Arbeitsscheine & Abnahmeprotokolle
Über Arbeitsscheine dokumentierst du die vor Ort erbrachten Leistungen, hältst Fotos fest, lässt den Kunden per Unterschrift abnehmen und versendest das Protokoll als PDF.
Abnahmeprotokoll anlegen
Über „Neues Abnahmeprotokoll" startest du — optional aus einer Vorlage — und verknüpfst das Protokoll mit einem Lead, Kunden, Umzugs- oder Montageprojekt (die Kundendaten werden übernommen). Im Editor erfasst du:
- Erbrachte Leistungen als Positionen (Leistung/Material, Menge, Einheit) — auch aus dem Produktkatalog.
- Bemerkungen / Schäden.
- Fotodokumentation (Vorher-/Nachher-Zustand, direkt per Kamera oder als Upload).
Kundenabnahme & Versand
Im Abschnitt „Abnahme durch den Kunden" unterschreibt der Kunde direkt auf dem Gerät — mit der Unterschrift bestätigt er die ordnungsgemäße Durchführung. Anschließend kannst du das Protokoll als PDF ansehen oder per „An Kunde senden" als E-Mail verschicken. Der Status wechselt von Entwurf über Abgenommen zu Versendet.
Vorlagen
Über das Zahnrad (nur Manager) legst du wiederkehrende Abnahmeprotokolle als Vorlage an — beim Erstellen werden Standard-Positionen und -Bemerkung übernommen.
Rollen & Freischaltung
Arbeitsscheine gehört zum Modul Arbeitsscheine und ist für Manager, Teamleiter und Mitarbeiter sichtbar. Ein bereits abgenommenes Protokoll (mit Unterschrift und Fotos) ist ein rechtlich relevanter Nachweis — das Löschen ist entsprechend abgesichert.
Einsatzschein je Mitarbeiter (nicht dasselbe wie der Arbeitsschein)
Der Arbeitsschein oben ist das Abnahmeprotokoll eines Auftrags für den Kunden — mit Leistungen, Fotos und Kundenunterschrift. Der Einsatzschein ist das Gegenstück für die eingeteilte Person: was sie am Einsatztag wissen muss, ohne Preise.
| Arbeitsschein | Einsatzschein | |
|---|---|---|
| Für wen | Kunde (Abnahme, Versand per E-Mail) | Teamleiter, Fahrer, Crew |
| Wie viele | einer je Auftrag | einer je Person und Einsatz (Umzug, Entrümpelung) |
| Inhalt | Leistungen, Schäden, Fotos, Unterschrift | Tag, Beginn, Treffpunkt, Auszugs-/Einzugsadresse mit Etage, Aufzug und Karte, Kollegen mit Rolle, Fahrzeug(e), Halteverbot, Hinweise der Disposition, Inventar-Kurzliste |
| Preise | je nach Positionen | nie |
| Kundentelefon | — | nur auf dem Schein des Teamleiters (er stimmt Ankunft und Verspätung ab; abschaltbar) |
Wo der Mitarbeiter ihn findet: auf der Startseite unter „Meine Einsätze" (Klemmbrett-Symbol neben dem Einsatz) und mit einem Tipp auf die Meldung „Einsatz zugewiesen". Dort lässt er sich auch als PDF speichern oder drucken.
Disposition: Im Umzug über „⋯" → „Einsatzscheine" öffnest du die Scheine aller Eingeteilten — einzeln oder „Alle als PDF" (eine Seite je Person).
Wer was sieht: Eingeteilte sehen nur ihren eigenen Schein. Die Scheine aller sehen nur Konten, die ohnehin alle Umzüge sehen dürfen (Recht „Umzugskalender: alle Umzüge sehen" — Geschäftsführung, Innendienst, Außendienst). Das prüft der Server, nicht nur die Oberfläche.
Einschalten: Umzugskalender → Zahnrad „Einstellungen" → „Einsatzschein je Mitarbeiter". Dort auch den Treffpunkt (z. B. Betriebshof; leer = Auszugsadresse) und ob der Teamleiter das Kundentelefon sieht. Voreinstellung: aus — ohne Einschalten ändert sich nichts, die Meldung führt wie bisher in den Umzug.
Kundenfotos auf dem Einsatzschein
Schickt der Kunde per WhatsApp Fotos von Räumen, Zugang oder Möbeln, kann das Büro sie dem Team mitgeben:
- Im Umzug den Reiter „Dokumente" öffnen. Unter „Bilder vom Kunden (WhatsApp)" auf „In Akte übernehmen …" tippen.
- Die gewünschten Bilder antippen (oder „Alle neuen") und „Übernehmen". Einzelne Bilder lassen sich auch in der Großansicht übernehmen.
- Die Bilder liegen danach als Foto in der Projektablage und tragen im WhatsApp-Bereich die Marke „In Akte". Ein Bild wird je Umzug nur einmal übernommen.
Auf dem Einsatzschein erscheinen alle Fotos des Umzugs (übernommene und von Hand hochgeladene) unter „Fotos vom Einsatzort" — antippen zum Vergrößern. Sehen können sie nur die Eingeteilten und wer alle Umzüge sieht; das prüft der Server, die Links laufen nach einer Stunde ab. Im PDF steht nur, wie viele Fotos es gibt: ein ausgedrucktes oder weitergeleitetes Blatt verlässt jede Zugriffsregel.
Einschalten: Einstellungen → Buchhaltung → Automatik → „Umzug — Kundenfotos fürs Team". Voreinstellung: aus. Der Bereich „Bilder vom Kunden (WhatsApp)" muss ebenfalls an sein. Ausschalten blendet Knopf und Fotos auf dem Schein aus; übernommene Fotos bleiben in der Akte. Der Schalter wird nicht an Franchisenehmer vererbt.