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Dateien

Dateien ist der interne, mandantenweite Dateispeicher deines Teams — ein „Drive" zum Hochladen, Ordnen, Vorschauen, Freigeben und Durchsuchen von Dateien, inklusive Dokument-Werkzeugen und optionaler Google-Drive-Anbindung.

Dateien hochladen & ordnen​

  • „Neu" → „Datei hochladen" oder „Neuer Ordner" (Ordnername vergeben, „Erstellen").
  • Per Drag-&-Drop hochladen: Dateien einfach ins Fenster ziehen.
  • Verschieben: Dateien und Ordner per Ziehen auf einen Zielordner oder auf den Breadcrumb-Pfad.
  • Der Breadcrumb-Pfad oben zeigt, in welchem Ordner du gerade bist, und führt mit einem Klick zurück.

Suchen — auch im Inhalt​

Das Feld „Dateien & Inhalte suchen…" durchsucht nicht nur Dateinamen, sondern auch den Inhalt von Dokumenten (Volltext). Treffer, die im Inhalt gefunden wurden, tragen das Badge „Inhalt".

Ansicht & Sortierung​

  • Umschalten zwischen Listen- und Rasteransicht.
  • In der Liste sortierst du per Klick nach Name, Größe oder Geändert.
  • Filter-Tabs oben: Alle Dateien, Zuletzt, Favoriten, Für mich freigegeben.

Datei-Aktionen​

Über das „⋯"-Menü an jeder Datei:

  • Öffnen (Vorschau für Bild, Video, Audio, PDF, Text und Word-Dateien direkt im Fenster), Herunterladen, Umbenennen, Kopie erstellen, Als Favorit markieren, Dateiinformationen, Löschen.
  • PDF komprimieren (bei PDFs) — verkleinert die Datei und zeigt die Ersparnis.
  • Scan aufteilen (bei PDFs im Ordner „Roh-Scan") — die KI zerlegt einen Sammelscan in einzelne Dokumente.
  • Freigeben (siehe unten).

Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien​

  • Word (.docx) öffnet als Lesevorschau mit Überschriften, Absätzen und Tabellen. Das Layout kann vom Original abweichen (Seitenränder, Schriften, Kopf- und Fußzeilen).
  • Bearbeiten lassen sich hochgeladene Office-Dateien in Cosmos nicht. Zum Ändern die Datei herunterladen, in Word bzw. Excel bearbeiten und wieder hochladen.
  • Ältere Word-Dateien (.doc), Excel, PowerPoint und OpenDocument haben keine Vorschau — das Fenster bietet stattdessen „Datei herunterladen" an.
  • Wer in Cosmos selbst schreiben will, legt über „Neu" → „Neues Dokument" ein Cosmos-Dokument an (sofern das Modul „Docs“ freigeschaltet ist); Inhalte aus einer Word-Datei lassen sich aus der Vorschau kopieren und dort einfügen.

Mehrere Dateien lassen sich per Checkbox markieren und gemeinsam löschen bzw. — in den Scan-Ordnern — „An Briefverwaltung senden".

Dateien freigeben​

Über „Freigeben" teilst du eine Datei oder einen Ordner mit Personen oder Teams deines Mandanten:

  • Empfänger hinzufügen und eine Stufe wählen: Betrachter, Kommentator oder Mitbearbeiter.
  • Unter „Allgemeiner Zugriff" schaltest du zwischen „Eingeschränkt" und „Jeder mit dem Link" um und kopierst den Link.

Drive-Einstellungen​

Über das Zahnrad öffnest du „Drive-Einstellungen":

  • Google Drive verbinden und einen überwachten Ordner synchronisieren.
  • Benennungsregeln (Präfix, Datumsformat, Trennzeichen) — gelten auch für automatische Uploads.
  • KI-Umbenennungsvorschläge und Intelligente Dokumentenbenennung: die KI schlägt beim Upload einen sprechenden Dateinamen vor bzw. erkennt Empfänger, Absender, Betrag und Datum aus Scans.

Rollen & Freischaltung​

Dateien ist für Manager, Teamleiter und Mitarbeiter sichtbar und gehört zum Modul Dateien. Freigaben sind auf Personen und Teams des eigenen Mandanten beschränkt. Fehlt der Menüpunkt, ist das Modul nicht freigeschaltet.