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Follow-Up-Sequenzen

Mit Follow-Up-Sequenzen automatisiert Cosmos das Nachfassen bei Leads und Kunden: Nach einem bestimmten Ereignis (z. B. "Termin gebucht" oder "Angebot versendet") schickt Cosmos automatisch E-Mails, SMS, Aufgaben oder In-App-Benachrichtigungen – zeitversetzt und personalisiert, ohne dass jemand manuell daran denken muss.

Du findest die Sequenzen unter Einstellungen → Follow-Up Sequenzen (nur für Nutzer mit Manager-Rechten sichtbar).

Was eine Sequenz auslöst​

Eine Sequenz startet automatisch, wenn eines der folgenden Ereignisse eintritt:

  • Angebot versendet
  • Termin gebucht / abgesagt / verschoben
  • Meeting abgeschlossen / Kunde nicht erschienen (No-Show)
  • Lead-Status geändert
  • Lead länger inaktiv
  • Deal gewonnen / verloren
  • Rechnung überfällig
  • Manuell (du startest die Sequenz selbst für einen Kontakt)

Bei Termin-Sequenzen lässt sich zusätzlich festlegen, dass die Sequenz nur für eine bestimmte Terminart gilt (z. B. eigene Bestätigung nur für Erstgespräche, eine andere für Closing-Calls). Ohne diese Eingrenzung greift die Sequenz weiterhin bei allen Terminarten.

Die Schritte einer Sequenz​

Jede Sequenz besteht aus mehreren Schritten, die zeitlich gestaffelt ausgeführt werden. Pro Schritt wählst du einen Kanal:

  • E-Mail (mit optionalem Datei-Anhang, siehe unten)
  • SMS
  • Aufgabe (legt eine Aufgabe für einen Mitarbeiter an)
  • In-App-Benachrichtigung

Für jeden Schritt legst du den Zeitpunkt fest:

  • Einheit: Stunden oder Tage
  • Bezug: "nach Auslöser" (klassisch, z. B. 2 Tage nach Angebotsversand) oder "vor Termin" (rückwärts gerechnet, z. B. "24 Stunden vor dem Termin" als Erinnerung). "Vor Termin" steht nur bei Termin-Auslösern zur Verfügung.

Liegt ein "vor Termin"-Zeitpunkt schon in der Vergangenheit, weil der Termin sehr kurzfristig gebucht wurde, verschickt Cosmos die Nachricht sofort, statt sie ausfallen zu lassen.

Ist der erste Schritt einer Sequenz direkt bei Aufnahme fällig (z. B. eine Bestätigungs-Mail unmittelbar nach der Terminbuchung), verschickt Cosmos ihn sofort – nicht erst mit der üblichen Verzögerung von bis zu 15 Minuten.

Platzhalter für Personalisierung​

Im Text jedes Schritts kannst du Platzhalter einsetzen, die Cosmos automatisch durch die passenden Daten des Kontakts ersetzt: Vorname, Nachname, Firma, Anrede sowie – bei Termin-Auslösern – Datum und Uhrzeit des Termins.

  • Über das Menü „+ Platzhalter“ im Editor fügst du nur die Platzhalter ein, die beim gewählten Auslöser tatsächlich verfügbar sind.
  • Eine Live-Warnung macht dich auf Tippfehler oder nicht verfügbare Platzhalter aufmerksam (inkl. Korrekturvorschlag).
  • Bleibt ein Platzhalter unbekannt, wird er beim Versand entfernt statt wörtlich (z. B. {{first_name}}) beim Empfänger anzukommen.
  • Pausierte Sequenzen sind in der Liste deutlich mit einem „Pausiert“-Badge markiert.

Datei-Anhänge an E-Mail-Schritten​

An jedem E-Mail-Schritt kannst du eine Datei anhängen (PDF, Office-Dokument oder Bild, bis 10 MB) – etwa ein Angebot, ein Profil oder Infomaterial.

  • Bis 4 MB wird die Datei direkt als klassischer E-Mail-Anhang mitgeschickt.
  • Größere Dateien (bis 10 MB) fügt Cosmos automatisch als sicheren, 30 Tage gültigen Download-Link in die Mail ein, damit der Versand nicht an Größenlimits von Postfächern scheitert.
  • Fehlt die Datei einmal oder tritt beim Laden ein Problem auf, wird die Mail trotzdem ohne Anhang verschickt – der Versand wird nie blockiert.

Wenn der Versand nicht funktioniert​

Damit Versandprobleme nicht unbemerkt bleiben:

  • Ein Warnhinweis direkt an den Sequenzen zeigt an, wenn der Mail-Versand gefährdet ist – etwa weil ein E-Mail-Konto neu verbunden werden muss oder in den letzten 7 Tagen Zustellversuche fehlgeschlagen sind. Ein Klick führt direkt zu den E-Mail-Konten.
  • Schlägt der Versand eines Schritts fehl, bekommt die verantwortliche Person eine In-App-Benachrichtigung.
  • Der Editor verhindert bereits beim Speichern, dass ein E-Mail-Schritt ohne Betreff angelegt wird.

Gut zu wissen​

  • Ist zu einem gebuchten Termin bereits eine eigene Bestätigungs-Sequenz konfiguriert, verschickt Cosmos daneben keine zusätzliche, generische Kalendereinladung mehr – der Kontakt erhält nur die individuell geschriebene Bestätigung (plus die native Kalendereinladung, sofern ein Kalender verbunden ist).
  • Bestehende Sequenzen laufen nach einem Update immer mit den bisherigen Einstellungen weiter – neue Optionen (z. B. Terminart-Filter, Stunden-Timing) sind rein additiv und müssen aktiv genutzt werden.

Die Verwaltung findest du unter Follow-Up Sequenzen in den Einstellungen.