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Orientierungsdatenbank (Orientierung)

Die Orientierungsdatenbank — in der App kurz „Orientierung" — findest du unter Kontakte → Reiter „Orientierung". Sie dient der internen Orientierung über Zuständigkeit und angemessenen Umgang mit den Personen und Organisationen, mit denen dein Betrieb zu tun hat:

  • Wer ist zuständig und wer vertritt?
  • Was ist freigegeben (Freigaben) und was ist vereinbart (Vereinbarungen)?
  • Worauf ist im Umgang zu achten („Worauf achten")?

So musst du für solche Fragen nicht jedes Mal bei der Leitung nachfragen.

Was die Orientierungsdatenbank nicht ist​

Sie ist kein Personen- oder Kontaktspeicher und ersetzt weder Kontakte noch Leads. Name, Telefon und E-Mail bleiben in ihrer Quelle (Kunde, Lead, Bewerber, Mitarbeiter, Stammdaten). Ein Orientierungsprofil hängt nur an einem vorhandenen Eintrag und ergänzt ihn um die Orientierung.

Nicht hinein gehören Inhalte der Personalakte (Abmahnungen, Leistungsurteile), Bewerber-Bewertungen, Gesundheits- oder andere besonders schützenswerte Angaben und Gerüchte. Faustregel für „Worauf achten": so schreiben, dass man es der Person vorlesen könnte.

Wo du sie findest​

  • Reiter „Orientierung" unter Kontakte: Liste aller Orientierungsprofile mit Kacheln und Filtern.
  • Knopf „Orientierung" in den Akten (z. B. Kunde, Ansprechpartner, Bewerber, Mitarbeiter): öffnet die Orientierungskarte der Person.
  • Beim Anrufen oder Schreiben kann Cosmos einen Kontakt-Hinweis aus der Orientierung zeigen (z. B. eine Kontaktregel).

Die Orientierung ist ein Zusatzmodul und ab Werk aus. Was du siehst, hängt von deinen Rechten ab; fehlt der Reiter oder der Knopf, wende dich an deine Leitung.

Gruppen​

Profile lassen sich Gruppen zuordnen (z. B. Mitarbeiter, Bewerber, Kunden, Partner, Behörden & externe Kontakte). Die Gruppen sind ein Katalog je Mandant: Die Leitung pflegt sie unter Einstellungen → Organisation → Orientierung — dort auch Felder, Kanal-Vorgaben und die Löschregeln je Gruppe.

Sichtbarkeit je Information​

Notizen, Vereinbarungen, Freigaben und Fragen haben das Wahlfeld „Wer darf das sehen?": „Alle mit Orientierungs-Zugang" (Vorgabe) oder „Nur bestimmte Personen". Eingeschränkte Einträge tragen das Kennzeichen „Nur für …". Vertrauliche Angaben sieht zusätzlich nur, wer das Recht dafür hat.

Pflegen, Vorschlagen und Freigeben​

  • Ein Verantwortlicher für die Orientierung (je Mandant) und die Leitung pflegen die Profile direkt.
  • Mitarbeitende schlagen Änderungen vor: Sie sehen an der Karte dieselben Stifte und Dialoge, der Knopf heißt „Zur Freigabe senden". Eigene offene Vorschläge stehen unter „Meine Vorschläge".
  • Verantwortlicher, Leitung und die Freigabeliste entscheiden in „Offene Vorschläge" mit „Freigeben", „Bearbeiten und freigeben" oder „Ablehnen" (mit Grund).
  • Verantwortlichen und Freigabeliste legt die Leitung unter Einstellungen → Organisation → Orientierung → „Verantwortung und Freigabe" fest.
  • Über „Frage stellen" an der Karte stellst du einer Person eine Rückfrage zur Orientierung; daraus entsteht eine Aufgabe.

Mögliche Dubletten​

Cosmos erkennt mögliche Dubletten (z. B. gleiche E-Mail, gleiche Rufnummer, gleicher Name und Firma). Sie stehen in der Kachel und im Filter „Mögliche Dubletten" im Reiter Orientierung und als Hinweis an der Karte. Die Leitung entscheidet: „Keine Dublette" markieren oder zusammenführen — automatisch wird nichts zusammengefasst.

Deaktivieren statt löschen​

Profile und Einträge werden deaktiviert, nicht gelöscht: „Datenschutz & Verlauf" → „Profil deaktivieren" bzw. im Menü eines Eintrags „Deaktivieren". Deaktivierte Profile stehen unter dem Filter „Inaktiv" und lassen sich reaktivieren. Endgültig löschen, ein Beziehungsende eintragen und Löschtermine sehen darf nur die Leitung mit dem passenden Recht.

Auskunft​

Fragt eine Person nach den über sie gespeicherten Daten, erstellt die Leitung an der Karte unter „Datenschutz & Verlauf" die „Auskunft herunterladen" bzw. die „Druckansicht". Jede Auskunft wird im Änderungsverlauf vermerkt.