aufgaben. Aufgaben und Projekte anlegen sowie Team-Filter nutzen dürfen Manager und Teamleiter; Mitarbeiter sehen und bearbeiten ihre eigenen bzw. zugewiesenen Aufgaben. Die Kapazitätsplanung ist Managern und Teamleitern vorbehalten.